大學(xué)學(xué)籍檔案管理辦法一、引言大學(xué)學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的重要記錄，它涵蓋了學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐等多方面內(nèi)容，對(duì)于學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展以及學(xué)校的教學(xué)管理都具有至關(guān)重要的意義。為了確保大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于本校全體學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，包括全日制本科生、?？粕?、研究生等各類在校學(xué)生。三、管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施全校學(xué)籍檔案管理工作，制定相關(guān)管理制度和工作流程。集中保管全校學(xué)生的學(xué)籍檔案，確保檔案的安全與完整。定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行整理、歸檔、數(shù)字化處理等工作，提高檔案管理的信息化水平。為學(xué)校各部門、師生以及其他相關(guān)單位提供學(xué)籍檔案查詢、借閱等服務(wù)。2.各學(xué)院（系）負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案材料的收集、整理和初步審核工作。按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)將本學(xué)院（系）學(xué)生的學(xué)籍檔案材料移交至學(xué)校檔案管理部門。協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)籍檔案的查詢、借閱等相關(guān)工作。3.學(xué)生本人應(yīng)如實(shí)填寫和提交個(gè)人學(xué)籍檔案相關(guān)材料，保證材料的真實(shí)性和完整性。妥善保管個(gè)人學(xué)籍檔案信息，不得擅自涂改、偽造檔案材料。按照學(xué)校規(guī)定的程序和要求，配合學(xué)校做好學(xué)籍檔案的相關(guān)工作，如檔案查詢、材料補(bǔ)充等。四、檔案內(nèi)容1.學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。入學(xué)時(shí)提交的個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭成員信息等。2.學(xué)習(xí)成績(jī)每學(xué)期的課程成績(jī)單，包括課程名稱、學(xué)分、成績(jī)、考核方式等。補(bǔ)考、重修成績(jī)記錄。學(xué)位課程成績(jī)及排名情況。3.獎(jiǎng)懲情況學(xué)校、學(xué)院（系）及班級(jí)授予的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)學(xué)金、三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等榮譽(yù)證書及相關(guān)審批材料。學(xué)生受到的各類處分，如警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開除學(xué)籍等處分決定及相關(guān)證明材料。4.學(xué)籍變動(dòng)情況轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)相關(guān)材料，包括轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)、審批文件、接收學(xué)校同意轉(zhuǎn)學(xué)的函件等。休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)相關(guān)材料，如休學(xué)申請(qǐng)、休學(xué)審批表、復(fù)學(xué)申請(qǐng)、退學(xué)審批表等。保留入學(xué)資格、保留學(xué)籍等相關(guān)材料。5.社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)參加各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，如社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、活動(dòng)照片、證明材料等。實(shí)習(xí)單位出具的實(shí)習(xí)鑒定、實(shí)習(xí)報(bào)告等材料。6.畢業(yè)信息畢業(yè)生登記表，包括個(gè)人基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、自我鑒定、班級(jí)鑒定、學(xué)校意見等。學(xué)位授予相關(guān)材料，如學(xué)位申請(qǐng)書、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)決議等。畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證存根等就業(yè)相關(guān)材料。五、檔案收集與整理1.收集要求學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期向各學(xué)院（系）發(fā)布學(xué)籍檔案材料收集通知，明確收集內(nèi)容、時(shí)間要求等。各學(xué)院（系）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案材料的收集工作，確保材料按時(shí)、完整收集。學(xué)生本人應(yīng)按照學(xué)校要求，及時(shí)提交個(gè)人學(xué)籍檔案相關(guān)材料，如成績(jī)單、獲獎(jiǎng)證書等。2.整理流程各學(xué)院（系）對(duì)收集到的學(xué)生學(xué)籍檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案內(nèi)容分類，去除重復(fù)、無(wú)效材料，并確保材料順序合理。對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，檢查材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題及時(shí)與學(xué)生本人或相關(guān)部門溝通核實(shí)。將整理好的學(xué)籍檔案材料移交至學(xué)校檔案管理部門，學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行再次審核和整理，按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂等操作，確保檔案整齊、美觀。六、檔案歸檔與保管1.歸檔原則學(xué)籍檔案應(yīng)按照年度、類別、學(xué)號(hào)等順序進(jìn)行歸檔，確保檔案排列有序，便于查找和利用。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的規(guī)范要求。2.保管期限學(xué)生學(xué)籍檔案自學(xué)生入學(xué)起開始建立，直至學(xué)生畢業(yè)后按照國(guó)家規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。一般情況下，全日制本?？茖W(xué)生學(xué)籍檔案保管期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年，研究生學(xué)籍檔案保管期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。3.保管方式學(xué)校檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄索引，便于快速查找和檢索。同時(shí)，應(yīng)積極推進(jìn)學(xué)籍檔案的數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享利用。七、檔案查詢與借閱1.查詢規(guī)定本校師生因工作、學(xué)習(xí)需要查詢本人學(xué)籍檔案的，可向?qū)W校檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫查詢申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。外單位因工作需要查詢本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，須持有單位介紹信及查詢?nèi)擞行矸葑C件，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)后，方可進(jìn)行查詢。查詢學(xué)籍檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查詢?nèi)藛T應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.借閱規(guī)定本校師生因特殊情況需要借閱本人學(xué)籍檔案的，須向?qū)W校檔案管理部門提出申請(qǐng)，填寫借閱申請(qǐng)表，說(shuō)明借閱理由和期限，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照學(xué)校檔案管理部門的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱期間檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案保密與安全1.保密制度學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全密碼，防止信息泄露。檔案管理人員在查閱、整理、傳遞檔案過(guò)程中，應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員接觸檔案內(nèi)容。2.安全措施學(xué)校檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對(duì)措施，提高應(yīng)急處置能力。定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和更新。九、檔案的轉(zhuǎn)遞1.轉(zhuǎn)遞原則學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將其學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位或個(gè)人。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞流程學(xué)校檔案管理部門收到學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)通知后，應(yīng)及時(shí)整理檔案，核對(duì)檔案材料是否齊全、完整。填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息，并密封檔案。將密封好的檔案通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞通知單上簽字蓋章后返回學(xué)校檔案管理部門。如因特殊原因無(wú)法通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞檔案，需經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取可靠的安全措施后，方可由學(xué)生本人或委托人轉(zhuǎn)遞檔案，但應(yīng)要求其在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中妥善保管檔案，確保檔案安全。十、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過(guò)信息化手段，對(duì)學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全程跟蹤和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.信息化管理措施加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類錄入和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。開發(fā)學(xué)籍檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱申請(qǐng)、審批、轉(zhuǎn)遞等功能，提高檔案管理工作的便捷性和高效性。加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和業(yè)務(wù)能力，確保信息化管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。十一、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)校建立健全學(xué)籍檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各學(xué)院（系）學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，檢查檔案材料的收集、整理、歸檔等工作是否規(guī)范。學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處。2.檢查內(nèi)容學(xué)籍檔案管理工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在涂改、偽造、缺失等問(wèn)題。檔案保管環(huán)境的安全性，檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，是否存在安全隱患。檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，檔案信息是否及時(shí)、準(zhǔn)確錄入，系統(tǒng)是否安全穩(wěn)定。十二、責(zé)任追究1.責(zé)任界定對(duì)于在學(xué)籍檔案管理工作中違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。因檔案管理人員失職、瀆職導(dǎo)致檔案材料丟失、損壞、泄露等問(wèn)題的，由檔案管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。因?qū)W生本人或其他相關(guān)人員故意涂改、偽造、抽取、撤換檔案材料