廣告公司媒介合同管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范公司媒介合同的管理，確保公司在媒介合作過程中的合法權(quán)益，提高合同簽訂與執(zhí)行的效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，同時(shí)契合公司“創(chuàng)新、協(xié)作、共贏”的企業(yè)文化，以專業(yè)、高效的態(tài)度服務(wù)客戶，提升公司在廣告行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和社會(huì)效益。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在涉及媒介合同的洽談、簽訂、履行、變更、解除及存檔等過程中的相關(guān)行為，同時(shí)也適用于與公司有媒介合作關(guān)系的客戶。3.基本原則合同管理遵循合法性、公平性、誠(chéng)信性原則。在合同簽訂和履行過程中，必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益；秉持公平公正的態(tài)度對(duì)待每一份合同；以誠(chéng)信為基礎(chǔ)，切實(shí)履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)。同時(shí)，體現(xiàn)公司扁平化管理理念，減少不必要的層級(jí)審批，提高決策效率，確保合同管理流程的順暢。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.業(yè)務(wù)部門-媒介洽談小組：負(fù)責(zé)與客戶或媒介方進(jìn)行初步溝通，了解媒介需求和合作意向，收集相關(guān)信息并形成初步的合作方案。小組由具備專業(yè)媒介知識(shí)和溝通能力的員工組成，他們需緊跟廣告行業(yè)動(dòng)態(tài)，了解各類媒介資源的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，以便為客戶提供優(yōu)質(zhì)的媒介建議。這體現(xiàn)了公司注重員工專業(yè)能力培養(yǎng)和對(duì)行業(yè)前沿信息的把握，符合公司的設(shè)計(jì)理念，即不斷創(chuàng)新以滿足客戶多樣化需求。-合同起草小組：根據(jù)洽談結(jié)果，負(fù)責(zé)起草媒介合同文本。在起草過程中，要確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)結(jié)合公司的業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，保障公司的合法權(quán)益。起草小組需與媒介洽談小組密切協(xié)作，充分了解合作細(xì)節(jié)，確保合同內(nèi)容真實(shí)反映雙方的合作意愿。2.法務(wù)部門-合同審核小組：負(fù)責(zé)對(duì)起草的媒介合同進(jìn)行法律審核，審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。該小組由專業(yè)的法務(wù)人員組成，他們要對(duì)廣告行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)有深入研究，為合同的合法性提供專業(yè)保障。法務(wù)部門的審核工作是公司合同管理的重要環(huán)節(jié)，體現(xiàn)了公司對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的重視，確保公司在合法合規(guī)的軌道上運(yùn)營(yíng)。-法律咨詢小組：為業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中遇到的法律問題提供咨詢服務(wù)，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門正確處理法律事務(wù)。法律咨詢小組要及時(shí)響應(yīng)業(yè)務(wù)部門的需求，提供準(zhǔn)確、實(shí)用的法律建議，幫助業(yè)務(wù)部門避免法律糾紛，保障公司的利益。3.財(cái)務(wù)部門-預(yù)算審核小組：對(duì)媒介合同涉及的費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算審核，評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)人員要根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)合同中的費(fèi)用明細(xì)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合理、可控，符合公司的財(cái)務(wù)規(guī)劃。預(yù)算審核小組的工作有助于公司合理安排資金，提高資金使用效率，保障公司的財(cái)務(wù)健康。-款項(xiàng)收付小組：負(fù)責(zé)媒介合同款項(xiàng)的收付管理，及時(shí)核對(duì)款項(xiàng)到賬情況，按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)支付?？铐?xiàng)收付小組要嚴(yán)格執(zhí)行公司的財(cái)務(wù)制度，確保款項(xiàng)收付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，維護(hù)公司的財(cái)務(wù)秩序。4.行政部門-合同存檔小組：負(fù)責(zé)媒介合同的整理、歸檔和保管工作，建立合同檔案管理制度，確保合同檔案的完整性和安全性。合同存檔小組要按照規(guī)范的流程對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，方便查詢和使用。同時(shí)，要采取必要的措施保護(hù)合同檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。-流程監(jiān)督小組：對(duì)媒介合同管理流程進(jìn)行監(jiān)督，確保各部門按照規(guī)定的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行職責(zé)。流程監(jiān)督小組要定期檢查合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門整改，保障合同管理流程的順暢運(yùn)行，提高工作效率。三、管理流程1.合同洽談階段-業(yè)務(wù)部門的媒介洽談小組主動(dòng)與客戶或媒介方進(jìn)行溝通，了解其需求和合作意向。在溝通中，要充分展示公司的專業(yè)能力和服務(wù)優(yōu)勢(shì)，同時(shí)了解對(duì)方的信譽(yù)、資質(zhì)等情況，為后續(xù)的合作奠定基礎(chǔ)。-媒介洽談小組根據(jù)溝通情況，結(jié)合公司的媒介資源和業(yè)務(wù)能力，制定初步的合作方案，并與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商。合作方案要明確合作的內(nèi)容、形式、時(shí)間、費(fèi)用等關(guān)鍵要素，確保方案具有可行性和吸引力。-在洽談過程中，要做好記錄工作，包括洽談的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、討論的內(nèi)容和達(dá)成的初步共識(shí)等。