文件審核合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件審核與合同管理，規(guī)范文件審核流程和合同簽訂、履行等行為，防范法律風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及的各類文件審核及合同管理活動，包括但不限于業(yè)務合同、采購合同、租賃合同、勞動合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及相關(guān)政策規(guī)定，確保文件和合同的合法性、有效性。2.審慎嚴謹原則對文件內(nèi)容和合同條款進行全面、細致的審核，避免出現(xiàn)漏洞和風險。3.流程規(guī)范原則明確文件審核和合同管理的流程，確保各項工作有序進行。4.職責明確原則清晰界定各部門及人員在文件審核和合同管理中的職責，做到責任到人。二、文件審核管理（一）文件分類1.行政文件包括公司內(nèi)部規(guī)章制度、通知、報告、請示等。2.業(yè)務文件如項目方案、業(yè)務計劃、技術(shù)文檔等。3.法律文件涉及法律事務的文件，如律師函、法律意見書等。（二）審核流程1.起草部門擬稿文件起草部門按照公司相關(guān)要求和格式規(guī)范起草文件，確保內(nèi)容準確、完整、清晰。2.部門負責人初審起草部門負責人對文件進行初步審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責和工作要求，格式是否規(guī)范等。3.歸口管理部門審核涉及特定業(yè)務領(lǐng)域的文件，由歸口管理部門進行審核。歸口管理部門應從專業(yè)角度對文件進行審查，提出審核意見。4.法務部門審核重要文件或涉及法律風險的文件，需提交法務部門審核。法務部門主要從法律合規(guī)性方面進行審查，確保文件不違反法律法規(guī)規(guī)定。5.分管領(lǐng)導審批經(jīng)上述審核環(huán)節(jié)后，文件提交分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容和公司整體工作安排，做出最終審批意見。6.編號與印發(fā)審批通過的文件進行編號，并按照公司發(fā)文流程進行印發(fā)。（三）審核要點1.合法性審核檢查文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定，避免出現(xiàn)違法違規(guī)條款。2.準確性審核確保文件中的數(shù)據(jù)、事實、表述等準確無誤，避免因信息錯誤導致工作失誤。3.完整性審核審核文件是否涵蓋了應有的內(nèi)容，各項條款是否齊全，避免出現(xiàn)重要信息缺失。4.一致性審核檢查文件與公司其他相關(guān)文件、制度是否一致，避免出現(xiàn)相互矛盾的情況。三、合同管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，提出簽訂合同的申請，并填寫合同審批表，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、價款、履行期限等內(nèi)容。2.部門負責人審核業(yè)務部門負責人對合同申請進行審核，重點審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務實際需求，條款是否合理，風險是否可控等。3.法務部門審核法務部門對合同進行全面法律審核，審查合同條款的合法性、完整性、嚴謹性，防范法律風險。重點關(guān)注合同的主要條款，如標的條款、質(zhì)量條款、價款條款、違約責任條款等。4.財務部門審核財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同財務條款符合公司財務規(guī)定和利益。5.分管領(lǐng)導審批經(jīng)法務、財務等部門審核后，合同提交分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導綜合考慮各方面因素，做出審批決定。6.簽訂合同審批通過后，由業(yè)務部門與對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同文本的準確性和完整性，雙方當事人應在合同上簽字蓋章。（二）合同履行管理1.跟蹤執(zhí)行業(yè)務部門負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況，確保合同雙方按照約定履行各自義務。2.變更管理如合同履行過程中需要變更合同條款，業(yè)務部門應及時提出變更申請，按照合同簽訂流程進行審批。變更后的合同應重新簽訂或簽訂補充協(xié)議。3.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時向公司報告，并配合法務部門進行處理。法務部門應根據(jù)糾紛情況，制定解決方案，維護公司合法權(quán)益。（三）合同歸檔管理1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，確保合同檔案的完整性。2.合同檔案應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類存放，便于查詢和使用。3.定期對合同檔案進行清查和盤點，確保合同檔案的安全和完整。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對文件審核和合同管理工作進行檢查。2.審計部門可對重要文件和合同進行專項審計，檢查其合規(guī)性和有效性。（二）考核辦法1.將文件審核和合同管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.對在文件審核和合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。3.對因工作失誤導致文件或