日常辦公用品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司日常辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則。根據(jù)工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。2.勤儉節(jié)約原則。倡導節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.規(guī)范管理原則。建立健全辦公用品管理制度，規(guī)范采購、使用、保管等流程。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定辦公用品年度采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購工作。2.負責建立辦公用品庫存管理臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。3.負責辦公用品的發(fā)放、回收及報廢處理等工作。4.定期對辦公用品使用情況進行統(tǒng)計分析，提出改進建議。（二）各部門1.負責本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報工作。2.負責本部門辦公用品的領用、使用和保管等工作，教育督促員工節(jié)約使用辦公用品。（三）財務部門1.負責審核辦公用品采購費用的報銷，確保費用支出合規(guī)。2.協(xié)助行政部門做好辦公用品成本核算工作。三、辦公用品的分類與標準（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、訂書機、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。（二）辦公設備1.電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險柜等辦公家具。（三）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.飲用水、茶葉等。（四）辦公用品標準1.根據(jù)工作崗位和業(yè)務需求，制定各類辦公用品的配備標準，明確使用數(shù)量、規(guī)格和更換周期等。2.對于價格較高的辦公設備，如電腦、打印機等，應根據(jù)工作需要和資產(chǎn)使用年限等因素，制定合理的采購和更新計劃。四、辦公用品采購管理（一）采購計劃1.行政部門應于每年末根據(jù)公司下一年度工作計劃和人員變動情況，制定辦公用品年度采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。2.各部門應于每月末向行政部門申報次月辦公用品需求計劃，行政部門結(jié)合庫存情況進行匯總審核，對采購計劃進行調(diào)整和補充。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購方式可采用招標、詢價、定點采購等多種形式，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。3.供應商將辦公用品送達公司后，采購人員應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。（三）采購審批1.辦公用品采購金額在[X]元以下的，由行政部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領導審批。3.采購金額超過[X]元的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。五、辦公用品庫存管理（一）入庫管理1.辦公用品到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照采購合同和驗收標準進行驗收，核對商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。2.驗收合格的辦公用品，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息，并將入庫單交財務部門記賬。3.對于驗收不合格的辦公用品，倉庫管理人員應及時與采購人員聯(lián)系，要求供應商退換貨或采取其他補救措施。（二）庫存保管1.倉庫管理人員應根據(jù)辦公用品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，確保擺放整齊、便于查找。2.倉庫應保持通風、干燥、清潔，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、損壞等。3.倉庫管理人員應定期對庫存辦公用品進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因并進行處理。（三）出庫管理1.各部門因工作需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字審批后，到倉庫辦理領用手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的領用申請表，發(fā)放辦公用品，并填寫出庫單，注明領用部門、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用日期等信息。3.出庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領用部門，一聯(lián)交財務部門記賬。六、辦公用品使用與節(jié)約（一）使用規(guī)范1.員工應按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公文具應限量領取，節(jié)約使用，嚴禁浪費。如因個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應照價賠償。3.辦公設備應定期進行維護保養(yǎng)，確保正常運行。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時通知行政部門維修，不得擅自拆卸或維修。（二）節(jié)約措施1.推行無紙化辦公，盡量減少紙質(zhì)文件的打印和復印。文件傳輸、審批等應通過電子文檔進行，確需打印的文件應雙面打印。2.合理設置電腦、打印機等辦公設備的待機時間和節(jié)能模式，降低能源消耗。3.加強對飲用水的管理，提倡自帶水杯，減少一次性水杯的使用。七、辦公用品的回收與報廢（一）回收1.對于可回收利用的辦公用品，如紙張、塑料瓶、墨盒等，員工應分類存放，定期交行政部門統(tǒng)一回收處理。2.行政部門應與專業(yè)的回收公司合作，將回收的辦公用品進行分類整理、加工處理，實現(xiàn)資源的再利用。（二）報廢1.辦公用品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應填寫辦公用品報廢申請表，注明報廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，經(jīng)部門負責人簽字審批后，報行政部門審核。2.行政部門對報廢申請表進行審核，核實情況屬實后，報公司領導審批。經(jīng)批準報廢的辦公用品，由行政部門統(tǒng)一組織處理。3.報廢辦公用品的處理方式可采用變賣、捐贈、銷毀等多種形式，確保資產(chǎn)得到合理處置。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應定期對辦公用品的采購、使用、庫存等情況進行檢查，確保辦公用品管理工作規(guī)范有序。（二）財務部門應加強對辦公用品費用的核算和監(jiān)督，定期對辦公用