商鋪?zhàn)赓U合同管理辦法一、引言在商業(yè)運(yùn)營(yíng)中，商鋪?zhàn)赓U合同是保障各方權(quán)益、規(guī)范租賃行為的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)公司對(duì)商鋪?zhàn)赓U合同的規(guī)范化管理，提高合同管理水平，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護(hù)公司在商鋪?zhàn)赓U業(yè)務(wù)中的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康穩(wěn)定發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及商鋪?zhàn)赓U的合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理。三、合同簽訂管理（一）合同前期調(diào)研1.在簽訂商鋪?zhàn)赓U合同前，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研。了解擬租賃商鋪所在區(qū)域的商業(yè)環(huán)境、人流量、周邊配套設(shè)施等情況，評(píng)估該商鋪的潛在商業(yè)價(jià)值和租賃風(fēng)險(xiǎn)。2.收集擬租賃商鋪的產(chǎn)權(quán)證明、土地使用證等相關(guān)資料，核實(shí)商鋪的產(chǎn)權(quán)歸屬及合法性，確保租賃行為的有效性。（二）合同條款協(xié)商1.與出租方就租賃合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行詳細(xì)協(xié)商。重點(diǎn)關(guān)注租金及支付方式、租賃期限、租賃用途、房屋維修責(zé)任、違約責(zé)任等核心條款。2.在協(xié)商過(guò)程中，要充分考慮公司的利益和實(shí)際需求，提出合理的條款要求。同時(shí)，也要尊重出租方的合法權(quán)益，通過(guò)友好協(xié)商達(dá)成雙方都能接受的合同條款。（三）合同起草與審核1.根據(jù)協(xié)商確定的條款，由公司法務(wù)部門(mén)或?qū)I(yè)的合同管理人員起草商鋪?zhàn)赓U合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，表述準(zhǔn)確、清晰、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.合同起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)包括法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等。各審核部門(mén)應(yīng)從自身專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。3.法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門(mén)審核租金支付方式、費(fèi)用承擔(dān)等財(cái)務(wù)條款的合理性；業(yè)務(wù)部門(mén)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求，是否有利于公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展。（四）合同簽訂1.經(jīng)各審核部門(mén)審核通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與出租方簽訂。簽訂合同時(shí)，要確保簽字蓋章手續(xù)齊全，合同文本一式多份，各方留存的合同文本內(nèi)容一致。2.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)按照合同約定履行各自的職責(zé)。四、合同履行管理（一）租金支付管理1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的租金支付方式和時(shí)間，及時(shí)準(zhǔn)確地向出租方支付租金。在支付租金前，要對(duì)租金金額進(jìn)行核對(duì)，確保支付金額無(wú)誤。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)租金支付的具體操作。在支付租金時(shí)，要嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審批流程，確保支付手續(xù)合規(guī)。同時(shí)，要妥善保存租金支付憑證，作為合同履行的重要依據(jù)。（二）商鋪使用管理1.公司應(yīng)按照合同約定的租賃用途使用商鋪，不得擅自改變商鋪的用途。如需對(duì)商鋪進(jìn)行裝修或改造，應(yīng)事先征得出租方的書(shū)面同意，并按照相關(guān)法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。2.在商鋪使用過(guò)程中，要注意保護(hù)商鋪的設(shè)施設(shè)備，合理使用水電等資源。如因公司原因造成商鋪設(shè)施設(shè)備損壞或其他損失的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）合同執(zhí)行情況跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)商鋪?zhàn)赓U合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)信息。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或異常情況，應(yīng)及時(shí)與出租方溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的措施加以解決。2.建立合同執(zhí)行情況臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、租賃期限、租金支付情況、商鋪使用情況等信息。通過(guò)臺(tái)賬對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行全面、直觀的反映，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并進(jìn)行分析處理。五、合同變更管理（一）變更情形1.在商鋪?zhàn)赓U合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，可以協(xié)商變更合同：因不可抗力或政府行為導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行或部分無(wú)法履行的；因市場(chǎng)環(huán)境變化、商業(yè)需求調(diào)整等原因，需要對(duì)租賃期限、租金金額、租賃用途等合同條款進(jìn)行變更的；其他經(jīng)雙方協(xié)商一致同意變更合同的情形。2.變更合同應(yīng)遵循公平、合理、協(xié)商一致的原則，不得損害雙方的合法權(quán)益。（二）變更程序1.當(dāng)需要變更合同時(shí)，由業(yè)務(wù)部門(mén)提出書(shū)面變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)公司的影響等情況。2.變更申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由法?wù)部門(mén)對(duì)變更的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)變更涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)變更的可行性進(jìn)行評(píng)估。3.經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與出租方就變更事項(xiàng)進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。六、合同終止管理（一）終止情形1.商鋪?zhàn)赓U合同在以下情形下終止：合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的；雙方協(xié)商一致提前解除合同的；因不可抗力或政府行為導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行的；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的；其他符合法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的終止情形。2.合同終止時(shí)，雙方應(yīng)按照合同約定及法律法規(guī)的要求，履行各自的義務(wù)，辦理相關(guān)的交接手續(xù)。（二）終止程序1.合同期滿或提前解除合同前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前通知出租方，并與出租方協(xié)商確定合同終止的具體時(shí)間和相關(guān)事宜。2.在合同終止前，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)商鋪進(jìn)行清理和檢查，確保商鋪設(shè)施設(shè)備完好、無(wú)損壞，水電費(fèi)等費(fèi)用結(jié)清。同時(shí)，要妥善處理好與商鋪相關(guān)的其他事項(xiàng)，如租戶搬遷、物品交接等。3.合同終止后，由財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)租金、押金等費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算，確保雙方的財(cái)務(wù)往來(lái)清晰無(wú)誤。如有需要，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面的結(jié)算協(xié)議。4.合同終止后，公司應(yīng)妥善保管與合同相關(guān)的文件資料，包括合同文本、變更協(xié)議、支付憑證、交接清單等，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件收集整理，并移交至公司檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的與合同相關(guān)的文件資料，如變更協(xié)議、支付憑證、函件等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）檔案整理與保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同簽訂時(shí)間、合同編號(hào)等順序進(jìn)行編號(hào)歸檔。同時(shí)，要建立合同檔案目錄，便于查詢和檢索。2.合同檔案應(yīng)妥善保管在安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中，確保檔案資料的安全和完整。對(duì)于電子檔案，要進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格限制合同檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員不得查閱合同檔案。確因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司的檔案管理制度辦理查閱手續(xù)，并在規(guī)定的地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。（三）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已過(guò)保存期限或不再需要保存的合同檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.合同檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。同時(shí)，要對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)商鋪?zhàn)赓U合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、租金支付的合規(guī)性、費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性等。2.通過(guò)審計(jì)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，并提出改進(jìn)建議和措施，促進(jìn)公司合同管理水平的不斷提高。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，