施工準備合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司施工準備階段合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在施工準備階段涉及的各類合同，包括但不限于工程勘察合同、設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益，保障合同雙方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司合同管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的合同管理工作。2.參與重大合同的談判、起草、審核、簽訂等工作，提供法律意見和建議。3.負責(zé)合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題。5.負責(zé)處理合同糾紛，參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，確保合同的順利實施。2.配合合同管理部門做好合同的審核、登記、歸檔等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.及時向合同管理部門報告合同履行中出現(xiàn)的問題，協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。（三）法務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)對合同進行法律審核，提供法律意見和建議，防范合同法律風(fēng)險。2.參與重大合同的談判、起草等工作，為合同簽訂提供法律支持。3.處理合同糾紛，代表公司參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等工作。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。2.按照合同約定及時辦理款項收付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督。3.協(xié)助合同管理部門分析合同的財務(wù)狀況，提供財務(wù)數(shù)據(jù)和信息。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。2.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面進行審核，并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改完善后，提交給法務(wù)部門進行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同文本進行審核，確保合同合法有效，并提出法律風(fēng)險防范建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的法律審核意見，對合同文本進行再次修改完善后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險程度等因素進行審批，并簽署審批意見。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，與合同對方當(dāng)事人進行談判，達成一致意見后，簽訂合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查合同對方當(dāng)事人應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)要求合同對方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證明文件，并進行審查核實。2.合同條款審查合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清、歧義或漏洞。業(yè)務(wù)部門在起草合同文本時，應(yīng)根據(jù)項目實際情況，合理確定合同條款，并確保合同條款符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。合同管理部門和法務(wù)部門在審核合同文本時，應(yīng)重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性等方面，并提出修改意見。3.合同簽訂程序?qū)彶楹贤炗啈?yīng)按照公司規(guī)定的流程進行，確保合同簽訂程序合法合規(guī)。業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本提交給合同管理部門進行登記、歸檔，并按照合同約定履行義務(wù)。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同的履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報告合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、質(zhì)量情況、付款情況、存在的問題及解決措施等。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商，達成一致意見后，簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)采用書面形式，由雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）確認。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等事項。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更協(xié)議提交給合同管理部門進行登記、歸檔，并按照變更后的合同條款履行義務(wù)。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同即行終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方當(dāng)事人，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定進行結(jié)算和清理，確保雙方的權(quán)利義務(wù)得到妥善處理。3.合同管理部門應(yīng)及時對合同終止情況進行登記、歸檔，并對合同履行情況進行總結(jié)分析，為今后的合同管理工作提供經(jīng)驗教訓(xùn)。五、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對合同進行風(fēng)險識別與評估，分析合同可能存在的風(fēng)險因素，如法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別與評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避對于存在重大風(fēng)險且無法采取有效應(yīng)對措施的合同，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同、終止合同履行等。2.風(fēng)險減輕對于存在一定風(fēng)險的合同，應(yīng)采取風(fēng)險減輕措施，如加強合同管理、完善合同條款、增加擔(dān)保條款等，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移對于存在風(fēng)險的合同，可通過購買保險、簽訂擔(dān)保合同、進行合同轉(zhuǎn)讓等方式，將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受對于風(fēng)險發(fā)生的可能性較小且影響程度較低的合同，可采取風(fēng)險接受措施，如自行承擔(dān)風(fēng)險損失等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.合同管理部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對合同風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.合同管理部門應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機制，對可能發(fā)生的風(fēng)險進行預(yù)警，及時采取應(yīng)對措施，防范風(fēng)險擴大。六、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則1.協(xié)商解決原則合同糾紛發(fā)生后，雙方當(dāng)事人應(yīng)首先通過協(xié)商解決糾紛，盡量達成一致意見，避免糾紛升級。2.合法合規(guī)原則合同糾紛的處理應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保處理結(jié)果合法有效。3.及時處理原則合同糾紛發(fā)生后，雙方當(dāng)事人應(yīng)及時采取措施進行處理，避免糾紛拖延時間過長，增加處理成本。（二）糾紛處理程序1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)現(xiàn)合同糾紛后，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)資料和信息。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)糾紛處理方案，與合同對方當(dāng)事人進行協(xié)商，爭取達成一致意見。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，選擇通過調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。4.如選擇通過調(diào)解方式解決糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人共同委托有資質(zhì)的調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解。調(diào)解機構(gòu)應(yīng)根據(jù)雙方當(dāng)事人的意愿和合同約定，制定調(diào)解方案，組織雙方當(dāng)事人進行調(diào)解。如調(diào)解成功，雙方當(dāng)事人應(yīng)簽訂調(diào)解協(xié)議，并按照調(diào)解協(xié)議履行義務(wù)。5.如選擇通過仲裁方式解決糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人簽訂仲裁協(xié)議，并按照仲裁協(xié)議的約定，向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁。仲裁機構(gòu)應(yīng)根據(jù)仲裁規(guī)則進行仲裁，并作出仲裁裁決。雙方當(dāng)事人應(yīng)按照仲裁裁決履行義務(wù)。6.如選擇通過訴訟方式解決糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。人民法院應(yīng)根據(jù)訴訟程序進行審理，并作出判決。雙方當(dāng)事人應(yīng)按照判決履行義務(wù)。（三）糾紛處理注意事項1.證據(jù)收集與保存在合同糾紛處理過程中，雙方當(dāng)事人應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，以便在糾紛處理時能夠有力地支持自己的主張。2.法律適用與程序合同糾紛的處理應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保法律適用正確，程序合法合規(guī)。業(yè)務(wù)部門在處理合同糾紛時，應(yīng)及時咨詢法務(wù)部門的意見，確保糾紛處理工作的順利進行。3.溝通與協(xié)調(diào)在合同糾紛處理過程中，雙方當(dāng)事人應(yīng)保持良好的溝通與協(xié)調(diào)，盡量避免情緒化的表達和行為，以理性、客觀的態(tài)度解決糾紛。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與合同對方當(dāng)事人進行溝通，了解對方的意見和訴求，尋求雙方都能接受的解決方案。七、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)資料和文件，并按照公司檔案管理規(guī)定進行整理。2.合同管理部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)部門提交的合同檔案進行檢查和指導(dǎo)，確保合同檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。（二）檔案保管與查閱1.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管責(zé)任，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等進行分類存放，便于查閱和管理。3.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱。