政府辦文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政府辦文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高工作效率，充分發(fā)揮文件檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府辦各科室及所屬單位在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政府辦文件檔案由專門的檔案管理機構或人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。文件檔案應如實反映工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.規(guī)范性原則。文件檔案管理應遵循國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。4.服務利用原則。文件檔案管理應便于查閱和利用，為政府工作提供有力支持。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.各科室負責文件的起草工作，文件內(nèi)容應符合黨的路線、方針、政策和國家法律法規(guī)，觀點明確，條理清晰，文字簡潔。2.起草完成的文件應經(jīng)科室負責人審核，重要文件還應經(jīng)分管領導審核把關，確保文件質(zhì)量。（二）文件的簽發(fā)1.文件審核通過后，由辦公室主任或授權的副主任簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見。2.涉及重大事項、重要政策的文件，應經(jīng)政府主要領導簽發(fā)。（三）文件的印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由辦公室文印室負責印發(fā)。文印室應按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行印制，確保文件清晰、整潔。2.文件印發(fā)后，文印室應及時將文件分發(fā)到各科室和相關單位，并做好登記工作。（四）文件的傳閱1.文件傳閱應遵循“高效、及時、準確”的原則，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)傳達到相關人員。2.傳閱文件應使用專門的傳閱夾，由專人負責傳遞，不得橫傳。傳閱人員應在傳閱單上簽字，注明傳閱時間。3.對于緊急文件，應優(yōu)先傳閱，并及時反饋傳閱情況。（五）文件的歸檔1.文件辦理完畢后，承辦科室應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.每年年底，各科室應將本年度歸檔文件移交辦公室檔案管理機構統(tǒng)一保管。（六）文件的保密1.政府辦工作人員應嚴格遵守文件保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應按照相關保密規(guī)定進行管理。3.文件查閱、借閱應嚴格履行審批手續(xù)，確保文件安全。三、檔案管理（一）檔案的收集1.辦公室檔案管理機構應定期收集各科室和所屬單位的檔案，確保檔案的及時歸檔。2.對于重要活動、重大項目形成的檔案，應提前介入，及時收集相關資料。（二）檔案的整理1.收集到的檔案應按照檔案管理的有關規(guī)定進行整理，包括分類、編號、編目等。2.檔案整理應遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.對于破損、褪色的檔案，應進行修復或復制，確保檔案的完整性。（三）檔案的保管1.辦公室應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案的鑒定1.辦公室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應由檔案管理機構牽頭，組織相關人員進行。鑒定結果應形成鑒定報告，經(jīng)領導批準后執(zhí)行。3.對于失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀，并做好銷毀記錄。（五）檔案的利用1.政府辦工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負責人和檔案管理機構負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案查閱室進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理機構負責人批準。3.外單位人員查閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)政府辦領導批準后，方可查閱。查閱檔案應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（六）檔案的統(tǒng)計1.檔案管理機構應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，定期向上級檔案管理部門報送。四、信息化管理（一）文件檔案數(shù)字化建設1.政府辦應積極推進文件檔案數(shù)字化建設，提高文件檔案管理的信息化水平。2.按照國家有關標準和規(guī)范，對重要文件檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。（二）文件檔案管理系統(tǒng)應用1.引入先進的文件檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的在線起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔等功能。2.文件檔案管理系統(tǒng)應具備權限管理、檢索查詢、統(tǒng)計分析等功能，方便工作人員使用。3.加強對文件檔案管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室應定期對各科室文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及檔案的收集、整理、保管、利用等情況。（二）考核評價1.建立文件檔案管理工作考核評價機制，對各科室文件檔案管理工作進行量化考核。2.考核評價結