印章管理辦法內(nèi)部控制一、引言印章作為公司/組織在各類文件、合同等上具有法律效力的重要標(biāo)識，其管理的規(guī)范性直接關(guān)系到公司/組織的運營安全與合法權(quán)益。為了加強印章管理，確保印章使用的合規(guī)性、安全性和有效性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本印章管理辦法內(nèi)部控制文檔。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護公司/組織的正常運營秩序。二、印章的種類與用途（一）公章公章是公司/組織對外行使權(quán)力的象征，具有最高的法律效力。主要用于簽署各類重要合同、協(xié)議、公文等，代表公司/組織做出具有法律約束力的承諾。（二）財務(wù)專用章財務(wù)專用章用于公司/組織的財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。在財務(wù)報表、支票、匯票等文件上加蓋，以確認(rèn)財務(wù)事項的真實性和合法性。（三）合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同。使用該印章簽訂的合同具有明確的法律效力，保障雙方在合同履行過程中的權(quán)利和義務(wù)。（四）法定代表人章法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項，如辦理銀行賬戶業(yè)務(wù)、簽署某些特定文件等，代表法定代表人行使相應(yīng)職權(quán)。（五）部門章部門章由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用，主要用于部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章確認(rèn)，表明該文件是由相應(yīng)部門發(fā)出的。三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請表提交至行政部門審核，行政部門根據(jù)公司/組織的實際需求和相關(guān)規(guī)定進行審核，審核通過后報法定代表人批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。在刻制過程中，要嚴(yán)格監(jiān)督刻制單位按照規(guī)定的樣式、材質(zhì)和尺寸進行制作，確保印章質(zhì)量。（二）啟用程序1.印章刻制完成后，行政部門對印章進行驗收。檢查印章的外觀是否清晰、完整，文字是否準(zhǔn)確無誤，材質(zhì)是否符合要求等。2.驗收合格后，填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印章印模。3.將申請表提交至法定代表人批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部門發(fā)布印章啟用通知，明確告知各部門印章已啟用及相關(guān)使用規(guī)定。4.印章啟用時，要做好啟用記錄，包括啟用時間、啟用人、印章交接情況等，并存檔備查。四、印章的保管（一）保管原則1.實行專人保管制度，每枚印章都應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人使用。3.印章保管應(yīng)遵循安全、方便使用的原則，存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。（二）保管職責(zé)1.公章保管人員負(fù)責(zé)公章的日常保管和使用登記，嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序進行蓋章操作。2.財務(wù)專用章保管人員負(fù)責(zé)財務(wù)專用章的保管和財務(wù)相關(guān)文件的蓋章工作，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.合同專用章保管人員負(fù)責(zé)合同專用章的保管和合同簽訂過程中的蓋章工作，對合同的簽訂進行嚴(yán)格審核，確保合同的合法性和有效性。4.法定代表人章保管人員負(fù)責(zé)法定代表人章的保管和法定代表人授權(quán)事項的蓋章工作，嚴(yán)格按照授權(quán)范圍進行操作。5.部門章保管人員負(fù)責(zé)本部門章的保管和使用，在規(guī)定的部門內(nèi)部使用范圍內(nèi)進行蓋章，并做好使用記錄。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置印章，防止印章丟失、被盜用或損壞。2.如遇印章保管人員請假、出差等情況，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人指定臨時保管人員，并做好交接記錄。3.定期對印章進行檢查，查看印章是否有磨損、變形等情況，如有問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.印章保管人員離職時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，將印章及相關(guān)使用記錄移交給新的保管人員，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接過程。五、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于公司/組織對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署，以及法律規(guī)定需要加蓋公章的其他事項。2.財務(wù)專用章用于公司/組織的財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、財務(wù)報表蓋章等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。4.法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項，如辦理銀行賬戶業(yè)務(wù)、簽署某些特定文件等。5.部門章用于部門內(nèi)部文件、通知、報告等的蓋章確認(rèn)，不得用于對外簽署具有法律效力的文件。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》申請人需詳細填寫申請表，注明申請日期、申請部門、申請人、印章名稱、文件名稱、文件編號、蓋章用途、蓋章份數(shù)等信息。如需蓋章的文件涉及多個部門或事項，應(yīng)分別填寫申請表。2.審批將申請表提交至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，確保蓋章行為符合公司/組織的規(guī)定和利益。對于涉及重大事項或金額較大的合同等文件，需經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后方可蓋章。3.蓋章審批通過后，申請人將申請表及相關(guān)文件提交至印章保管人員。印章保管人員按照申請表上的審批意見進行蓋章操作，并在申請表上記錄蓋章日期、蓋章人等信息。蓋章時要確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，不得模糊、重疊或遺漏。（三）特殊情況處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行審批時，申請人應(yīng)電話或書面形式向相關(guān)負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后可先行蓋章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地蓋章的情況，應(yīng)通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_等方式將申請表及相關(guān)文件傳遞給印章保管人員，印章保管人員在確認(rèn)審批無誤后進行蓋章，并將蓋章后的文件及時返回。3.如發(fā)現(xiàn)已蓋章的文件存在錯誤或需要修改的情況，應(yīng)及時收回原文件，重新填寫申請表并按照審批流程進行處理，在新文件上重新蓋章。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司/組織名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)正常使用。3.其他需要停用印章的情況。（二）停用程序1.當(dāng)出現(xiàn)印章停用情形時，由相關(guān)部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請表提交至行政部門審核，行政部門審核通過后報法定代表人批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門發(fā)布印章停用通知，告知各部門印章已停用及相關(guān)后續(xù)處理措施。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，由行政部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.在銷毀印章前，應(yīng)進行登記，記錄印章名稱、停用日期、銷毀日期、銷毀方式等信息。3.銷毀印章時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。4.銷毀過程要有兩人以上在場監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、印章管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門定期對印章的保管、使用情況進行檢查，查看印章保管是否安全，使用是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全等。2.財務(wù)部門對財務(wù)專用章的使用情況進行監(jiān)督，確保財務(wù)業(yè)務(wù)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.審計部門不定期對印章管理情況進行審計，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)印章管理資料。2.對于涉及法律糾紛或其他重要事項的印章使用情況，接受司法機關(guān)等的調(diào)查和監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予