固定軟件資產(chǎn)管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，軟件資產(chǎn)已成為企業(yè)/組織不可或缺的重要組成部分。它不僅涵蓋了各類辦公軟件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件，還包括定制開發(fā)的專用軟件等。合理有效的固定軟件資產(chǎn)管理，對(duì)于保障企業(yè)/組織的正常運(yùn)營、提高資源利用效率、降低成本以及防范法律風(fēng)險(xiǎn)等都具有至關(guān)重要的意義。我們希望通過制定本管理辦法，規(guī)范公司/組織固定軟件資產(chǎn)的管理流程，確保軟件資產(chǎn)得到妥善的維護(hù)、使用和處置，為公司/組織的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工所使用的固定軟件資產(chǎn)，包括但不限于購買的正版軟件、自行開發(fā)的軟件、通過授權(quán)使用的開源軟件等。三、管理職責(zé)1.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制定和完善固定軟件資產(chǎn)管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。對(duì)公司/組織內(nèi)的固定軟件資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一登記、造冊，建立詳細(xì)的資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄軟件名稱、版本、購買時(shí)間、授權(quán)情況、使用部門等信息。定期對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的軟件資產(chǎn)，及時(shí)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的采購、授權(quán)管理等工作，確保所采購的軟件符合公司/組織需求且具有合法授權(quán)。指導(dǎo)和協(xié)助各部門正確使用和管理軟件資產(chǎn)，提供相關(guān)的技術(shù)支持和培訓(xùn)。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門固定軟件資產(chǎn)的日常使用和保管，確保軟件資產(chǎn)的安全、完整。明確專人負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的管理，及時(shí)向資產(chǎn)管理部門反饋軟件資產(chǎn)的使用情況、變更情況等信息。按照公司/組織規(guī)定的軟件使用范圍和授權(quán)要求使用軟件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或進(jìn)行非法復(fù)制、傳播等行為。在軟件資產(chǎn)出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門進(jìn)行維修或更換。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核軟件資產(chǎn)采購、處置等相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算和報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。按照財(cái)務(wù)制度對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄軟件資產(chǎn)的價(jià)值變動(dòng)情況。協(xié)助資產(chǎn)管理部門進(jìn)行軟件資產(chǎn)的成本核算和效益分析，為公司/組織的決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。四、軟件資產(chǎn)采購管理1.需求評(píng)估在采購軟件資產(chǎn)前，各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行充分的評(píng)估和論證，明確所需軟件的功能、性能、使用范圍等要求。填寫軟件采購申請表，詳細(xì)說明采購軟件的原因、預(yù)期效益、預(yù)算等信息，并提交給資產(chǎn)管理部門。2.選型與采購資產(chǎn)管理部門收到采購申請表后，組織相關(guān)人員對(duì)市場上的軟件產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研和選型。綜合考慮軟件的質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、技術(shù)支持等因素，選擇合適的軟件供應(yīng)商和產(chǎn)品。與選定的軟件供應(yīng)商簽訂采購合同，明確軟件的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。確保合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)要求，保障公司/組織的合法權(quán)益。在采購過程中，嚴(yán)格按照公司/組織的采購流程進(jìn)行操作，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正。3.驗(yàn)收與入庫軟件到貨后，資產(chǎn)管理部門會(huì)同使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、數(shù)量、版本、授權(quán)情況等是否與合同約定一致。驗(yàn)收合格的軟件資產(chǎn)，辦理入庫手續(xù)，錄入資產(chǎn)臺(tái)賬，并將軟件安裝介質(zhì)、使用說明書、授權(quán)文件等資料妥善保管。對(duì)于驗(yàn)收不合格的軟件，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。如因供應(yīng)商原因給公司/組織造成損失的，按照合同約定追究其責(zé)任。五、軟件資產(chǎn)授權(quán)管理1.授權(quán)獲取采購軟件時(shí)，應(yīng)確保所獲得的軟件具有合法有效的授權(quán)。資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)與軟件供應(yīng)商溝通，獲取軟件的授權(quán)文件，并進(jìn)行妥善保管。對(duì)于開源軟件，在使用前應(yīng)仔細(xì)閱讀開源協(xié)議，確保使用符合開源協(xié)議的要求，并按照規(guī)定進(jìn)行開源聲明和相關(guān)備案。對(duì)于通過授權(quán)使用的軟件，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)協(xié)議的規(guī)定使用，不得超出授權(quán)范圍。2.授權(quán)登記與更新資產(chǎn)管理部門對(duì)軟件資產(chǎn)的授權(quán)情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄授權(quán)類型、授權(quán)期限、授權(quán)范圍等信息。定期檢查軟件資產(chǎn)的授權(quán)期限，在授權(quán)即將到期前，及時(shí)提醒相關(guān)部門辦理授權(quán)續(xù)期手續(xù)。如因業(yè)務(wù)原因不再需要使用該軟件，應(yīng)及時(shí)辦理授權(quán)注銷手續(xù)。當(dāng)軟件版本升級(jí)或業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化導(dǎo)致授權(quán)范圍需要調(diào)整時(shí)，及時(shí)與軟件供應(yīng)商協(xié)商，辦理授權(quán)變更手續(xù)，并更新資產(chǎn)臺(tái)賬中的授權(quán)信息。六、軟件資產(chǎn)使用管理1.使用規(guī)范希望大家嚴(yán)格按照軟件的使用說明書和操作手冊進(jìn)行操作，不得擅自修改軟件的配置參數(shù)和程序代碼。軟件的使用應(yīng)僅限于公司/組織內(nèi)部業(yè)務(wù)需要，不得將軟件轉(zhuǎn)讓、出租、出借或提供給第三方使用，除非獲得公司/組織的書面授權(quán)。