旅游外事接待管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的旅游外事接待工作，確保接待任務(wù)順利完成，展示良好形象，促進對外交流與合作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織涉及的各類旅游外事接待活動，包括但不限于外國政府代表團、國際組織代表、境外旅游機構(gòu)、外賓來訪等相關(guān)接待事宜。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和外事紀律，確保接待活動合法合規(guī)。2.注重禮儀規(guī)范：遵循國際通行禮儀和國內(nèi)禮儀慣例，展現(xiàn)尊重、友好與專業(yè)。3.安全第一原則：保障外賓在接待過程中的人身安全和財產(chǎn)安全，做好各類安全防范措施。4.節(jié)儉務(wù)實原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費。5.對口接待原則：根據(jù)外賓身份和來訪目的，安排相應(yīng)部門和人員進行對口接待，確保接待工作的針對性和有效性。二、接待準備（一）信息收集1.在接到旅游外事接待任務(wù)后，由外事部門負責收集外賓的基本信息，包括姓名、性別、年齡、職務(wù)、國籍、宗教信仰、興趣愛好等。2.了解外賓來訪的目的、行程安排、來訪人數(shù)、抵離時間、交通工具等詳細信息。3.掌握外賓所在國家或地區(qū)的文化習俗、政治經(jīng)濟情況以及近期重大事件等，以便有針對性地做好接待準備。（二）方案制定1.根據(jù)收集到的信息，外事部門牽頭制定詳細的接待方案，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.接待方案應(yīng)包括接待規(guī)格、日程安排、迎送安排、陪同人員、參觀考察項目、宴請安排、住宿安排、交通安排、安全保障等內(nèi)容。3.日程安排要科學(xué)合理，既要滿足外賓的訪問需求，又要考慮到公司/組織的工作實際，避免安排過于緊湊或松散。4.明確各環(huán)節(jié)的責任人和時間節(jié)點，確保接待工作有條不紊地進行。（三）人員安排1.根據(jù)接待方案，確定陪同人員名單，陪同人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語水平，熟悉外事禮儀和相關(guān)業(yè)務(wù)知識。2.對陪同人員進行培訓(xùn)，使其了解外賓的基本情況、接待任務(wù)要求、禮儀規(guī)范以及應(yīng)急處置措施等。3.安排專門的翻譯人員，確保翻譯準確、及時，能夠滿足接待過程中的溝通需求。（四）場地準備1.根據(jù)接待活動的需要，提前做好場地布置工作，如會議室、會見廳、宴會廳等。2.確保場地整潔、衛(wèi)生，設(shè)備設(shè)施齊全、完好，環(huán)境氛圍符合接待要求。3.在場地內(nèi)擺放中外文歡迎標語、鮮花等，體現(xiàn)熱情友好的接待氛圍。（五）物資準備1.準備好接待過程中所需的各類物資，如禮品、宣傳資料、文具等。2.禮品的選擇要符合外賓的文化習俗和興趣愛好，體現(xiàn)中國特色和公司/組織的文化內(nèi)涵，且具有一定的紀念意義。3.宣傳資料應(yīng)內(nèi)容準確、豐富，能夠全面展示公司/組織的形象和業(yè)務(wù)情況。（六）安全保障1.制定安全保障方案，明確安全責任人和安全措施。2.對活動場所進行安全檢查，確保消防、交通、食品衛(wèi)生等方面的安全。3.安排專人負責外賓的安全保衛(wèi)工作，確保外賓在接待過程中的人身和財產(chǎn)安全。4.與相關(guān)部門保持密切溝通，做好應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件。三、迎送安排（一）迎接1.根據(jù)外賓的抵離時間，提前安排迎送人員到達機場、車站或碼頭。2.迎接人員應(yīng)身著正裝，佩戴標識，在指定位置迎接外賓。3.在外賓抵達前，做好迎接場地的準備工作，如擺放歡迎標語、鮮花等。4.外賓抵達后，迎接人員應(yīng)主動上前迎接，與外賓握手寒暄，引導(dǎo)外賓上車，并安排專人負責行李搬運。（二）送行1.根據(jù)外賓的離境時間，提前安排送行人員到達機場、車站或碼頭。2.送行人員應(yīng)提前到達送行地點，與外賓進行交流，再次感謝外賓的來訪。3.在辦理登機、乘車等手續(xù)時，送行人員應(yīng)協(xié)助外賓完成相關(guān)事宜。4.外賓離開時，送行人員應(yīng)在外賓乘坐的交通工具旁揮手道別，直至外賓離開視線。四、會見會談（一）安排1.根據(jù)外賓的身份和來訪目的，確定會見會談的規(guī)格、時間、地點和參加人員。2.將會見會談的相關(guān)信息提前通知雙方人員，確保按時參加。3.安排專人負責會見會談的記錄工作，記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整。（二）禮儀1.會見會談前，雙方人員應(yīng)提前到達會見會談地點，做好準備工作。2.會見會談過程中，雙方人員應(yīng)遵守禮儀規(guī)范，保持良好的精神狀態(tài)和言行舉止。3.注意語言表達，使用禮貌用語，尊重對方的意見和觀點。4.會見會談結(jié)束后，雙方人員應(yīng)按照禮儀規(guī)范進行道別。五、參觀考察（一）安排1.根據(jù)外賓的興趣和需求，選擇合適的參觀考察項目，并提前與相關(guān)部門或單位溝通協(xié)調(diào)。