工程資料無(wú)紙化管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司工程資料管理，提高工程資料管理效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)工程資料的電子化存儲(chǔ)、傳輸和共享，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)工程資料的管理，包括但不限于項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。（三）基本原則1.合法性原則：工程資料的無(wú)紙化管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保資料的真實(shí)性、完整性和有效性。2.準(zhǔn)確性原則：工程資料應(yīng)準(zhǔn)確反映工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字清晰、圖表規(guī)范，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。3.安全性原則：建立健全工程資料的安全保密機(jī)制，確保資料的存儲(chǔ)、傳輸和使用過(guò)程中的安全性，防止資料泄露、篡改或丟失。4.便捷性原則：通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)工程資料的電子化管理，提高資料的檢索、查詢(xún)和利用效率，方便項(xiàng)目各參與方之間的溝通與協(xié)作。5.可持續(xù)性原則：工程資料無(wú)紙化管理應(yīng)具有可持續(xù)性，隨著信息技術(shù)的發(fā)展不斷優(yōu)化和完善，適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、管理職責(zé)（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)工程資料無(wú)紙化管理制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。2.提供工程資料無(wú)紙化管理所需的資源支持，包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人員培訓(xùn)等。3.監(jiān)督工程資料無(wú)紙化管理工作的開(kāi)展情況，確保制度的有效執(zhí)行。（二）工程管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定工程資料無(wú)紙化管理的具體實(shí)施細(xì)則和操作流程。2.組織工程資料的收集、整理、審核和歸檔工作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)工程資料電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.指導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目各參與方的工程資料無(wú)紙化管理工作，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（三）項(xiàng)目各參與方1.負(fù)責(zé)本單位在工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的各類(lèi)工程資料的收集、整理、審核和上傳工作，確保資料符合公司工程資料無(wú)紙化管理的要求。2.按照公司規(guī)定的格式和流程，及時(shí)將工程資料提交給工程管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。3.配合工程管理部門(mén)做好工程資料的查詢(xún)、借閱和使用工作，不得擅自修改或刪除已歸檔的工程資料。（四）信息技術(shù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)提供工程資料無(wú)紙化管理所需的信息技術(shù)支持，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施的維護(hù)和管理。2.開(kāi)發(fā)或選用適合公司工程資料管理的電子化軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的功能滿(mǎn)足工程資料管理的需求。3.對(duì)工程資料電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、工程資料的分類(lèi)與編碼（一）分類(lèi)原則工程資料按照工程項(xiàng)目的階段、性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，確保分類(lèi)清晰、便于管理和查詢(xún)。（二）分類(lèi)方法1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工過(guò)程記錄：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：包括工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定報(bào)告、功能性試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理報(bào)告等。5.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專(zhuān)業(yè)的竣工圖。6.其他資料：包括工程合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、工程照片、影像資料等。（三）編碼規(guī)則為便于工程資料的電子化管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)工程資料進(jìn)行編碼。編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，由字母和數(shù)字組成，具體規(guī)則如下：1.一級(jí)編碼：代表工程資料的分類(lèi)類(lèi)別，用大寫(xiě)字母表示，如“XQ”表示項(xiàng)目前期文件，“SJ”表示設(shè)計(jì)文件，“SG”表示施工過(guò)程記錄等。2.二級(jí)編碼：代表一級(jí)編碼下的具體子類(lèi)，用兩位數(shù)字表示，如“XQ01”表示項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)，“SJ01”表示初步設(shè)計(jì)文件等。3.三級(jí)編碼：代表二級(jí)編碼下的具體文件或記錄，用三位數(shù)字表示，如“XQ01001”表示項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件，“SJ01001”表示初步設(shè)計(jì)文件的第一頁(yè)等。4.四級(jí)編碼：對(duì)于一些需要進(jìn)一步細(xì)分的文件或記錄，可設(shè)置四級(jí)編碼，用三位數(shù)字表示，如“SG01001001”表示某分項(xiàng)工程的施工技術(shù)交底記錄的第一頁(yè)等。（四）編碼維護(hù)工程資料編碼應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有新增或變更工程資料分類(lèi)，需及時(shí)對(duì)編碼規(guī)則進(jìn)行調(diào)整，并通知相關(guān)部門(mén)和人員。同時(shí)，應(yīng)建立編碼與工程資料內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系表，便于查詢(xún)和使用。四、工程資料的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目各參與方應(yīng)按照工程進(jìn)度和相關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集本單位在工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的各類(lèi)工程資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.工程資料應(yīng)采用電子文檔形式進(jìn)行收集，文檔格式應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，如PDF、DOC、XLS、JPEG等。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行掃描或拍照，轉(zhuǎn)換為電子文檔后提交，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。（二）整理要求1.工程資料應(yīng)按照分類(lèi)和編碼規(guī)則進(jìn)行整理，確保資料的分類(lèi)準(zhǔn)確、編碼唯一。2.每份工程資料應(yīng)包含完整的文件信息，如文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、編制單位、編制人等，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行填寫(xiě)。3.對(duì)于同一類(lèi)工程資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排序，便于查閱和管理。