水庫移民檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強水庫移民檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，保障水庫移民工作順利開展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《水庫移民工作管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在水庫移民安置、后期扶持等工作中形成的各類檔案管理。包括移民搬遷安置過程中的人口信息、房屋補償、土地征收、安置點建設(shè)等方面的檔案，以及后期扶持項目實施、資金管理、移民權(quán)益保障等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水庫移民檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實規(guī)范原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映水庫移民工作實際情況，嚴(yán)格按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理、歸檔，保證檔案質(zhì)量。3.安全保密原則加強檔案安全防護(hù)，確保檔案實體和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，優(yōu)化檔案服務(wù)流程，提高檔案利用效率，為水庫移民工作決策、管理和服務(wù)提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織水庫移民檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門水庫移民檔案工作，對檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。3.集中統(tǒng)一管理水庫移民檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.開發(fā)利用檔案資源，為水庫移民工作提供檔案信息服務(wù)，參與涉及移民權(quán)益的重大問題處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在水庫移民工作中形成檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案材料齊全、完整、真實，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案整理、數(shù)字化錄入、鑒定銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和協(xié)助。3.按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范本部門檔案管理行為，建立健全檔案管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱等利用申請，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。4.負(fù)責(zé)檔案信息錄入、維護(hù)和管理，提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計工作。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，對擬銷毀檔案進(jìn)行清點、造冊，確保銷毀檔案符合規(guī)定。三、檔案收集（一）收集范圍1.移民安置前期工作檔案包括移民安置規(guī)劃編制、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、地質(zhì)勘察報告等相關(guān)文件材料。2.移民搬遷安置檔案涵蓋移民個人信息登記表、戶口本、身份證復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明、土地承包經(jīng)營權(quán)證、搬遷協(xié)議、補償安置協(xié)議、安置點建設(shè)規(guī)劃及實施文件等。3.移民后期扶持檔案涉及后期扶持規(guī)劃、項目申報書、項目實施方案、項目驗收報告、資金使用計劃及決算報告、移民扶持人口動態(tài)管理資料等。4.移民信訪檔案包括移民來信、來訪記錄、處理意見及反饋情況等。5.其他與水庫移民工作相關(guān)的檔案如會議紀(jì)要、工作簡報、調(diào)研報告、培訓(xùn)資料、宣傳材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在水庫移民工作中產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。對破損、褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。4.對于重要的檔案材料，應(yīng)在形成后及時收集，避免散失或延誤?？绮块T形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。（三）收集程序1.各部門檔案收集人員定期對本部門工作中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行清理，按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理。2.對整理好的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保材料符合歸檔要求。審核無誤后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理部門，一份留存本部門備查。3.檔案管理部門收到移交的檔案后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行再次審核。對不符合要求的檔案，退回原部門補充或修正后重新移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照水庫移民工作階段分類分為移民安置前期、移民搬遷安置、移民后期扶持等類別。2.在每個階段下，再按照具體工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分如移民安置前期可分為規(guī)劃編制、項目審批等；移民搬遷安置可分為人口信息、房屋補償、土地征收等；移民后期扶持可分為項目管理、資金管理等。3.對于具有保存價值的照片、音像、電子文件等特殊載體檔案，應(yīng)單獨分類保管，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4規(guī)格紙張進(jìn)行折疊或裁剪，保持頁面整齊。2.每份文件應(yīng)編寫頁號，頁號編寫位置符合規(guī)范要求。3.按照檔案整理規(guī)則編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號等，確保準(zhǔn)確無誤。4.電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識別。同時，應(yīng)建立電子檔案元數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄文件的背景信息、形成時間、來源等。5.照片檔案應(yīng)進(jìn)行編號、標(biāo)注題名、拍攝時間、地點、人物等信息，并按照一定順序排列。音像檔案應(yīng)進(jìn)行文字說明，注明錄制內(nèi)容、時間、地點等。（四）編目與裝訂1.編目根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括案卷題名、卷號、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、全宗號等項目。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、檢索查詢和提供利用等。2.裝訂紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，對破損的文件進(jìn)行修復(fù)。對于幅面過大的文件，應(yīng)按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊；幅面過小的文件，應(yīng)粘貼在A4紙上。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，盒面應(yīng)標(biāo)注全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等信息。3.檔案柜和檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于檔案的存放和管理。（三）檔案保管期限1.水庫移民檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括移民安置規(guī)劃、移民身份認(rèn)定文件、重大移民信訪案件處理結(jié)果等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括移民搬遷安置過程中的重要文件、后期扶持項目的中長期規(guī)劃等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的移民工作文件、臨時性的統(tǒng)計報表等。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理和編目時明確標(biāo)注。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和保管期限進(jìn)行存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息，定期對檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。3.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，做好庫房日常巡查和值班工作，確保檔案安全。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.權(quán)限控制原則根據(jù)利用者的身份和利用目的，明確檔案利用權(quán)限，嚴(yán)格審批程序，防止檔案信息泄露和不當(dāng)使用。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高服務(wù)效率，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱檔案。4.移民群眾因個人權(quán)益保障等需要查閱與其自身相關(guān)的檔案。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部工作人員利用檔案填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)利用權(quán)限進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門利用檔案需出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門利用檔案應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.移民群眾利用檔案需提供有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，說明查閱與其自身相關(guān)檔案的用途。檔案管理部門審核通過后，為其提供查閱服務(wù)，并做好登記。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（四）利用登記1.建立檔案利用登記簿，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用時間、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.檔案查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格登記，借閱檔案應(yīng)注明借閱期限，到期及時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。3.對檔案利用情況進(jìn)行定期統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.價值評估原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)評估，確定其是否仍具有保存意義。3.慎重銷毀原則嚴(yán)格控制檔案銷毀范圍，對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，防止檔案資源的流失。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行審查鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐卷、逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值確定其保管期限和是否需要銷毀。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審查鑒定，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定銷毀檔案清單。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。4.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄和憑證。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的水庫移民檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索查詢、在線利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為水庫移民工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案數(shù)字化存儲要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描過程中應(yīng)注意保持檔案頁面的完整性，避免出現(xiàn)漏掃、錯掃等情況。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進(jìn)行命名和分類，確保圖像與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。3.數(shù)據(jù)錄入按照檔案整理規(guī)則，對檔案的題名、責(zé)任者、文號、日期、頁號等信息進(jìn)行錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。錄入數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保目錄信息與圖像信息相互關(guān)聯(lián)。4.存儲與備份將數(shù)字化檔案存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立數(shù)據(jù)存儲管理制度，確保數(shù)據(jù)存儲安全可靠。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、檔案錄入、查詢檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能模塊。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級和安全檢查，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。3.對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份和恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保密工作，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息安全責(zé)任，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對檔案信息系統(tǒng)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3