2.制定詳細的參觀考察行程安排，包括參觀時間、路線、講解人員等。3.提前通知參觀考察單位做好準備工作，確保參觀考察活動順利進行。（二）陪同1.安排專業(yè)的陪同人員，負責外賓在參觀考察過程中的引導(dǎo)、講解和服務(wù)工作。2.陪同人員應(yīng)熟悉參觀考察項目的情況，能夠準確、生動地向外賓介紹相關(guān)信息。3.在參觀考察過程中，注意與外賓的互動交流，解答外賓的疑問。（三）安全1.參觀考察前，對參觀考察場所進行安全檢查，確保安全設(shè)施完好。2.安排專人負責外賓的安全保衛(wèi)工作，提醒外賓注意安全事項。3.如遇突發(fā)事件，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案及時進行處理，確保外賓的人身安全。六、宴請安排（一）規(guī)格1.根據(jù)外賓的身份和來訪目的，確定宴請的規(guī)格，包括宴請形式、菜品標準等。2.宴請規(guī)格應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定和外事禮儀要求，避免鋪張浪費。（二）菜單1.精心設(shè)計宴請菜單，既要體現(xiàn)中國特色美食，又要考慮外賓的口味和飲食習慣。2.菜單應(yīng)葷素搭配、營養(yǎng)均衡，避免出現(xiàn)外賓禁忌的食物。3.根據(jù)宴請人數(shù)合理安排菜品數(shù)量，確保菜品質(zhì)量和分量。（三）禮儀1.宴請前，提前確定宴請時間、地點，并通知受邀人員。2.安排專人負責宴請現(xiàn)場的布置和服務(wù)工作，營造良好的用餐氛圍。3.宴請過程中，注意禮儀規(guī)范，引導(dǎo)外賓就座，按照順序上菜、敬酒。4.尊重外賓的用餐習慣，避免出現(xiàn)不禮貌的行為。七、住宿安排（一）標準1.根據(jù)外賓的身份和接待規(guī)格，確定住宿標準，包括房間類型、設(shè)施配備等。2.選擇交通便利、環(huán)境舒適、服務(wù)良好的酒店作為外賓的住宿地點。（二）安排1.提前與酒店溝通協(xié)調(diào)，預(yù)訂合適的房間，并確保房間干凈整潔、設(shè)施齊全。2.安排專人負責外賓的住宿登記、入住手續(xù)辦理等工作。3.告知外賓酒店的相關(guān)服務(wù)信息，如早餐時間、房間設(shè)施使用方法等。（三）服務(wù)1.酒店應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足外賓的合理需求。2.安排專人負責外賓住宿期間的安全保衛(wèi)工作，確保外賓的人身和財產(chǎn)安全。3.及時處理外賓在住宿過程中遇到的問題和投訴，提高外賓的滿意度。八、交通安排（一）車輛1.根據(jù)接待需要，安排合適的車輛，確保車輛性能良好、整潔衛(wèi)生。2.車輛應(yīng)配備專業(yè)的駕駛員，駕駛員應(yīng)具備良好的駕駛技術(shù)和安全意識。3.提前對車輛進行檢查和清潔，確保車輛按時到達指定地點。（二）行程1.根據(jù)接待日程安排，合理規(guī)劃車輛行駛路線，確保行程順暢。2.提前了解交通路況信息，避免因交通擁堵等原因影響外賓的行程。3.在車輛行駛過程中，注意保持適當?shù)能囁俸蛙嚲?，確保行車安全。九、禮品贈送（一）選擇1.禮品的選擇要符合外賓的文化習俗和興趣愛好，避免贈送外賓禁忌的物品。2.禮品應(yīng)具有中國特色和公司/組織的文化內(nèi)涵，能夠體現(xiàn)一定的紀念意義。3.禮品的價值應(yīng)適中，避免過于昂貴或過于簡陋。（二）贈送1.確定禮品贈送的時機和方式，一般在會見會談結(jié)束或參觀考察結(jié)束時贈送。2.贈送禮品時，應(yīng)注意禮儀規(guī)范，由陪同人員或相關(guān)負責人將禮品雙手遞交給外賓，并簡要介紹禮品的特點和意義。3.外賓接受禮品后，應(yīng)表示感謝，并回贈適當?shù)亩Y品。十、宣傳報道（一）安排1.根據(jù)接待活動的情況，制定宣傳報道方案，明確宣傳報道的內(nèi)容、形式和渠道。2.安排專人負責接待活動的宣傳報道工作，及時收集整理相關(guān)資料。3.宣傳報道應(yīng)客觀、準確、全面，突出接待活動的重點和亮點。（二）審核1.接待活動的宣傳報道稿件應(yīng)經(jīng)過嚴格審核，確保內(nèi)容符合國家有關(guān)規(guī)定和外事紀律。2.審核重點包括稿件的真實性、準確性、客觀性以及是否涉及敏感信息等。3.審核通過后的稿件方可進行發(fā)布。十一、費用管理（一）預(yù)算1.根據(jù)接待方案，制定詳細的接待費用預(yù)算，包括迎送費用、會見會談費用、宴請費用、住宿費用、交通費用、禮品費用、宣傳報道費用等。2.接待費用預(yù)算應(yīng)合理、準確，嚴格控制各項費用支出。（二）報銷1.接待活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時整理報銷憑證，按照公司/組織的財務(wù)制度進行報銷。2.報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。3.財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。十二、保密工作（一）要求1.參與旅游外事接待工作的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，保守國家秘密和公司/組織的商業(yè)秘密。2.不得對外賓泄露未經(jīng)公開的信息和資料。（二）措施1.加強對