株洲城建檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)株洲市城建檔案的管理，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用及其監(jiān)督管理活動。本辦法所稱城建檔案，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。（三）基本原則城建檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。二、管理體制與職責(zé)（一）管理部門株洲市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。株洲市城建檔案館具體負(fù)責(zé)城建檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。各縣（市）區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，并指定相應(yīng)的城建檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)具體工作。（二）各部門職責(zé)1.建設(shè)單位職責(zé)建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。預(yù)驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具工程檔案認(rèn)可文件。建設(shè)單位方可組織工程竣工驗(yàn)收。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，建立健全工程檔案管理制度，配備必要的人員和設(shè)備，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件材料，并在工程竣工驗(yàn)收后及時向城建檔案館移交。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位職責(zé)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)當(dāng)按照各自職責(zé)，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件材料，并向建設(shè)單位移交。各單位形成的工程文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.城建檔案館職責(zé)負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用城建檔案；對城建檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；開發(fā)城建檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供服務(wù)；法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責(zé)。三、城建檔案的形成與收集（一）形成范圍城建檔案的形成范圍主要包括以下方面：1.城市規(guī)劃方面：城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃及相關(guān)專項(xiàng)規(guī)劃等文件材料。2.城市建設(shè)工程方面：工業(yè)與民用建筑工程檔案，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工圖等。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，如道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等工程檔案。公用事業(yè)工程檔案，如公共交通、環(huán)境衛(wèi)生、園林綠化等工程檔案。城市防洪、抗震、人防等工程檔案。3.城市管理方面：城市環(huán)境綜合整治、城市管理行政執(zhí)法等方面形成的文件材料。4.城市地下管線工程檔案：包括各種地下管線的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工等文件材料。（二）收集要求1.建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程建設(shè)過程中，按照檔案管理的要求，及時收集、整理本單位形成的文件材料，并督促勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位做好各自形成文件材料的收集、整理工作。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后，按照合同約定，將各自形成的工程文件材料向建設(shè)單位移交。3.建設(shè)單位在向城建檔案館報(bào)送工程檔案時，應(yīng)當(dāng)提交以下材料：工程檔案報(bào)送責(zé)任書；工程檔案目錄；工程竣工檔案原件；其他相關(guān)材料。四、城建檔案的整理與歸檔（一）整理原則城建檔案的整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)城建檔案按照工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程竣工圖、工程竣工驗(yàn)收文件等類別。（三）整理方法1.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、編號、裝訂，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。2.對圖紙文件材料，應(yīng)當(dāng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并進(jìn)行編號、裝訂，編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。3.對聲像檔案，應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容、時間順序進(jìn)行整理，編制目錄，并配以文字說明。（四）歸檔要求1.建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)，將符合要求的工程檔案向城建檔案館歸檔。2.歸檔的工程檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的工程檔案應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時歸檔的方式。電子檔案應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并符合檔案管理的有關(guān)要求。五、城建檔案的保管（一）保管場所城建檔案館應(yīng)當(dāng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施。（二）保管期限城建檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保存的檔案，是指對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理具有重大查考利用價值的檔案。2.長期保存的檔案，是指在較長時間內(nèi)對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理具有查考利用價值的檔案，保管期限為20年至50年。3.短期保存的檔案，是指在較短時間內(nèi)對城市規(guī)劃、建設(shè)、管理具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至19年。（三）保管措施1.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、城建檔案的利用（一）利用范圍城建檔案的利用范圍主要包括以下方面：1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門在編制規(guī)劃、進(jìn)行工程建設(shè)、開展城市管理等工作中查閱相關(guān)檔案資料。2.建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在工程建設(shè)過程中查閱工程檔案資料。3.社會公眾為了解城市歷史、文化、建設(shè)等情況查閱相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案：利用者可以到城建檔案館查閱紙質(zhì)檔案，查閱時應(yīng)當(dāng)填寫查閱登記表，經(jīng)城建檔案館工作人員同意后，在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱電子檔案：利用者可以通過城建檔案館提供的電子檔案查閱系統(tǒng)查閱電子檔案，查閱時應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保信息安全。3.復(fù)制檔案：利用者因工作需要，可以申請復(fù)制城建檔案，復(fù)制時應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。（三）利用審批1.查閱、復(fù)制城建檔案的單位和個人，應(yīng)當(dāng)向城建檔案館提交查閱、復(fù)制申請，并說明查閱、復(fù)制的目的和范圍。2.城建檔案館應(yīng)當(dāng)對查閱、復(fù)制申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)；不符合規(guī)定的，不予批準(zhǔn)，并說明理由。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的城建檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)制。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體株洲市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局負(fù)責(zé)對全市城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。株洲市城建檔案館負(fù)責(zé)對城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。各縣（市）區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.城建檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。2.城建檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。4.工程檔案預(yù)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收備案情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對城建檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理機(jī)構(gòu)的工作情況、檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的整理歸檔情況等。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對城建檔案管理工作進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括檔案的保管情況、利用情況等。3.專項(xiàng)檢查：針對城建檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，如工程檔案預(yù)驗(yàn)收專項(xiàng)檢查、地下管線檔案管理專項(xiàng)檢查等。（四）法律責(zé)任對違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由株洲市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局或者各縣（市）區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處罰。1.建設(shè)單位未按照規(guī)定向城建檔案館報(bào)送工程檔案的，由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處1萬元以上3萬元以下的罰款。2.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位未按照規(guī)定向建設(shè)單位移交工程文件材料的，由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，處1萬元以上3萬元以下的罰款。3.城建檔案管理機(jī)構(gòu)及其工作人員違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由住房和城