小公司辦公物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公物品的管理，規(guī)范辦公物品的采購(gòu)、使用、保管及報(bào)廢等流程，合理控制辦公成本，提高辦公效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內(nèi)的所有辦公物品。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理安排辦公物品的采購(gòu)，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公物品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。3.歸口管理原則：辦公物品的采購(gòu)、使用、保管等工作由行政部門歸口管理，各部門配合執(zhí)行。4.責(zé)任到人原則：明確辦公物品使用人員的責(zé)任，確保辦公物品的安全、完整和有效使用。二、辦公物品的分類與編號(hào)（一）分類1.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜等。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。3.文具用品：如筆、紙、筆記本、文件夾等。4.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙等。5.其他用品：如綠植、清潔用品、飲用水等。（二）編號(hào)為便于辦公物品的管理和盤點(diǎn)，對(duì)各類辦公物品進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.辦公家具：以“J”開頭，后跟三位數(shù)字，如“J001”表示第一張辦公桌。2.辦公設(shè)備：以“S”開頭，后跟三位數(shù)字，如“S001”表示第一臺(tái)電腦。3.文具用品：以“W”開頭，后跟三位數(shù)字，如“W001”表示第一支筆。4.辦公耗材：以“H”開頭，后跟三位數(shù)字，如“H001”表示第一個(gè)墨盒。5.其他用品：以“Q”開頭，后跟三位數(shù)字，如“Q001”表示第一盆綠植。三、辦公物品的采購(gòu)（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的合理性、必要性以及庫(kù)存情況等。對(duì)于庫(kù)存充足或可通過調(diào)配解決的辦公物品，行政部門有權(quán)不予批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)。（二）采購(gòu)流程1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)采購(gòu)。行政部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保采購(gòu)的辦公物品符合公司要求。2.對(duì)于批量采購(gòu)或金額較大的辦公物品，行政部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式進(jìn)行采購(gòu)，以獲取最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格和服務(wù)。在采購(gòu)過程中，應(yīng)簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保辦公物品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。對(duì)于采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效的解決措施，保障公司利益。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)辦公物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保辦公物品符合要求。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公物品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理，并做好記錄。四、辦公物品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公物品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于領(lǐng)用金額較大或涉及重要辦公物品的領(lǐng)用申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工憑審批通過的《辦公物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門領(lǐng)取辦公物品。行政部門發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，對(duì)辦公物品進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公物品領(lǐng)用登記表》上做好記錄，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、辦公物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公家具：根據(jù)員工崗位和工作需要，合理配置辦公家具，原則上每人一套辦公桌、辦公椅、文件柜等。如有特殊情況需要增加辦公家具，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門批準(zhǔn)。2.辦公設(shè)備：根據(jù)工作需要，為員工配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。辦公設(shè)備的配備標(biāo)準(zhǔn)由行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.文具用品：文具用品的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，限量發(fā)放。如筆、筆記本等文具用品，每人每月領(lǐng)用數(shù)量不得超過一定標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門制定并公布。4.辦公耗材：辦公耗材的領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行發(fā)放，如墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙等。行政部門應(yīng)建立辦公耗材使用臺(tái)賬，定期統(tǒng)計(jì)各部門辦公耗材的使用情況，合理控制辦公耗材的消耗。五、辦公物品的保管（一）保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)辦公物品的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物區(qū)域，對(duì)辦公物品進(jìn)行分類存放，并指定專人負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公物品的保管，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公物品的登記、保管和維護(hù)等工作，確保辦公物品的安全、完整和有效使用。3.辦公物品使用人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)用的辦公物品，不得隨意丟棄、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如因個(gè)人原因造成辦公物品丟失、損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。（二）倉(cāng)庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)內(nèi)容包括辦公物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存放位置等信息。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保辦公物品的存放環(huán)境良好。