校友返校接待管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范校友返校接待工作，加強(qiáng)與校友的聯(lián)系與溝通，增進(jìn)校友之間的情誼，展示學(xué)校良好形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校組織的校友返校接待活動(dòng)，包括各類校友聚會(huì)、校慶活動(dòng)、校友論壇等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、友好、周到的服務(wù)，讓校友感受到母校的溫暖和關(guān)懷。2.規(guī)范有序原則：接待工作要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保各項(xiàng)活動(dòng)順利開展。3.安全第一原則：保障校友的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，為校友提供安全可靠的活動(dòng)環(huán)境。4.注重實(shí)效原則：通過(guò)接待活動(dòng)，加強(qiáng)與校友的交流與合作，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展和校友事業(yè)進(jìn)步。二、接待組織與分工（一）成立接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)校友返校接待工作，制定接待方案，解決接待工作中的重大問(wèn)題。（二）設(shè)立接待工作小組1.綜合協(xié)調(diào)組職責(zé)：負(fù)責(zé)接待工作的整體策劃、組織和協(xié)調(diào)；與校友的溝通聯(lián)系；接待活動(dòng)的日程安排和調(diào)整；接待資料的準(zhǔn)備和發(fā)放等。人員構(gòu)成：由學(xué)校辦公室工作人員組成。2.報(bào)到注冊(cè)組職責(zé)：負(fù)責(zé)校友的報(bào)到登記、信息收集、證件發(fā)放等工作；為校友提供報(bào)到咨詢服務(wù)。人員構(gòu)成：由校友工作辦公室工作人員和志愿者組成。3.參觀引導(dǎo)組職責(zé)：負(fù)責(zé)引導(dǎo)校友參觀校園、校史館、實(shí)驗(yàn)室等場(chǎng)所；介紹學(xué)校的發(fā)展歷程、辦學(xué)成果和校園文化。人員構(gòu)成：由學(xué)校相關(guān)部門工作人員和志愿者組成。4.活動(dòng)組織組職責(zé)：負(fù)責(zé)組織校友參加各類主題活動(dòng)，如校友座談會(huì)、學(xué)術(shù)講座、文藝演出、體育比賽等；確保活動(dòng)的順利進(jìn)行和質(zhì)量效果。人員構(gòu)成：根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容，由相關(guān)職能部門和學(xué)院工作人員組成。5.餐飲住宿組職責(zé)：負(fù)責(zé)安排校友的餐飲和住宿事宜；確保餐飲質(zhì)量和住宿條件符合要求；處理餐飲住宿過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。人員構(gòu)成：由后勤管理部門工作人員組成。6.安全保障組職責(zé)：負(fù)責(zé)校友返校期間的安全保衛(wèi)工作，包括校園巡邏、交通疏導(dǎo)、突發(fā)事件處理等；保障校友的人身和財(cái)產(chǎn)安全。人員構(gòu)成：由保衛(wèi)部門工作人員組成。7.宣傳報(bào)道組職責(zé)：負(fù)責(zé)校友返校接待活動(dòng)的宣傳報(bào)道工作，通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、校報(bào)等媒體平臺(tái)，及時(shí)發(fā)布活動(dòng)信息和報(bào)道活動(dòng)動(dòng)態(tài)；收集校友的反饋意見和建議。人員構(gòu)成：由學(xué)校宣傳部門工作人員組成。三、接待準(zhǔn)備工作（一）制定接待方案根據(jù)校友返校的時(shí)間、規(guī)模、活動(dòng)內(nèi)容等，提前制定詳細(xì)的接待方案，明確接待工作的目標(biāo)、任務(wù)、流程和責(zé)任分工。接待方案應(yīng)報(bào)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施。（二）校友信息收集與整理通過(guò)校友工作數(shù)據(jù)庫(kù)、校友聯(lián)絡(luò)群、電話、郵件等方式，提前收集校友的基本信息、返校時(shí)間、行程安排、活動(dòng)需求等，建立校友返校信息臺(tái)賬，并及時(shí)更新和完善。（三）場(chǎng)地布置與設(shè)備準(zhǔn)備1.根據(jù)接待活動(dòng)的內(nèi)容和要求，對(duì)校園內(nèi)的相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行布置，如報(bào)到地點(diǎn)、會(huì)議室、活動(dòng)場(chǎng)館、餐廳、住宿區(qū)域等，營(yíng)造溫馨、熱烈的氛圍。2.準(zhǔn)備好接待所需的設(shè)備和物資，如音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)、桌椅、文具、飲用水、紀(jì)念品等，確保設(shè)備完好、物資充足。（四）人員培訓(xùn)1.對(duì)接待工作小組的成員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉接待工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握相關(guān)的溝通技巧和服務(wù)禮儀。2.對(duì)志愿者進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解學(xué)校的歷史文化、發(fā)展現(xiàn)狀和接待工作的具體安排，提高志愿者的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。（五）宣傳通知1.