貿(mào)易公司供貨商管理制度總則制定目的為了加強(qiáng)本貿(mào)易公司與供貨商之間的合作管理，規(guī)范采購流程，確保所采購商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合公司要求，保障公司的正常運(yùn)營和發(fā)展，特制定本供貨商管理制度。適用范圍本制度適用于與本貿(mào)易公司有業(yè)務(wù)往來的所有供貨商，包括但不限于原材料、成品、包裝材料等各類商品的供應(yīng)商。管理原則1.公平公正原則：對所有供貨商一視同仁，在選擇、評估、合作等過程中遵循公平、公正的標(biāo)準(zhǔn)，不偏袒任何一方。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：將商品質(zhì)量作為選擇供貨商的首要考慮因素，確保所采購的商品符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的質(zhì)量要求。3.合作共贏原則：與供貨商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。4.動(dòng)態(tài)管理原則：對供貨商進(jìn)行定期評估和動(dòng)態(tài)管理，根據(jù)評估結(jié)果及時(shí)調(diào)整合作策略。供貨商選擇與評估供貨商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)要求具有合法的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)經(jīng)營證件。具備相應(yīng)的生產(chǎn)或經(jīng)營資質(zhì)，如生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等（根據(jù)所供應(yīng)商品的性質(zhì)而定）。2.質(zhì)量保證能力擁有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證證書等。有良好的質(zhì)量控制記錄，近年內(nèi)無重大質(zhì)量事故發(fā)生。3.生產(chǎn)能力與交貨能力具備足夠的生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)設(shè)備，能夠滿足公司的訂單需求。有合理的生產(chǎn)計(jì)劃和排期，能夠按時(shí)、按量交貨，交貨及時(shí)率達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)（如95%以上）。4.價(jià)格競爭力提供的商品價(jià)格在市場上具有競爭力，能夠?yàn)楣窘档筒少彸杀?。價(jià)格構(gòu)成清晰合理，無隱性收費(fèi)。5.售后服務(wù)有完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的售后需求，解決商品質(zhì)量問題。提供一定期限的質(zhì)量保證期和退換貨政策。6.信譽(yù)與合作意愿在行業(yè)內(nèi)有良好的信譽(yù)，無不良商業(yè)記錄。具有較強(qiáng)的合作意愿，能夠積極配合公司的工作。供貨商選擇流程1.信息收集采購部門通過多種渠道收集供貨商信息，如行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、客戶反饋等。建立供貨商信息庫，對收集到的供貨商信息進(jìn)行整理和分類。2.初步篩選采購部門根據(jù)供貨商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對信息庫中的供貨商進(jìn)行初步篩選，排除不符合基本要求的供貨商。向初步篩選合格的供貨商發(fā)送《供貨商調(diào)查問卷》，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的信息。3.實(shí)地考察對于調(diào)查問卷反饋情況良好的供貨商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供貨商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。考察人員撰寫實(shí)地考察報(bào)告，對供貨商的綜合情況進(jìn)行評價(jià)。4.樣品測試要求供貨商提供樣品，由質(zhì)量控制部門進(jìn)行測試和檢驗(yàn)。樣品測試結(jié)果需符合公司的質(zhì)量要求，如不符合要求，可要求供貨商重新提供樣品或淘汰該供貨商。5.綜合評估采購部門根據(jù)實(shí)地考察報(bào)告、樣品測試結(jié)果等信息，對供貨商進(jìn)行綜合評估。制定《供貨商綜合評估表》，從資質(zhì)、質(zhì)量、價(jià)格、交貨、售后等方面進(jìn)行打分。根據(jù)綜合評估得分，確定合格供貨商名單。供貨商定期評估1.評估周期每半年對供貨商進(jìn)行一次全面評估，每年進(jìn)行一次綜合排名。2.評估指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)：包括商品合格率、質(zhì)量投訴率等。交貨指標(biāo)：包括交貨及時(shí)率、交貨數(shù)量準(zhǔn)確率等。價(jià)格指標(biāo)：與市場價(jià)格的對比情況、價(jià)格調(diào)整的合理性等。服務(wù)指標(biāo)：售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、解決問題的效率等。合作態(tài)度指標(biāo)：對公司需求的配合程度、溝通協(xié)調(diào)的順暢性等。3.評估方法采購部門收集相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購訂單記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋等。根據(jù)評估指標(biāo)對供貨商進(jìn)行打分，計(jì)算綜合得分。4.評估結(jié)果處理根據(jù)評估結(jié)果，將供貨商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于優(yōu)秀供貨商，給予增加訂單量、優(yōu)先合作等獎(jiǎng)勵(lì)；對于良好供貨商，繼續(xù)保持合作并鼓勵(lì)其進(jìn)一步提升；對于合格供貨商，提出改進(jìn)要求，督促其提高績效；對于不合格供貨商，暫停合作或終止合作。合作協(xié)議簽訂協(xié)議內(nèi)容1.商品信息：明確所供應(yīng)商品的名稱、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.價(jià)格條款：約定商品的價(jià)格、價(jià)格調(diào)整方式和周期。3.交貨條款：包括交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、交貨數(shù)量等。4.質(zhì)量條款：規(guī)定商品的質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，以及質(zhì)量保證期和退換貨政策。5.付款條款：確定付款方式、付款期限等。6.保密條款：雙方應(yīng)對合作過程中知悉的對方商業(yè)秘密予以保密。