記錄將作為后續(xù)合同起草和簽訂的重要依據(jù)。2.合同起草階段-合同起草小組根據(jù)洽談結(jié)果和記錄，起草媒介合同文本。在起草過程中，要參考公司的合同模板和相關(guān)法律法規(guī)，確保合同條款的規(guī)范性和合法性。-合同文本應(yīng)明確雙方的基本信息、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用支付、保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等重要內(nèi)容。同時(shí)，要根據(jù)具體的合作項(xiàng)目，對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整，確保合同能夠準(zhǔn)確反映雙方的合作意愿和實(shí)際情況。-合同起草完成后，起草小組要對(duì)合同文本進(jìn)行內(nèi)部審核，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確、清晰，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，有無錯(cuò)別字和語法錯(cuò)誤等。審核通過后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.合同審核階段-法務(wù)部門的合同審核小組對(duì)合同文本進(jìn)行全面的法律審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核小組要對(duì)合同中的每一個(gè)條款進(jìn)行仔細(xì)研究，確保合同的合法性和有效性。-在審核過程中，法務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)合同存在法律問題或風(fēng)險(xiǎn)，要及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，提出修改意見。業(yè)務(wù)部門要根據(jù)法務(wù)部門的意見對(duì)合同進(jìn)行修改，確保合同符合法律要求。-財(cái)務(wù)部門的預(yù)算審核小組對(duì)合同涉及的費(fèi)用進(jìn)行審核，評(píng)估合同的經(jīng)濟(jì)效益。預(yù)算審核小組要根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)合同中的費(fèi)用明細(xì)進(jìn)行分析，確保費(fèi)用支出合理、可控。-合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，提交給公司管理層進(jìn)行審批。管理層要從公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展的角度，對(duì)合同進(jìn)行綜合評(píng)估，確保合同符合公司的利益和發(fā)展方向。4.合同簽訂階段-合同經(jīng)公司管理層審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶或媒介方簽訂合同。簽訂合同前，要確保雙方的授權(quán)代表具備合法的簽約資格，合同文本的內(nèi)容與審核通過的版本一致。-合同簽訂過程中，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求和合同約定的方式進(jìn)行簽字蓋章。簽字蓋章完成后，合同正式生效。-簽訂后的合同文本一式多份，公司各相關(guān)部門（業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門）分別留存一份，作為后續(xù)履行、管理和存檔的依據(jù)。5.合同履行階段-業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定組織實(shí)施合作項(xiàng)目，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。在履行過程中，要與客戶或媒介方保持密切溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。-財(cái)務(wù)部門按照合同約定進(jìn)行款項(xiàng)的收付管理，確保款項(xiàng)的及時(shí)到賬和支付。同時(shí)，要對(duì)合同執(zhí)行過程中的費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)控，確保費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。-行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過程中的相關(guān)文件和資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，為后續(xù)的合同管理和審計(jì)提供支持。-在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)與對(duì)方溝通，要求其承擔(dān)違約責(zé)任。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過法律途徑維護(hù)公司的合法權(quán)益。6.合同變更與解除階段-如因客觀原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更或解除，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)與客戶或媒介方進(jìn)行溝通，協(xié)商變更或解除的具體事宜。變更或解除合同的要求要以書面形式提出，并經(jīng)雙方協(xié)商一致。-業(yè)務(wù)部門根據(jù)協(xié)商結(jié)果起草合同變更或解除協(xié)議，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。-經(jīng)公司管理層審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶或媒介方簽訂合同變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議簽訂后，雙方按照協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)。7.合同存檔階段-行政部門的合同存檔小組負(fù)責(zé)對(duì)已履行完畢或解除的媒介合同進(jìn)行整理、歸檔和保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、洽談?dòng)涗?、審核意見、變更或解除協(xié)議等相關(guān)文件和資料。-合同存檔小組要按照公司的檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和使用。同時(shí)，要定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-有權(quán)要求客戶或媒介方按照合同約定履行義務(wù)，包括支付費(fèi)用、提供相關(guān)資料等。對(duì)于客戶或媒介方的違約行為，公司有權(quán)要求其承擔(dān)違約責(zé)任，賠償公司因此遭受的損失。-有權(quán)對(duì)客戶或媒介方提供的資料和信息進(jìn)行合理使用，用于合同約定的業(yè)務(wù)范圍。