浙江學(xué)院合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)浙江學(xué)院合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)院合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江學(xué)院與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于教學(xué)科研合作合同、物資采購合同、服務(wù)外包合同、租賃合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門：負(fù)責(zé)合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，制定合同管理制度和流程，審核合同文本，監(jiān)督合同履行情況，處理合同糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同相關(guān)信息。3.法務(wù)部門：為合同管理提供法律支持，參與重大合同的談判、審核，處理合同糾紛的法律事務(wù)。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，審核合同付款條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的使用情況。二、合同的簽訂（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、雙方當(dāng)事人等基本情況，以及立項(xiàng)的必要性和可行性。2.合同立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項(xiàng)需經(jīng)校長辦公會或黨委會審議通過。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循本辦法規(guī)定的基本原則和要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號，采用書面形式。對于格式合同，應(yīng)仔細(xì)審查格式條款，確保不損害學(xué)院利益。3.涉及多個(gè)部門的合同，由牽頭部門負(fù)責(zé)起草，并征求其他相關(guān)部門的意見。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。2.合同管理部門主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行審核：合法性：合同是否符合法律法規(guī)和政策要求。完整性：合同條款是否齊全，內(nèi)容是否完整。準(zhǔn)確性：合同條款表述是否準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否明確。風(fēng)險(xiǎn)防范：合同是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)，是否有相應(yīng)的防范措施。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門進(jìn)行審核，并出具審核意見。4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（四）合同審批1.審核通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交審批。合同審批流程按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批，重大合同需經(jīng)校長辦公會或黨委會審議通過。2.審批部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的必要性、可行性、合法性、完整性等內(nèi)容，簽署審批意見。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用學(xué)院統(tǒng)一印制的合同文本，加蓋學(xué)院合同專用章。2.合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)，在簽訂合同時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保與審批通過的合同文本一致。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同的履行（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同的主要內(nèi)容傳達(dá)給相關(guān)人員，明確各部門和人員的職責(zé)，確保合同順利履行。2.對于需要對方當(dāng)事人履行的義務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出履行通知，明確履行期限、方式、要求等內(nèi)容。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如協(xié)商解決、發(fā)出書面通知、追究違約責(zé)任等，并向合同管理部門報(bào)告。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審批和簽訂。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對方當(dāng)事人，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同的相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)送合同管理部門備案。（四）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，與對方當(dāng)事人協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，采取相應(yīng)的解決方式，如申請仲裁、提起訴訟等。2.合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議，維護(hù)學(xué)院合法權(quán)益。四、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍合同管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同審批表、履行通知、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.合同文件資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，按照合同類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和格式，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.合同管理部門應(yīng)建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（三）保管期限合同檔案的保管期限按照學(xué)院檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重大合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。五、合同的信息化管理（一）建立合同管理信息系統(tǒng)學(xué)院應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從立項(xiàng)、起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止到歸檔等全過程的信息化管理。（二）信息錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)錄入合同相關(guān)信息，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.授權(quán)人員可通過合同管理信息系統(tǒng)查詢合同相關(guān)信息，了解合同履行情況。2.合同管理部門應(yīng)利用合同管理信息系統(tǒng)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)院合同管理決策提供數(shù)據(jù)支持。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合法性、合規(guī)性等。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督學(xué)院應(yīng)積極接受上級主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供合同管理相關(guān)資料，配合做好監(jiān)督檢查工作。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任認(rèn)定1.對于在合同簽訂、履行過程中違反法律法規(guī)、學(xué)院合同管理制度，給學(xué)院造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和證據(jù)，按照過錯程度確定責(zé)任主體和責(zé)任大小。（二）責(zé)任追究方式1.對違反合同管理制度的人員，視情節(jié)