基礎(chǔ)公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范基礎(chǔ)公司辦公室工作秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。本制度旨在明確辦公室人員的職責(zé)與行為規(guī)范，營造良好的工作環(huán)境，提升公司整體運(yùn)營效能，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)有序進(jìn)行，符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于基礎(chǔ)公司辦公室全體工作人員，包括但不限于行政人員、秘書、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司各項(xiàng)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范辦公室人員行為，保障工作有序開展。3.效率原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，以最小的投入獲得最大的工作產(chǎn)出。4.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員配置，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保各部門之間聯(lián)系緊密、溝通順暢，同時(shí)保證辦公空間的合理利用。2.明確劃分公共辦公區(qū)域、部門辦公區(qū)域、會(huì)議室、休息區(qū)等功能區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.制定辦公區(qū)域衛(wèi)生值日表，安排專人負(fù)責(zé)每日的清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保辦公環(huán)境整潔干凈。2.定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括門窗玻璃、辦公家具、電器設(shè)備等的清潔，保持辦公環(huán)境的良好形象。3.在辦公區(qū)域設(shè)置垃圾桶，并及時(shí)清理垃圾，保持環(huán)境整潔。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔雜物。（三）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范意識(shí)，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其性能良好。2.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備，防止火災(zāi)事故的發(fā)生。3.妥善保管公司重要文件、資料和財(cái)物，加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的門禁管理，非本公司人員進(jìn)入需經(jīng)批準(zhǔn)并登記。三、辦公用品管理（一）采購1.根據(jù)公司實(shí)際需求，由辦公室定期編制辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。采購過程中要嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.建立辦公用品供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等情況，以便進(jìn)行評(píng)估和選擇。（二）領(lǐng)用1.設(shè)立辦公用品領(lǐng)用登記制度，員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)需填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后到辦公室領(lǐng)取。2.辦公室人員按照申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量等，以便進(jìn)行庫存管理和成本核算。（三）庫存管理1.定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。及時(shí)清理積壓、過期的辦公用品，并做好相應(yīng)的處理工作。2.根據(jù)辦公用品的使用情況和庫存數(shù)量，合理調(diào)整采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)和短缺現(xiàn)象的發(fā)生。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行。文件起草要語言規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，審核要認(rèn)真細(xì)致，確保文件質(zhì)量。2.建立文件分類管理制度，按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，便于查找和使用。重要文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，并建立文件索引。3.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，根據(jù)文件內(nèi)容確定傳閱對(duì)象，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱過程中要做好登記，跟蹤文件的傳閱情況，防止文件丟失或延誤。（二）檔案管理1.明確檔案管理的職責(zé)和范圍，包括公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄等資料的收集、整理、歸檔和保管。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，并建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。3.加強(qiáng)檔案的安全保管，確保檔案的完整性和保密性。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.嚴(yán)格檔案借閱制度，借閱檔案需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議組織1.根據(jù)公司工作需要，由辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等的確定。2.提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息，確保參會(huì)人員能夠提前做好準(zhǔn)備。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前提醒參會(huì)人員。（二）會(huì)議記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，便于查閱和存檔。2.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后，分發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門，并督促?zèng)Q議事項(xiàng)的執(zhí)行。（三）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會(huì)場(chǎng)，保持會(huì)議秩序。3.認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、做與會(huì)議無關(guān)的事情。六、印章管理（一）印章種類與保管1.公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人使用。（二）印章使用1.建立印章使用審批制度，使用印章時(shí)需填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可使用印章。2.印章使用過程中，應(yīng)在印章使用登記表上進(jìn)行登記，記錄印章使用的詳細(xì)情況。印章使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還保管人員，并做好交接手續(xù)。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需在空白文件上加蓋印章，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。七、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，由辦公室負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度安排。建立車輛使用登記制度，詳細(xì)記錄車輛的使用時(shí)間、使用部門、使用人、行駛里程、事由等信息。2.優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動(dòng)和緊急任務(wù)的用車需求。對(duì)于一般性公務(wù)用車，應(yīng)合理安排，提高車輛使用效率。（二）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.制定車輛定期維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保車輛性能良好，安全可靠。車輛維護(hù)保養(yǎng)工作應(yīng)按照車輛使用說明書和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，由專業(yè)維修人員負(fù)責(zé)實(shí)施。2.定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查，包括車輛外觀、內(nèi)飾、輪胎、剎車、機(jī)油、水箱等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除故障隱患。對(duì)于車輛出現(xiàn)的較大故障或事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并做好相關(guān)記錄。（三）駕駛員管理1.駕駛員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和駕駛技能，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高駕駛員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.駕駛員應(yīng)做好車輛的日常清潔和保養(yǎng)工作，保持車輛整潔衛(wèi)生。嚴(yán)格遵守車輛使用規(guī)定，不得擅自將車輛轉(zhuǎn)借他人或用于非公務(wù)活動(dòng)。八、考勤管理（一）考勤制度1.公司實(shí)行正常工作日制度，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。具體工作時(shí)間按照國家規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。2.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守考勤打卡制度，通過打卡記錄出勤情況。如因特殊原因未能按時(shí)打卡，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并填寫補(bǔ)卡申請(qǐng)表。（二）請(qǐng)假制度1.員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假事由、請(qǐng)假時(shí)間、預(yù)計(jì)銷假時(shí)間等信息，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.請(qǐng)假在一天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；請(qǐng)假在一天以上三天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；請(qǐng)假在三天以上的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工請(qǐng)假獲批后，應(yīng)將請(qǐng)假申請(qǐng)表交辦公室備案。請(qǐng)假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便公司聯(lián)系。如需延長(zhǎng)請(qǐng)假時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。（三）考勤統(tǒng)計(jì)與公示1.辦公室每月定期對(duì)員工的考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，核實(shí)請(qǐng)假、遲到、早退、曠工等情況，并將考勤結(jié)果進(jìn)行公示。2.對(duì)于考勤異常的情況，辦公室應(yīng)及時(shí)與相關(guān)員工和部門進(jìn)行溝通核實(shí)，并按照公