對(duì)于易受潮、易損壞的辦公物品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防火等措施進(jìn)行保管。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，不得擅自離崗、串崗，不得隨意將辦公物品帶出倉(cāng)庫(kù)。對(duì)于出入庫(kù)的辦公物品，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，做好記錄。（三）辦公物品的維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公家具、辦公設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保其正常使用。如發(fā)現(xiàn)辦公家具、辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門辦公物品的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，如定期清潔辦公家具、檢查辦公設(shè)備的運(yùn)行情況等。對(duì)于因使用不當(dāng)造成辦公物品損壞的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并協(xié)助維修人員進(jìn)行維修。3.辦公耗材的使用應(yīng)按照產(chǎn)品說明書的要求進(jìn)行操作，避免浪費(fèi)和損壞。對(duì)于已使用完的辦公耗材，應(yīng)及時(shí)更換，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。六、辦公物品的借用與歸還（一）借用流程1.員工因工作需要借用公司其他部門或員工的辦公物品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公物品借用申請(qǐng)表》，注明借用辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限、用途等信息，并提交至物品所屬部門負(fù)責(zé)人審批。2.物品所屬部門負(fù)責(zé)人對(duì)借用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于借用金額較大或涉及重要辦公物品的借用申請(qǐng)，物品所屬部門負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借用人員憑審批通過的《辦公物品借用申請(qǐng)表》到物品所屬部門領(lǐng)取辦公物品。物品所屬部門發(fā)放人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，對(duì)辦公物品進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公物品借用登記表》上做好記錄，注明借用日期、借用人、辦公物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限等信息。（二）歸還要求1.借用人員應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還所借用的辦公物品。如需延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前向物品所屬部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.借用人員歸還辦公物品時(shí)，應(yīng)確保辦公物品完好無損。如發(fā)現(xiàn)辦公物品有損壞或丟失的情況，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。物品所屬部門發(fā)放人員應(yīng)對(duì)歸還的辦公物品進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《辦公物品借用登記表》上注明歸還日期，并辦理歸還手續(xù)。七、辦公物品的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.辦公物品已達(dá)到規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修的。2.辦公物品因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用公司工作需要的。3.辦公物品因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。4.其他符合報(bào)廢條件的辦公物品。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.各部門或辦公物品使用人員發(fā)現(xiàn)辦公物品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《辦公物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明報(bào)廢辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對(duì)各部門提交的報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報(bào)廢辦公物品的實(shí)際情況、報(bào)廢原因的合理性等。對(duì)于報(bào)廢金額較大或涉及重要辦公物品的報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的報(bào)廢辦公物品，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等。對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢辦公物品，行政部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式進(jìn)行變賣，以獲取一定的經(jīng)濟(jì)收益。對(duì)于無使用價(jià)值的報(bào)廢辦公物品，行政部門應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理，如拆解、銷毀等，確保其不會(huì)對(duì)環(huán)境造成污染。2.行政部門應(yīng)建立辦公物品報(bào)廢處置臺(tái)賬，詳細(xì)記錄報(bào)廢辦公物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、報(bào)廢日期、處置方式、處置收入等信息，確保報(bào)廢處置工作的規(guī)范、透明。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公物品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公物品的采購(gòu)是否符合規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.辦公物品的領(lǐng)用是否按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行。3.辦公物品的保管是否妥善，是否存在丟失、損壞等情況。4.辦公物品的借用與歸還是否符合規(guī)定的流程和要求。5.辦公物品的報(bào)廢與處置是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對(duì)辦公物品的管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為[具體周期]。檢查內(nèi)容包括辦公物品的庫(kù)存盤點(diǎn)、使用情況、維護(hù)保養(yǎng)等方面。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)各部門辦公物品的管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查辦公物品的領(lǐng)用、保管、借用等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)辦公物品管理中的突出問題或重點(diǎn)事項(xiàng)，行政部門組織開展專項(xiàng)檢查，深入查找問題原因，提出改進(jìn)措施，確保辦公物品管理制度的有效執(zhí)行。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反辦公物品管理制度的行為，行政部門應(yīng)及