同時(shí)，公司有義務(wù)對(duì)客戶或媒介方的商業(yè)秘密和敏感信息進(jìn)行保密，保護(hù)其合法權(quán)益。-在合同履行過程中，公司有權(quán)對(duì)合作項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，要求客戶或媒介方提供必要的報(bào)告和數(shù)據(jù)。對(duì)于不符合合同約定或公司要求的情況，公司有權(quán)提出整改意見，確保合作項(xiàng)目的順利進(jìn)行。2.公司義務(wù)-按照合同約定為客戶或媒介方提供優(yōu)質(zhì)的媒介服務(wù)，確保服務(wù)的質(zhì)量和效果符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。公司要不斷提升自身的專業(yè)能力和服務(wù)水平，以滿足客戶日益增長(zhǎng)的需求，體現(xiàn)公司的社會(huì)效益。-嚴(yán)格遵守合同約定的各項(xiàng)條款，按時(shí)履行自己的義務(wù)，包括提供服務(wù)、交付成果、支付費(fèi)用等。公司要以誠(chéng)信為本，樹立良好的企業(yè)形象，維護(hù)與客戶和媒介方的長(zhǎng)期合作關(guān)系。-對(duì)客戶或媒介方的合理要求和建議要及時(shí)響應(yīng)，積極溝通解決問題。在合作過程中，要充分尊重客戶或媒介方的意見和需求，不斷優(yōu)化服務(wù)，提高客戶滿意度。3.客戶或媒介方權(quán)利-有權(quán)要求公司按照合同約定提供相應(yīng)的媒介服務(wù)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量和效果進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)?？蛻艋蛎浇榉接袡?quán)提出合理的改進(jìn)意見和建議，公司應(yīng)積極響應(yīng)并予以處理。-有權(quán)要求公司對(duì)其提供的資料和信息進(jìn)行保密，保護(hù)其商業(yè)秘密和敏感信息。如公司違反保密義務(wù)，客戶或媒介方有權(quán)要求公司承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。-在合同履行過程中，客戶或媒介方有權(quán)對(duì)公司的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，要求公司提供必要的報(bào)告和數(shù)據(jù)。對(duì)于不符合合同約定的情況，客戶或媒介方有權(quán)提出異議，要求公司進(jìn)行整改。4.客戶或媒介方義務(wù)-按照合同約定向公司支付費(fèi)用，提供相關(guān)資料和信息，協(xié)助公司開展工作。客戶或媒介方提供的資料和信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。-嚴(yán)格遵守合同約定的各項(xiàng)條款，不得擅自變更或解除合同。如因特殊原因需要變更或解除合同，應(yīng)提前與公司協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。-對(duì)公司在履行合同過程中的商業(yè)秘密和敏感信息進(jìn)行保密，不得泄露給第三方。如客戶或媒介方違反保密義務(wù)，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門的流程監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)媒介合同管理流程進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門的工作進(jìn)展和執(zhí)行情況。流程監(jiān)督小組要制定詳細(xì)的監(jiān)督計(jì)劃，明確監(jiān)督的內(nèi)容、方式和頻率，確保監(jiān)督工作的有效性。-內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)媒介合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同管理是否符合公司的規(guī)定和法律法規(guī)的要求。內(nèi)部審計(jì)部門要獨(dú)立開展工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。-鼓勵(lì)員工和客戶對(duì)合同管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。公司設(shè)立專門的舉報(bào)渠道，對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)，公司將給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在媒介合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。表彰形式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、公開表揚(yáng)等，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、晉升、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等。-對(duì)成功簽訂重要媒介合同或通過創(chuàng)新方式為公司節(jié)約成本、提高效益的員工，公司將給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)合同的重要程度和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)估確定。-員工在合同管理過程中提出合理化建議并被公司采納，為公司帶來顯著效益的，公司將給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)旨在鼓勵(lì)員工積極參與公司管理，發(fā)揮創(chuàng)新精神，為公司發(fā)展貢獻(xiàn)力量。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于在媒介合同管理工作中違反公司規(guī)定或法律法規(guī)的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。-因個(gè)人原因?qū)е潞贤炗喪д`、履行不力或出現(xiàn)法律糾紛，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。同時(shí)，公司將根據(jù)損失的大小和情節(jié)的嚴(yán)重程度，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。-對(duì)于在合同管理過程中存在弄虛作假、貪污受賄等違法行為的員工，公司將依法追究其法律責(zé)任，并解除勞動(dòng)合同。公司堅(jiān)決維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和良好形象，對(duì)違法違規(guī)行為零容忍。六、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定的解釋權(quán)歸公司所有。公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)規(guī)定進(jìn)行修訂和完善，