學(xué)校檔案收集管理辦法一、引言學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，對(duì)于教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作都具有重要的參考價(jià)值。為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的收集與管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位及全體教職員工。三、檔案收集的基本原則1.全面性原則：收集的檔案應(yīng)涵蓋學(xué)校工作的各個(gè)方面，包括教學(xué)、科研、管理、人事、財(cái)務(wù)等，確保檔案的完整性。2.真實(shí)性原則：收集的檔案必須是真實(shí)反映學(xué)校工作實(shí)際情況的原始材料，不得篡改、偽造。3.及時(shí)性原則：各部門(mén)、各單位應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的檔案材料收集整理，移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，避免檔案材料的散失。4.規(guī)范性原則：檔案的收集應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案收集的范圍1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨組織的各項(xiàng)工作文件、會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨材料等。2.行政管理類(lèi)：包括學(xué)校行政部門(mén)的各項(xiàng)工作文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.教學(xué)工作類(lèi)：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績(jī)單、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科學(xué)研究類(lèi)：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果、學(xué)術(shù)論文、著作等。5.師資隊(duì)伍建設(shè)類(lèi)：包括教師個(gè)人檔案、職稱(chēng)評(píng)審材料、培訓(xùn)記錄等。6.學(xué)生工作類(lèi)：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐記錄等。7.財(cái)務(wù)工作類(lèi)：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。8.后勤管理類(lèi)：包括校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)管理、物資采購(gòu)、維修記錄等。9.外事工作類(lèi)：包括對(duì)外交流合作協(xié)議、來(lái)訪人員記錄、出國(guó)（境）人員材料等。五、檔案收集的要求1.明確責(zé)任主體：各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.規(guī)范材料整理：收集的檔案材料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到齊全完整、條理清晰、裝訂整齊。3.填寫(xiě)移交清單：檔案材料移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。4.保證材料質(zhì)量：檔案材料應(yīng)字跡清晰、紙張優(yōu)良、格式規(guī)范，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。六、檔案收集的流程1.定期收集：各部門(mén)、各單位應(yīng)按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料收集整理，移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。2.臨時(shí)收集：對(duì)于學(xué)校重要活動(dòng)、重大事件產(chǎn)生的檔案材料，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理，移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。3.專(zhuān)項(xiàng)收集：根據(jù)學(xué)校工作需要，檔案管理部門(mén)可組織專(zhuān)項(xiàng)檔案收集工作，各部門(mén)、各單位應(yīng)積極配合。4.審核接收：學(xué)校檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。七、檔案管理的職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案收集管理辦法，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)、各單位檔案收集管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門(mén)、各單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理、保管等工作，并按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)移交檔案材料。負(fù)責(zé)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，并對(duì)檔案收集工作進(jìn)行督促和檢查。積極配合學(xué)校檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，提供必要的支持和幫助。八、檔案的整理與分類(lèi)1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類(lèi)方法：學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)法，即將檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行分類(lèi)，再根據(jù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)。3.編號(hào)規(guī)則：為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。九、檔案的保管1.保管場(chǎng)所：學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.保管要求：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期檢查：學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。十、檔案的利用1.利用原則：學(xué)校檔案的利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.利用方式：學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的手續(xù)和流程。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.利用范圍：學(xué)校檔案主要供本校教職員工、學(xué)生查閱利用。外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。4.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。十一、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的原則，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定組織：學(xué)校應(yīng)成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員組成。3.鑒定方法：檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。4.銷(xiāo)毀程序：對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。十二、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在檔案收集管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。