在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題或安全隱患，應(yīng)及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門或軟件供應(yīng)商，以便及時(shí)進(jìn)行處理。2.賬號(hào)管理為確保軟件資產(chǎn)的安全使用，應(yīng)建立規(guī)范的軟件賬號(hào)管理制度。根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，分配相應(yīng)的軟件賬號(hào)，并設(shè)置合理的密碼強(qiáng)度要求。員工應(yīng)妥善保管自己的軟件賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在異常情況，應(yīng)立即通知資產(chǎn)管理部門進(jìn)行處理。在員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，及時(shí)注銷其不再使用的軟件賬號(hào)，防止賬號(hào)被非法使用。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)鼓勵(lì)大家定期對(duì)軟件中重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放一份，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。七、軟件資產(chǎn)維護(hù)管理1.日常維護(hù)使用部門負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的日常維護(hù)工作，包括軟件的安裝、調(diào)試、故障排除等。如遇到無法解決的問題，及時(shí)向資產(chǎn)管理部門尋求技術(shù)支持。資產(chǎn)管理部門定期對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)軟件的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和性能問題。根據(jù)軟件供應(yīng)商提供的升級(jí)信息，及時(shí)對(duì)軟件進(jìn)行升級(jí)，以確保軟件的功能和性能始終滿足公司/組織的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，在升級(jí)前應(yīng)進(jìn)行充分的測試，確保升級(jí)不會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)造成影響。2.故障處理當(dāng)軟件資產(chǎn)出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)記錄故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等信息，并通知資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門接到故障通知后，組織技術(shù)人員進(jìn)行故障診斷和排除。對(duì)于一般性故障，應(yīng)盡快恢復(fù)軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行；對(duì)于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通，尋求技術(shù)支持，共同解決問題。對(duì)每次軟件故障的處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括故障原因、處理過程、處理結(jié)果等，以便后續(xù)進(jìn)行分析和總結(jié)，防止類似故障再次發(fā)生。3.安全管理高度重視軟件資產(chǎn)的安全管理工作，采取有效的安全防護(hù)措施，防止軟件資產(chǎn)受到病毒、黑客攻擊等安全威脅。安裝正版的殺毒軟件和防火墻，并定期進(jìn)行更新和升級(jí)。對(duì)軟件系統(tǒng)的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問軟件資產(chǎn)。加強(qiáng)員工的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)軟件安全風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和防范能力，避免因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致軟件資產(chǎn)安全事故的發(fā)生。八、軟件資產(chǎn)處置管理1.處置原因當(dāng)軟件資產(chǎn)因以下原因不再使用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行處置：軟件已過授權(quán)期限且不再需要使用；軟件因業(yè)務(wù)調(diào)整或技術(shù)更新已不再適用；軟件存在嚴(yán)重故障且無法修復(fù)，或修復(fù)成本過高；其他原因?qū)е萝浖辉倬哂惺褂脙r(jià)值。2.處置方式對(duì)于不再使用的軟件資產(chǎn)，可根據(jù)實(shí)際情況選擇以下處置方式：報(bào)廢：對(duì)于已無使用價(jià)值且無法轉(zhuǎn)讓、捐贈(zèng)的軟件資產(chǎn)，經(jīng)相關(guān)部門審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢后的軟件資產(chǎn)應(yīng)進(jìn)行妥善的銷毀，防止信息泄露。轉(zhuǎn)讓：對(duì)于仍具有一定使用價(jià)值的軟件資產(chǎn)，可在公司/組織內(nèi)部或外部進(jìn)行轉(zhuǎn)讓。轉(zhuǎn)讓前應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，確保轉(zhuǎn)讓價(jià)格合理，并辦理相關(guān)的轉(zhuǎn)讓手續(xù)。捐贈(zèng)：將不再使用但對(duì)其他單位或個(gè)人仍有價(jià)值的軟件資產(chǎn)進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)時(shí)應(yīng)簽訂捐贈(zèng)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.處置流程由使用部門提出軟件資產(chǎn)處置申請，詳細(xì)說明處置原因、處置方式等信息，并提交給資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門對(duì)處置申請進(jìn)行審核，會(huì)同財(cái)務(wù)部門評(píng)估軟件資產(chǎn)的價(jià)值，并根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。經(jīng)審批同意后，按照選定的處置方式進(jìn)行處置。對(duì)于報(bào)廢的軟件資產(chǎn)，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀；對(duì)于轉(zhuǎn)讓或捐贈(zèng)的軟件資產(chǎn)，辦理相關(guān)的手續(xù)，并及時(shí)更新資產(chǎn)臺(tái)賬。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查資產(chǎn)管理部門定期對(duì)公司/組織內(nèi)固定軟件資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括軟件資產(chǎn)的采購、授權(quán)、使用、維護(hù)、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.考核機(jī)制建立軟件資產(chǎn)管理考核機(jī)制，將軟件資產(chǎn)管理工作納入各部門及員工的績效考核體系。考核指標(biāo)包括軟件資產(chǎn)的完整性、合規(guī)性、使用效益等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)在軟件資