地方檔案規(guī)章管理辦法一、引言檔案作為記錄歷史、傳承文化、服務(wù)社會(huì)的重要資源，對(duì)于地方的發(fā)展和管理具有不可替代的作用。為了加強(qiáng)對(duì)地方檔案規(guī)章的管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及地方檔案規(guī)章管理的各項(xiàng)工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。三、管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善地方檔案規(guī)章管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。確保本部門形成的檔案符合歸檔要求，及時(shí)向檔案管理部門移交。支持檔案管理部門的工作，配合做好檔案的利用和查詢等工作。3.檔案工作人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案工作的質(zhì)量和效率。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。四、檔案收集1.收集范圍本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案材料。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。本公司/組織召開(kāi)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等文件。本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等專門檔案。其他具有保存價(jià)值的檔案材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，定期對(duì)本部門形成的檔案材料進(jìn)行收集和整理，確保檔案的齊全、完整。檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理的要求。對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集并向檔案管理部門移交，不得積壓或擅自銷毀。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。五、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于保密和查閱。2.分類方法根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素，采用科學(xué)合理的分類方法進(jìn)行整理?？刹捎媚甓葯C(jī)構(gòu)保管期限分類法，即將檔案按年度分開(kāi)，在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類，然后按保管期限分別排列。也可根據(jù)實(shí)際情況采用其他分類方法，但應(yīng)保持分類的一致性和穩(wěn)定性。3.整理步驟對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件。按照分類方法對(duì)檔案進(jìn)行分類，確定檔案的類別和編號(hào)。對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片或電子目錄。將檔案材料按照編號(hào)順序裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄等，方便檔案的查找和利用。六、檔案保管1.保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.保管要求檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。3.檔案數(shù)字化為了提高檔案的利用效率和管理水平，我們鼓勵(lì)對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、檢索和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。七、檔案利用1.利用原則遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案查閱、借閱等利用手續(xù)。充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。2.利用方式檔案查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。檔案借閱：因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的人員，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案鑒定1.鑒定原則遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價(jià)值的原則。以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。3.鑒定內(nèi)容對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，確定檔案的保存價(jià)值。根據(jù)檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.鑒定程序檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。檔案鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查。檔案鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，提出檔案的保管期限和銷毀意見(jiàn)，并填寫檔案鑒定表。檔案鑒定表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案銷毀1.銷毀范圍經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值的檔案。超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存必要的檔案。因保管不善導(dǎo)致破損、褪色、霉變等無(wú)法修復(fù)的檔案。2.銷毀程序檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，確保銷毀檔案與銷毀清冊(cè)一致。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。十、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的日常監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織的有關(guān)規(guī)定。2.檢查內(nèi)容檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。檔案工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率等。檔案保管場(chǎng)所的安全和衛(wèi)生情況，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施的落實(shí)情況。檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，如檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、操作技能、職業(yè)道德等。3.問(wèn)題處理對(duì)