藥業(yè)公司往來賬管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范藥業(yè)公司往來賬的管理，確保公司財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和完整性，加強資金管理，防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司的正常運營和健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于藥業(yè)公司及其所屬各部門、子公司與供應(yīng)商、客戶之間的往來賬款管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：往來賬管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和財務(wù)會計準(zhǔn)則，確保各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。準(zhǔn)確性原則：往來賬記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得虛報、漏報、錯報。及時性原則：往來賬的核算、結(jié)算和清理應(yīng)及時進行，避免逾期賬款的產(chǎn)生，提高資金使用效率。責(zé)任明確原則：明確各部門、崗位在往來賬管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保往來賬管理工作的有效執(zhí)行。二、往來賬的分類及核算1.應(yīng)收賬款定義：應(yīng)收賬款是指藥業(yè)公司因銷售藥品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動應(yīng)向客戶收取的款項。核算范圍：包括銷售貨款、增值稅銷項稅額、代墊運雜費等。確認(rèn)條件：在同時滿足下列條件時，確認(rèn)為應(yīng)收賬款：企業(yè)已將商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；企業(yè)既沒有保留通常與所有權(quán)相聯(lián)系的繼續(xù)管理權(quán)，也沒有對已售出的商品實施有效控制；收入的金額能夠可靠地計量；相關(guān)的經(jīng)濟利益很可能流入企業(yè)；相關(guān)的已發(fā)生或?qū)l(fā)生的成本能夠可靠地計量。賬務(wù)處理：根據(jù)銷售發(fā)票、送貨單等原始憑證，借記“應(yīng)收賬款”科目，貸記“主營業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅額）”等科目；收回款項時，借記“銀行存款”等科目，貸記“應(yīng)收賬款”科目。2.應(yīng)付賬款定義：應(yīng)付賬款是指藥業(yè)公司因購買藥品、接受勞務(wù)等經(jīng)營活動應(yīng)支付給供應(yīng)商的款項。核算范圍：包括購買貨款、增值稅進項稅額、應(yīng)付的運雜費等。確認(rèn)條件：在物資和發(fā)票賬單同時到達(dá)的情況下，應(yīng)付賬款一般待物資驗收入庫后，按發(fā)票賬單登記入賬；在所購物資已驗收入庫，但發(fā)票賬單未同時到達(dá)的情況下，企業(yè)應(yīng)付物資供應(yīng)單位的債務(wù)已經(jīng)成立，在會計期末，為了反映企業(yè)的負(fù)債情況，需要將所購物資和相關(guān)的應(yīng)付賬款暫估入賬，待下月初用紅字予以沖回。賬務(wù)處理：根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等原始憑證，借記“原材料”、“庫存商品”、“應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進項稅額）”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”科目；支付款項時，借記“應(yīng)付賬款”科目，貸記“銀行存款”等科目。3.其他應(yīng)收款定義：其他應(yīng)收款是指藥業(yè)公司除應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)付賬款等以外的其他各種應(yīng)收及暫付款項。核算范圍：包括職工借款、備用金、應(yīng)收的各種賠款、罰款、應(yīng)向職工收取的各種墊付款項等。賬務(wù)處理：發(fā)生其他應(yīng)收款項時，借記“其他應(yīng)收款”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目；收回款項時，借記“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目，貸記“其他應(yīng)收款”科目。4.其他應(yīng)付款定義：其他應(yīng)付款是指藥業(yè)公司除應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)收賬款等以外的其他各種應(yīng)付及暫收款項。核算范圍：包括應(yīng)付租入固定資產(chǎn)和包裝物的租金、存入保證金、應(yīng)付統(tǒng)籌退休金、職工未按期領(lǐng)取的工資等。賬務(wù)處理：發(fā)生其他應(yīng)付款項時，借記“銀行存款”、“管理費用”等科目，貸記“其他應(yīng)付款”科目；支付款項時，借記“其他應(yīng)付款”科目，貸記“銀行存款”等科目。三、往來賬的日常管理1.往來賬的登記財務(wù)部門應(yīng)設(shè)置專門的往來賬明細(xì)賬，按照客戶或供應(yīng)商名稱進行明細(xì)核算，詳細(xì)記錄往來賬的發(fā)生日期、憑證號碼、摘要、金額等信息。往來賬會計應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記往來賬，確保賬賬相符、賬證相符。對于涉及外幣的往來賬，應(yīng)按照國家外匯管理規(guī)定和公司外幣核算辦法進行折算和登記。2.往來賬的核對定期核對：財務(wù)部門應(yīng)每月與客戶、供應(yīng)商進行往來賬核對，編制往來賬余額調(diào)節(jié)表，查明差異原因，及時進行調(diào)整。對于核對無誤的往來賬，雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。不定期核對：在特殊情況下，如發(fā)生重大業(yè)務(wù)變動、客戶或供應(yīng)商提出疑問等，應(yīng)及時進行往來賬核對，確保往來賬的準(zhǔn)確性。內(nèi)部核對：財務(wù)部門應(yīng)定期與銷售、采購等相關(guān)部門進行內(nèi)部核對，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與往來賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。3.往來賬的清理建立往來賬清理機制：財務(wù)部門應(yīng)定期對往來賬進行清理，制定清理計劃，明確清理責(zé)任人和清理期限。逾期賬款管理：對于逾期未收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時進行催收，分析原因，采取相應(yīng)的措施，如與客戶溝通協(xié)商、發(fā)送催款函、采取法律手段等。對于逾期未支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，說明原因，爭取寬限期或協(xié)商解決方案。壞賬處理：對于確實無法收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)按照公司壞賬管理制度的規(guī)定，進行壞賬核銷。