通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、校友聯(lián)絡(luò)群等渠道，提前發(fā)布校友返校接待活動(dòng)的通知，介紹活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、報(bào)名方式等信息，吸引校友積極參與。2.向校友發(fā)送個(gè)性化的邀請(qǐng)函或短信，表達(dá)母校對(duì)校友的思念之情和歡迎之意，增強(qiáng)校友的歸屬感和榮譽(yù)感。四、接待流程（一）報(bào)到注冊(cè)1.校友按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)報(bào)到，報(bào)到注冊(cè)組工作人員熱情接待，引導(dǎo)校友填寫報(bào)到登記表，收集校友的相關(guān)信息。2.為校友發(fā)放校友證、活動(dòng)資料袋、紀(jì)念品等物品，并告知校友活動(dòng)的日程安排和注意事項(xiàng)。（二）參觀校園1.參觀引導(dǎo)組工作人員帶領(lǐng)校友參觀校園，介紹學(xué)校的歷史變遷、校園建設(shè)、學(xué)科發(fā)展、師資隊(duì)伍等情況，讓校友感受母校的新變化、新成就。2.參觀校史館，通過(guò)實(shí)物、圖片、文字等資料，向校友展示學(xué)校的發(fā)展歷程和辦學(xué)成果，激發(fā)校友的愛校情懷。3.參觀實(shí)驗(yàn)室、科研基地等場(chǎng)所，讓校友了解學(xué)校的科研實(shí)力和創(chuàng)新成果，促進(jìn)校友與學(xué)校的科研合作與交流。（三）主題活動(dòng)1.組織校友座談會(huì)，邀請(qǐng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和校友代表參加，圍繞學(xué)校發(fā)展、校友合作、人才培養(yǎng)等主題進(jìn)行交流發(fā)言，聽取校友的意見和建議，共商學(xué)校發(fā)展大計(jì)。2.舉辦學(xué)術(shù)講座，邀請(qǐng)校內(nèi)外專家學(xué)者為校友作學(xué)術(shù)報(bào)告，分享最新的學(xué)術(shù)成果和研究動(dòng)態(tài)，拓寬校友的學(xué)術(shù)視野。3.開展文藝演出、體育比賽等活動(dòng)，豐富校友的課余生活，增進(jìn)校友之間的情誼和團(tuán)隊(duì)合作精神。（四）餐飲住宿1.按照接待方案的安排，組織校友到指定的餐廳就餐，確保餐飲質(zhì)量和服務(wù)水平。提前了解校友的飲食習(xí)慣和特殊需求，合理安排菜單，提供多樣化的餐飲選擇。2.為校友安排舒適、安全的住宿房間，做好住宿區(qū)域的衛(wèi)生清潔和安全保衛(wèi)工作。及時(shí)處理校友在住宿過(guò)程中遇到的問(wèn)題，確保校友住得舒心、放心。（五）返程服務(wù)1.在校友返程前，提前了解校友的返程時(shí)間和交通方式，為校友提供必要的幫助和服務(wù)，如預(yù)訂車票、機(jī)票，安排車輛送站等。2.對(duì)校友返校接待活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，收集校友的反饋意見和建議，及時(shí)改進(jìn)接待工作中的不足之處，為今后的校友工作提供經(jīng)驗(yàn)參考。五、接待工作要求（一）服務(wù)態(tài)度1.接待工作人員要熱情、友好、禮貌，主動(dòng)與校友打招呼，耐心解答校友的問(wèn)題，為校友提供周到細(xì)致的服務(wù)。2.尊重校友的意見和建議，認(rèn)真聽取校友的反饋，及時(shí)處理校友的訴求，做到事事有回應(yīng)，件件有著落。（二）工作紀(jì)律1.接待工作人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，按時(shí)到崗，不得擅自離崗、脫崗。2.保守校友的個(gè)人信息和學(xué)校的機(jī)密信息，不得泄露校友的隱私和學(xué)校的工作秘密。3.嚴(yán)禁收受校友的禮品、禮金和有價(jià)證券，不得利用接待工作謀取私利。（三）安全保障1.安全保障組要加強(qiáng)對(duì)校園的安全保衛(wèi)工作，制定安全應(yīng)急預(yù)案，確保校園安全穩(wěn)定。2.在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志，安排專人負(fù)責(zé)安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.做好食品衛(wèi)生安全管理工作，確保校友的飲食安全。加強(qiáng)對(duì)餐飲服務(wù)單位的監(jiān)督檢查，嚴(yán)格把控食品采購(gòu)、加工、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)，防止食品安全事故的發(fā)生。（四）溝通協(xié)調(diào)1.各接待工作小組之間要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，密切配合，形成工作合力，共同做好校友返校接待工作。2.及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)接待工作進(jìn)展情況，遇到重大問(wèn)題要及時(shí)請(qǐng)示匯報(bào)，確保接待工作順利進(jìn)行。六、經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)來(lái)源校友返校接待活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)主要來(lái)源于學(xué)校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、校友捐贈(zèng)、企業(yè)贊助等。（二）經(jīng)費(fèi)預(yù)算根據(jù)接待活動(dòng)的規(guī)模、內(nèi)容和要求，提前編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門審核后執(zhí)行。（三）經(jīng)費(fèi)使用1.嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)