4.工程資料應(yīng)建立相應(yīng)的目錄清單，目錄應(yīng)包含資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、存儲(chǔ)位置等信息，方便快速檢索。（三）審核要求1.工程資料收集整理完成后，應(yīng)由本單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于重要的工程資料，如涉及工程質(zhì)量、安全、造價(jià)等方面的資料，應(yīng)提交工程管理部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可進(jìn)行歸檔。3.審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)資料存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)返回編制單位進(jìn)行修改和完善，直至審核通過(guò)。五、工程資料的電子化存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的工程資料電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)和管理各類(lèi)工程資料。存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份、檢索、共享等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的容量和性能，并具備數(shù)據(jù)冗余和容錯(cuò)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)配備安全防護(hù)設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（二）存儲(chǔ)方式1.工程資料應(yīng)按照分類(lèi)和編碼規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，每個(gè)文件夾對(duì)應(yīng)一個(gè)一級(jí)編碼，文件夾內(nèi)的子文件夾對(duì)應(yīng)二級(jí)編碼，以此類(lèi)推，確保存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)清晰。2.每份工程資料應(yīng)按照其編號(hào)進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中，文件名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別。3.對(duì)于一些大型的工程資料，如竣工圖、影像資料等，可采用分卷存儲(chǔ)的方式，并在文件名中注明卷號(hào)和總卷數(shù)。（三）存儲(chǔ)備份1.工程資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)資料的重要性和變更情況確定，一般每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)演練，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。六、工程資料的檢索與利用（一）檢索方式1.工程資料電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按分類(lèi)檢索、按編碼檢索等，方便用戶(hù)快速查找所需資料。2.用戶(hù)可通過(guò)輸入資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、編制單位等關(guān)鍵詞進(jìn)行模糊檢索，系統(tǒng)將自動(dòng)列出相關(guān)的工程資料清單。3.也可按照工程資料的分類(lèi)和編碼進(jìn)行逐級(jí)檢索，直接定位到所需資料的存儲(chǔ)位置。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)工程資料的性質(zhì)和保密要求，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保資料的合理使用和安全保密。2.一般情況下，公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要查詢(xún)和借閱本項(xiàng)目的工程資料，但涉及機(jī)密的資料應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.對(duì)于外部單位或個(gè)人需要查閱工程資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議，確保資料的安全。（三）借閱管理1.工程資料的借閱應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到工程管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限應(yīng)根據(jù)資料的重要性和使用需求確定，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的工程資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播，歸還時(shí)應(yīng)確保資料的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。七、工程資料的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)工程資料電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)賬號(hào)和密碼，定期更換密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。2.對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，記錄用戶(hù)的操作行為和系統(tǒng)運(yùn)行日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.安裝防病毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（二）保密制度1.明確工程資料的保密范圍和保密責(zé)任，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和項(xiàng)目機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.與接觸工程資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)保密人員的教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。3.嚴(yán)格控制工程資料的傳播和使用范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將資料提供給外部單位或個(gè)人，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸敏感資料。（三）應(yīng)急處理1.制定工程資料安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故或泄密事件時(shí)能夠及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力，減少事故損失。3.一旦發(fā)生安全事故或泄密事件，應(yīng)立即停止相關(guān)操作，采取措施防止損失擴(kuò)大，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.工程資料無(wú)紙化管理制度和操作流程培訓(xùn)，使員工了解制度要求和工作規(guī)范。2.電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，包括系統(tǒng)登錄、資料上傳、檢索查詢(xún)、借閱管理等功能的操作方法。3.工程資料分類(lèi)與編碼規(guī)則培訓(xùn)，確保員工能夠正確分類(lèi)和編碼工程資料。4.安全保密知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的安全保密意識(shí)和防范能力。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行授課，講解工程資料無(wú)紙化管理的相關(guān)知識(shí)和技能。2.開(kāi)展在線培訓(xùn)，通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布培訓(xùn)資料和視頻教程，供員工自主學(xué)習(xí)。3.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，由工程管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)員工在實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)解答和指導(dǎo)。（三）考核機(jī)制1.建立工程資料無(wú)紙化管理考核機(jī)制，對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核