熱電廠辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)熱電廠辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱電廠各部門及全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品由指定部門統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，實(shí)行歸口管理。4.規(guī)范流程原則：明確辦公用品采購、使用、保管等各環(huán)節(jié)的流程和要求，確保管理工作規(guī)范有序。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門辦公用品需求計(jì)劃，編制年度、月度采購計(jì)劃。3.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作。4.定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。5.對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，統(tǒng)計(jì)分析辦公用品消耗情況。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求計(jì)劃的編制和上報(bào)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費(fèi)或挪作他用。3.做好本部門辦公用品的領(lǐng)用、保管和使用登記工作。4.配合行政管理部門做好辦公用品的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合規(guī)。2.協(xié)助行政管理部門做好辦公用品費(fèi)用的預(yù)算編制和控制工作。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。5.膠水、膠棒、修正帶、修正液等。6.計(jì)算器、算盤等。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等。3.電話機(jī)、對講機(jī)等通訊設(shè)備。4.投影儀、幕布、音響等會(huì)議設(shè)備。（三）辦公耗材類1.墨盒、硒鼓、色帶等打印機(jī)耗材。2.復(fù)印紙、打印紙等紙張耗材。3.碳粉、墨水等其他辦公耗材。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等。2.勞保用品：如安全帽、手套、工作服等。3.飲水機(jī)、茶葉、咖啡等飲品。4.綠植、花卉等裝飾用品。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工作崗位和實(shí)際需求，制定各類辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)，明確每人每月或每季度的使用額度。2.對于價(jià)格較高的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，根據(jù)使用年限和性能狀況，制定更新?lián)Q代標(biāo)準(zhǔn)。3.辦公用品標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保合理、科學(xué)。四、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃編制1.各部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門辦公用品的使用情況和下月工作計(jì)劃，填寫《辦公用品需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)行政管理部門。2.行政管理部門對各部門上報(bào)的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合庫存情況，編制年度、月度辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。（二）采購審批1.月度采購計(jì)劃經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于金額較大的辦公用品采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由熱電廠根據(jù)實(shí)際情況確定），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過。（三）采購實(shí)施1.行政管理部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，按照以下方式進(jìn)行采購：對于通用辦公用品，如辦公文具、辦公耗材等，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于專業(yè)性較強(qiáng)的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行論證，選擇具有良好信譽(yù)和售后服務(wù)的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保采購過程合法合規(guī)。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或其他不正當(dāng)利益。（四）采購驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對，確保驗(yàn)收合格。3.對于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。五、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，配備必要的貨架、貨柜等存儲(chǔ)設(shè)備，對辦公用品進(jìn)行分類存放。2.倉庫管理人員應(yīng)建立辦公用品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息，確保賬物相符。3.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政管理部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如實(shí)填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫《辦公用品盤盈盤虧報(bào)告表》，報(bào)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行處理。4.因管理不善等原因造成辦公用品損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、辦公用品的發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需要和辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，合理發(fā)放辦公用品。2.限量發(fā)放原則：對于部分辦公用品，如筆、筆記本等，實(shí)行限量發(fā)放，控制使用數(shù)量。3.以舊換新原則：對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、檔案袋等，實(shí)行以舊換新制度。（二）發(fā)放流程1.員工填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政管理部門辦公用品倉庫領(lǐng)取。2.倉庫管理人員根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請表》，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量發(fā)放辦公用品，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.對于限量發(fā)放的辦公用品，倉庫管理人員應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用申請表》上注明限量發(fā)放數(shù)量和剩余可領(lǐng)用數(shù)量。4.員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。七、辦公用品的使用與節(jié)約（一）使用要求1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，正確使用，不得隨意損壞或丟棄。2.對于辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長使用壽命。3.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的墨粉、紙張使用量，避免浪費(fèi)。4.辦公用品不得挪作他用，嚴(yán)禁私人使用公司辦公用品。（二）節(jié)約措施1.加強(qiáng)宣傳教育，提高全體員工的節(jié)約意識(shí)，倡導(dǎo)節(jié)約文化。2.定期對辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對節(jié)約使用辦公用品表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.推廣使用電子文檔，減少紙質(zhì)文件的打印和傳遞，降低紙張消耗。4.對廢舊辦公用品進(jìn)行回收利用，如將廢舊紙張、文件夾等進(jìn)行分類整理，賣給廢品回收站。八、辦公用品費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)熱電廠年度工作計(jì)劃和辦公用品使用情況，編制辦公用品費(fèi)用預(yù)算。2.辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)納入熱電廠年度財(cái)務(wù)預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過后執(zhí)行。3.行政管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制辦公用品費(fèi)用支出，不得超預(yù)算采購和使用辦公用品。（二）報(bào)銷管理1.辦公用品采購費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單、《辦公用品領(lǐng)用申請表》等相關(guān)憑證。2.報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、完整、合規(guī)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核辦公用品費(fèi)用報(bào)銷，對不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證予以退回。（三）費(fèi)用分析與控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，編制辦公用品費(fèi)用分析報(bào)告，為費(fèi)用控制提供依據(jù)。2.行政管理部門應(yīng)根據(jù)費(fèi)用分析報(bào)告，查找辦公用品管理中存在的問題，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，控制費(fèi)用支出。3.對于辦公用品費(fèi)用超預(yù)算的部門，應(yīng)要求其說明原因，并采取相應(yīng)的整改措施。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門行政管理部門負(fù)責(zé)對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公用品費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.辦公用品采購計(jì)劃的執(zhí)行情況。2.辦公用品的驗(yàn)收、保管和發(fā)放情況。3.辦公用品的使用情況，包括是否節(jié)約使用、是否挪作他用等。4.辦公用品費(fèi)用的報(bào)銷情況，是否符合規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門和財(cái)務(wù)部門定期對辦公用品管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：對各部門辦公用品使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違