壞賬核銷應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保壞賬核銷的真實性和合理性。四、往來賬的審批流程1.應(yīng)收賬款的審批流程銷售部門在簽訂銷售合同前，應(yīng)對客戶的信用狀況進行調(diào)查和評估，確定信用額度和信用期限。銷售合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)合同條款和信用政策，對銷售業(yè)務(wù)進行審核，確認(rèn)應(yīng)收賬款的金額、賬期等信息。發(fā)貨時，倉庫部門應(yīng)根據(jù)銷售部門開具的發(fā)貨單進行發(fā)貨，并在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)。財務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨單和銷售發(fā)票，確認(rèn)應(yīng)收賬款的增加，并進行賬務(wù)處理。應(yīng)收賬款的催收工作由銷售部門負(fù)責(zé)。銷售部門應(yīng)定期對應(yīng)收賬款進行催收，及時反饋催收情況。對于逾期未收回的應(yīng)收賬款，銷售部門應(yīng)填寫《應(yīng)收賬款催收報告》，詳細(xì)說明催收過程、客戶情況、逾期原因等，提交給財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門根據(jù)《應(yīng)收賬款催收報告》，對逾期賬款進行分析和評估，制定相應(yīng)的催收措施。對于需要采取法律手段的逾期賬款，應(yīng)及時提交給公司法律顧問，按照法律程序進行處理。2.應(yīng)付賬款的審批流程采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽等進行調(diào)查和評估，確定采購價格、付款方式、付款期限等條款。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)合同條款和公司資金狀況，對采購業(yè)務(wù)進行審核，確認(rèn)應(yīng)付賬款的金額、賬期等信息。收到貨物時，倉庫部門應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨單進行驗收，并在驗收單上簽字確認(rèn)。財務(wù)部門根據(jù)驗收單和采購發(fā)票，確認(rèn)應(yīng)付賬款的增加，并進行賬務(wù)處理。應(yīng)付賬款的支付由財務(wù)部門負(fù)責(zé)。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和付款期限，編制付款計劃，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。付款時，財務(wù)部門應(yīng)審核付款申請單、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款的審批流程其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款的發(fā)生，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和金額大小，按照公司內(nèi)部審批制度的規(guī)定，進行審批。對于職工借款、備用金等其他應(yīng)收款，借款人應(yīng)填寫借款申請單，注明借款用途、金額、還款期限等信息，提交給部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門審批。財務(wù)部門審核通過后，辦理借款手續(xù)，并進行賬務(wù)處理。對于應(yīng)付租入固定資產(chǎn)和包裝物的租金、存入保證金等其他應(yīng)付款，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫付款申請單，注明付款事項、金額、付款期限等信息，提交給財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門審核通過后，辦理付款手續(xù)，并進行賬務(wù)處理。五、往來賬的風(fēng)險管理1.信用風(fēng)險建立客戶信用評估體系：銷售部門應(yīng)定期對客戶的信用狀況進行評估，根據(jù)客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等因素，確定客戶的信用等級和信用額度。加強信用風(fēng)險管理：財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注客戶的信用狀況變化，及時調(diào)整信用額度和信用期限。對于信用狀況惡化的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如減少發(fā)貨量、加強催收力度等。建立壞賬準(zhǔn)備制度：財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)會計準(zhǔn)則的規(guī)定，合理計提壞賬準(zhǔn)備，以應(yīng)對可能發(fā)生的壞賬損失。壞賬準(zhǔn)備的計提應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款的賬齡、客戶信用狀況等因素進行綜合考慮。2.資金風(fēng)險合理安排資金：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營計劃和資金狀況，合理安排往來賬的結(jié)算和支付，確保資金的合理使用和周轉(zhuǎn)。加強資金監(jiān)控：財務(wù)部門應(yīng)建立資金監(jiān)控體系，實時監(jiān)控往來賬的資金流動情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金風(fēng)險問題。防范資金鏈斷裂：公司應(yīng)加強對資金鏈的管理，確保公司的資金鏈安全。在往來賬管理中，應(yīng)避免過度依賴單一客戶或供應(yīng)商，合理控制應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的規(guī)模和賬期。3.法律風(fēng)險規(guī)范合同管理：銷售、采購等部門在簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門備案。加強法律意識：公司全體員工應(yīng)增強法律意識，遵守國家法律法規(guī)，避免因違規(guī)操作而引發(fā)法律風(fēng)險。在往來賬管理中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進行賬務(wù)處理和結(jié)算。妥善處理糾紛：對于往來賬糾紛，應(yīng)及時采取有效的解決措施，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。在處理糾紛過程中，應(yīng)注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對往來賬管理情況進行審計，檢查往來賬的核算、登記、核對、清理等工作是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。內(nèi)部審計部門應(yīng)重點關(guān)注往來賬的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，以及往來賬管理中的風(fēng)險控制情況。對于發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時向公司管理層報告。2.績效考核建立往來賬管理績效考