小公司采購付款管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范小公司采購付款流程，加強采購付款管理，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和資金使用的合理性，保障公司利益，提高采購效率，促進公司業(yè)務健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購項目的付款管理，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策規(guī)定。合規(guī)性原則：嚴格按照公司制定的采購流程和財務制度執(zhí)行付款操作。準確性原則：確保采購合同、發(fā)票等相關憑證信息準確無誤，付款金額與實際采購情況相符。及時性原則：在規(guī)定的付款期限內完成付款，維護公司良好的商業(yè)信譽。責任明確原則：明確采購、財務、審批等各環(huán)節(jié)人員的職責，確保付款流程順暢，責任可追溯。二、采購付款流程1.采購申請需求提出：各部門根據業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算等信息，并經部門負責人審核簽字。審批流程：采購申請表提交至采購部門，采購部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，審核通過后報分管領導審批。對于金額較大或特殊的采購項目，需經總經理審批。2.供應商選擇與采購合同簽訂供應商篩選：采購部門根據采購申請，通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式，選擇合適的供應商。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，建立供應商檔案。采購合同簽訂：與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，報公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給財務部門、需求部門等相關部門。3.采購驗收到貨通知：采購部門在采購合同約定的交貨日期前，通知供應商發(fā)貨，并跟蹤貨物運輸情況。貨物到達公司后，采購部門及時通知需求部門進行驗收。驗收標準：需求部門按照采購合同約定的質量標準對采購物品或服務進行驗收。對于驗收合格的，需求部門在驗收單上簽字確認；對于驗收不合格的，需求部門應及時與供應商溝通協(xié)商解決，如要求供應商補貨、換貨、退貨或采取其他補救措施。驗收單經需求部門負責人審核后，報采購部門備案。4.發(fā)票開具與審核發(fā)票開具：供應商應在交貨并驗收合格后，按照合同約定及時開具發(fā)票。發(fā)票內容應與采購合同、驗收單一致，包括貨物或服務的名稱、規(guī)格、數量、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票審核：財務部門收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內容包括發(fā)票的格式、印章、內容、稅率、稅額計算等是否符合規(guī)定。對于審核通過的發(fā)票，財務部門在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已審核”章，并登記發(fā)票信息；對于審核不通過的發(fā)票，財務部門應及時與供應商聯系，要求其重新開具發(fā)票。5.付款申請與審批付款申請：采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫付款申請表，詳細說明采購項目名稱、供應商名稱、合同編號、付款金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證。付款申請表經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。付款審批：財務部門對付款申請表及相關憑證進行審核，核實采購項目的真實性、付款金額的準確性、付款方式和期限是否符合合同約定等。審核通過后，付款申請表報分管領導審批。對于金額較大或特殊的付款項目，需經總經理審批。6.付款執(zhí)行付款指令下達：經審批通過的付款申請表，財務部門根據付款方式和期限，下達付款指令。對于銀行轉賬付款的，財務部門按照付款申請表填寫的收款賬戶信息，辦理轉賬手續(xù)；對于支票付款的，財務部門開具支票，并在支票登記簿上登記相關信息；對于現金付款的，財務部門按照公司現金管理規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款記錄與歸檔：財務部門在完成付款操作后，及時記錄付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等信息，并將付款申請表、采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證進行歸檔保存，以便日后查詢和審計。三、采購付款方式1.銀行轉賬對于金額較大、交易頻繁、信用良好的供應商，優(yōu)先采用銀行轉賬方式付款。銀行轉賬應通過公司基本賬戶或一般賬戶進行，確保資金流向清晰、可追溯。在辦理銀行轉賬付款時，財務部門應準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，確保轉賬金額準確無誤。轉賬成功后，及時獲取銀行轉賬回單，并與付款申請表進行核對。2.支票對于一些小額采購或與本地供應商的交易，可根據實際情況采用支票付款方式。支票應按照規(guī)定填寫，確保支票內容完整、準確、清晰。開具支票時，財務部門應在支票登記簿上詳細記錄支票號碼、收款單位名稱、金額、用途、開具日期等信息。支票交付給供應商時，應要求供應商在支票存根上簽字確認。3.現金現金付款應嚴格按照公司現金管理規(guī)定執(zhí)行，一般僅限于支付金額較小、不適合采用銀行轉賬或支票付款的采購項目。在進行現金付款時，財務部門應確保現金來源合法合規(guī)，并由專人負責辦理。付款后，及時取得供應商開具的收款收據，并在收據上加蓋“現金付訖”章。四、采購付款期限1.合同約定付款期限采購付款期限應根據采購合同約定執(zhí)行。合同中應明確規(guī)定付款方式、付款期限等條款，雙方應嚴格按照合同約定履行付款義務。2.逾期付款處理如因公司原因未能在合同約定的付款期限內付款，財務部門應及時與供應商溝通協(xié)商，爭取供應商的理解和支持。對于逾期付款可能產生的違約金或利息等費用，公司應按照合同約定承擔相應責任。同時，財務部門應將逾期付款情況及時反饋給采購部門和相關領導，以便采取措施避免類似情況再次發(fā)生。五、采購付款審批權限1.分管領導審批權限對于金額在[X]元以下的采購付款申請，由分管領導審批。分管領導應重點審核采購項目的必要性、合理性、付款金額的準確性以及付款方式和期限是否符合合同約定等。2.總經理審批權限對于金額在[X]元以上（含[X]元）的采購付款申請，需經總經理審批?？偨浝響鎸彶椴少忢椖康恼w情況，包括采購預算、資金安排、對公司業(yè)務的影響等，確保采購付款決策符合公司戰(zhàn)略和利益。六、采購付款風險管理1.供應商風險供應商資質風險：加強對供應商的資質審核，確保供應商具備合法經營資格和良好的信譽。定期對供應商進行評估和更新，避免與存在不良記錄或經營狀況不佳的供應商合作。供應商違約風險：在采購合同中明確約定供應商的違約責任，如交貨延遲、質量不合格、未按合同約定開具發(fā)票等情況下應承擔的責任。加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現并解決供應商違約問題。2.合同風險合同條款風險：采購合同應明確、詳細地約定各項條款，特別是付款方式、付款期限、質量標準、違約責任等關鍵條款。合同簽訂前，應經公司法律顧問審核，確保合同合法合規(guī)，避免因合同條款不明確或不合理而引發(fā)的風險。合同變更風險：如采購合同需要變更，應按照合同簽訂流程重新進行審批，并簽訂補充協(xié)議。變更后的合同條款應明確、清晰，避免因合同變更引發(fā)的糾紛和風險。3.財務風險資金風險：合理安排采購資金，確保公司資金鏈的穩(wěn)定。根據采購合同約定的付款期限和金額，提前做好資金預算和資金安排，避免因資金不足而導致逾期付款或影響公司正常運營。稅務風險：加強對發(fā)票的審核和管理，確保發(fā)票的真實性、合法性和完整性。按照國家稅收法規(guī)規(guī)定，正確計算和繳納各項稅費，避免因稅務問題給公司帶來損失。七、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購付款業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購付款流程是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、付款金額是否準確、相關憑證是否完整等。對于審計中發(fā)現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.財務監(jiān)督財務部門作為采購付款的執(zhí)行部門，應加強對采購付款業(yè)務的日常監(jiān)督。嚴格按照財務制度和審批流程進行付款操作，對付款憑證進行認真審核，確保資金使用的合理性和準確性。定期對采購付款情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現異常情況并向相關部門報告。3.采購部門自查采購部門應定期對采購付款業(yè)務進行自查，檢查采購合同的執(zhí)行情況、供應商管理情況、