7.違約責(zé)任：明確雙方在合作過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。8.爭議解決條款：約定雙方在合作過程中發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟。協(xié)議簽訂流程1.起草協(xié)議：采購部門根據(jù)與供貨商的協(xié)商結(jié)果，起草合作協(xié)議草案。2.審核協(xié)議：協(xié)議草案經(jīng)法務(wù)部門審核，確保協(xié)議內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。3.簽訂協(xié)議：雙方對協(xié)議內(nèi)容達(dá)成一致后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，正式簽訂合作協(xié)議。采購過程管理采購訂單下達(dá)1.需求確認(rèn)：銷售部門根據(jù)市場需求和銷售計(jì)劃，提出采購需求。采購部門對采購需求進(jìn)行審核和確認(rèn)。2.訂單生成：采購部門根據(jù)確認(rèn)后的采購需求，向選定的供貨商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確商品信息、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等內(nèi)容。3.訂單傳遞：采購訂單通過書面、電子等方式傳遞給供貨商，確保供貨商及時(shí)收到訂單。訂單跟蹤1.進(jìn)度跟蹤：采購部門定期與供貨商溝通，了解訂單的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。2.問題協(xié)調(diào)：如在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題等，采購部門及時(shí)與供貨商協(xié)商解決。商品驗(yàn)收1.到貨通知：供貨商發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)通知公司到貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)地點(diǎn)。2.初步驗(yàn)收：商品到貨后，倉庫管理人員根據(jù)采購訂單和送貨單，對商品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收。3.質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量控制部門對初步驗(yàn)收合格的商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、性能指標(biāo)等。4.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，倉庫辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，采購部門及時(shí)與供貨商溝通，要求其進(jìn)行退換貨或補(bǔ)貨處理。供貨商溝通與合作溝通機(jī)制1.定期溝通：采購部門每月與供貨商進(jìn)行一次定期溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、質(zhì)量控制情況等，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.不定期溝通：在訂單執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)緊急情況或特殊問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供貨商進(jìn)行溝通。3.溝通方式：可采用電話、郵件、面談等多種溝通方式，確保溝通的及時(shí)性和有效性。合作改進(jìn)1.問題反饋：公司應(yīng)及時(shí)向供貨商反饋商品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面存在的問題，提出改進(jìn)要求。2.改進(jìn)措施制定與實(shí)施：供貨商應(yīng)根據(jù)公司的反饋意見，制定改進(jìn)措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)實(shí)施。3.效果評估：公司對供貨商的改進(jìn)效果進(jìn)行評估，如改進(jìn)效果顯著，給予肯定和鼓勵(lì)；如改進(jìn)效果不佳，進(jìn)一步督促其采取措施。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括原材料價(jià)格波動(dòng)、市場需求變化等對供貨商生產(chǎn)和供應(yīng)能力的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供貨商提供的商品質(zhì)量不穩(wěn)定，可能導(dǎo)致公司產(chǎn)品質(zhì)量問題和客戶投訴。3.交貨風(fēng)險(xiǎn)：供貨商因生產(chǎn)能力不足、運(yùn)輸問題等原因?qū)е陆回浹舆t，影響公司的正常生產(chǎn)和銷售。4.信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)：供貨商存在商業(yè)欺詐、違約等不良行為，損害公司的利益。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.多元化采購：與多家供貨商建立合作關(guān)系，分散采購風(fēng)險(xiǎn)。2.合同約束：在合作協(xié)議中明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任和違約責(zé)任，保障公司的合法權(quán)益。3.預(yù)警機(jī)制：建立供貨商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對供貨商的經(jīng)營狀況、質(zhì)量狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.應(yīng)急預(yù)案：制定應(yīng)急預(yù)案，如在供貨商出現(xiàn)重大問題時(shí)，能夠及時(shí)尋找替代供貨商，確保公司的正常運(yùn)營。檔案管理檔案內(nèi)容1.供貨商基本信息：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證件復(fù)印件，以及供貨商的聯(lián)系方式、地址等信息。2.評估資料：供貨商調(diào)查問卷、實(shí)地考察報(bào)告、樣品測試報(bào)告、綜合評估表等。3.合作協(xié)議：雙方簽訂的合作協(xié)議文本。4.采購記錄：采購訂單、送貨單、驗(yàn)收報(bào)告、付款記錄等。5.溝通記錄：與供貨商的溝通郵件、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要等。檔案管理要求1.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)供貨商檔案的管理工作，確保檔案的完整性和安全性。2.分類歸檔：