水利文件資料管理辦法一、總則1.1目的為加強(qiáng)公司水利文件資料的規(guī)范化管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高公司水利工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及水利項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行管理等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料的管理。1.3基本原則1.真實(shí)性原則：文件資料應(yīng)如實(shí)反映水利工作的實(shí)際情況，確保其內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋水利項(xiàng)目從前期到后期全過(guò)程的各類(lèi)文件資料，保證資料不缺失。3.準(zhǔn)確性原則：文件資料的表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、圖表等信息應(yīng)精確可靠。4.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定的格式和要求進(jìn)行管理。5.及時(shí)性原則：文件資料應(yīng)及時(shí)形成、收集、整理和歸檔，確保信息的時(shí)效性。1.4職責(zé)分工1.公司辦公室負(fù)責(zé)制定和完善公司文件資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各部門(mén)的文件資料管理工作，組織開(kāi)展文件資料管理培訓(xùn)。負(fù)責(zé)公司綜合性文件資料的收集、整理、歸檔和保管。2.水利項(xiàng)目部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)水利項(xiàng)目文件資料的收集、整理、審核和移交工作。明確專人負(fù)責(zé)文件資料管理，確保項(xiàng)目文件資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。配合公司辦公室做好文件資料的歸檔和查閱工作。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件資料的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案管理制度。對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目和上架，確保檔案管理的規(guī)范化。提供文件資料的查閱、借閱服務(wù)，做好查閱、借閱記錄。二、文件資料的分類(lèi)與編號(hào)2.1分類(lèi)1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)文件工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。工程合同文件，如勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同等。工程施工過(guò)程中的各類(lèi)技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。工程質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、試驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。工程進(jìn)度文件，如施工進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程延誤報(bào)告等。3.項(xiàng)目運(yùn)行管理文件水利工程運(yùn)行管理制度、操作規(guī)程、維護(hù)計(jì)劃等。工程運(yùn)行記錄，包括水位、流量、水質(zhì)等監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄，設(shè)備運(yùn)行記錄等。工程維修養(yǎng)護(hù)文件，如維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、維修記錄、材料采購(gòu)清單等。工程安全管理文件，如安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。4.其他文件上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的與水利工作相關(guān)的文件、通知、指示等。公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。對(duì)外交流合作文件，如合作協(xié)議、考察報(bào)告等。2.2編號(hào)1.文件編號(hào)采用“年份+部門(mén)代碼+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.部門(mén)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門(mén)設(shè)置，為每個(gè)部門(mén)分配一個(gè)兩位代碼，如“01”表示辦公室，“02”表示水利項(xiàng)目一部等。4.類(lèi)別代碼：按照文件分類(lèi)，為每類(lèi)文件分配一個(gè)兩位代碼，如“01”表示項(xiàng)目前期文件，“02”表示項(xiàng)目建設(shè)文件等。5.順序號(hào)：按照文件形成的先后順序，為每份文件分配一個(gè)四位順序號(hào)，從“0001”開(kāi)始編號(hào)。例如，辦公室2023年形成的第一份項(xiàng)目前期文件編號(hào)為“2301010001”。三、文件資料的形成與收集3.1文件形成1.各部門(mén)應(yīng)明確文件資料形成的責(zé)任人，確保文件資料的及時(shí)、準(zhǔn)確生成。2.文件資料的內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，語(yǔ)言規(guī)范、表述清晰。3.文件資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)確保格式通用、易于讀取和長(zhǎng)期保存。3.2文件收集1.項(xiàng)目前期文件由項(xiàng)目申報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，在項(xiàng)目申報(bào)過(guò)程中同步整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.項(xiàng)目建設(shè)文件由項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)按照工程進(jìn)度及時(shí)收集，施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)定期向建設(shè)單位移交相關(guān)文件資料。3.項(xiàng)目運(yùn)行管理文件由運(yùn)行管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集，建立日常運(yùn)行記錄檔案，及時(shí)更新文件資料。4.其他文件由產(chǎn)生部門(mén)負(fù)責(zé)收集，定期移交公司辦公室。5.各部門(mén)在文件收集過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件資料的內(nèi)容和數(shù)量，確保無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。四、文件資料的整理與審核4.1文件整理1.收集到的文件資料應(yīng)按照分類(lèi)要求進(jìn)行整理，同一類(lèi)文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)裝訂，每?jī)?cè)厚度適中，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)確保文件頁(yè)面整齊、牢固，無(wú)掉頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象。3.電子文件應(yīng)按照分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和查找。4.2文件審核1.文件資料形成部門(mén)應(yīng)進(jìn)行自審，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。2.涉及多個(gè)部門(mén)的文件資料，應(yīng)由主辦部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，共同審核文件內(nèi)容的合理性和可行性。3.重要文件資料應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可生效。審核意見(jiàn)應(yīng)記錄在案，作為文件資料修改和完善的依據(jù)。五、文件資料的歸檔5.1歸檔范圍1.經(jīng)過(guò)整理、審核的各類(lèi)水利文件資料均應(yīng)歸檔。2.與水利項(xiàng)目相關(guān)的重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等也應(yīng)歸檔保存。3.水利項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的聲像資料、電子文檔等應(yīng)一并歸檔。5.2歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目建設(shè)文件按照工程進(jìn)度分階段歸檔，工程竣工后三個(gè)月內(nèi)完成全部歸檔工作。3.項(xiàng)目運(yùn)行管理文件應(yīng)定期歸檔，每年年底前完成當(dāng)年文件資料的歸檔。4.其他文件應(yīng)在文件形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.3歸檔要求1.歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙質(zhì)文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝盒，盒內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性好的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.歸檔文件資料應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查閱和檢索。六、文件資料的保管與利用6.1保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保文件資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)歸檔的文件資料應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的文件資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件資料的完整性和可讀性。6.2利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供文件資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱文件資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄文件資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位人員因工作需要查閱公司文件資料時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱內(nèi)容涉及公司機(jī)密的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.文件資料一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料外借申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過(guò)一周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外借期間，借閱人應(yīng)妥善保管文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄或泄露文件內(nèi)容。七、文件資料的保密與銷(xiāo)毀7.1保密1.公司應(yīng)建立文件資料保密制度，明確保密責(zé)任，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.接觸機(jī)密文件資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守公司機(jī)密。3.機(jī)密文件資料應(yīng)在專門(mén)的保險(xiǎn)柜或保密場(chǎng)所存放，限制查閱范圍，嚴(yán)格控制知悉人員。4.在文件資料的形成、傳遞、使用、保管和銷(xiāo)毀等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止機(jī)密信息泄露。7.2銷(xiāo)毀1.文件資料超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀文件資料前，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)