工程招投標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程招投標(biāo)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司工程招投標(biāo)活動提供有效支持和保障，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程招投標(biāo)項目檔案的管理，包括項目從招標(biāo)前期準(zhǔn)備到合同簽訂及后續(xù)相關(guān)資料的全過程檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程招投標(biāo)活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理招投標(biāo)活動中形成的各類文件資料，確保檔案齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程招投標(biāo)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好工程招投標(biāo)檔案的收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一管理工程招投標(biāo)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程招投標(biāo)項目檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的真實、完整。2.在項目招投標(biāo)活動結(jié)束后，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.參與工程招投標(biāo)活動的工作人員，負(fù)責(zé)及時將各自工作中形成的文件資料收集齊全，并按照要求進(jìn)行整理，移交項目部門。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的質(zhì)量。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。招標(biāo)人資格證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)委托代理協(xié)議。2.招標(biāo)文件招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書。招標(biāo)文件正文，包括招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法等。招標(biāo)文件的澄清、修改、補(bǔ)充文件。3.投標(biāo)文件投標(biāo)函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書。投標(biāo)報價表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表。資格證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書副本復(fù)印件、業(yè)績證明材料、財務(wù)狀況證明等。技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等其他投標(biāo)文件內(nèi)容。4.開標(biāo)、評標(biāo)文件開標(biāo)記錄，包括開標(biāo)時間、地點、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價、投標(biāo)文件密封情況等。評標(biāo)報告，包括評標(biāo)委員會組成人員名單、評標(biāo)過程記錄、評標(biāo)結(jié)果等。中標(biāo)候選人公示資料。5.定標(biāo)與合同簽訂文件定標(biāo)決策文件，如定標(biāo)會議紀(jì)要、定標(biāo)報告等。中標(biāo)通知書。合同文本，包括工程施工合同、補(bǔ)充協(xié)議等。6.其他相關(guān)文件招投標(biāo)活動中的往來函件、會議紀(jì)要、談判記錄等。與招投標(biāo)項目有關(guān)的其他文件資料，如現(xiàn)場勘查記錄、答疑文件等。（二）收集要求1.及時性：各部門和相關(guān)人員應(yīng)在文件資料形成后及時收集，確保檔案資料的時效性。2.完整性：按照收集范圍，全面收集各類文件資料，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性：收集的文件資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）收集程序1.項目部門在招投標(biāo)活動過程中，指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，按照收集范圍及時收集相關(guān)文件。2.對于從外部獲取的文件資料，如招標(biāo)公告、中標(biāo)通知書等，應(yīng)確保原件的收集，如無法獲取原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明出處。3.收集的文件資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照類別和時間順序排列，確保資料的有序性。4.在項目招投標(biāo)活動結(jié)束后，項目部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)工程招投標(biāo)檔案按照文件性質(zhì)和用途分為以下幾類：1.前期文件類：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告等前期手續(xù)文件。2.招標(biāo)文件類：涵蓋招標(biāo)公告、招標(biāo)文件正文及相關(guān)澄清、修改文件。3.投標(biāo)文件類：包含各投標(biāo)人的投標(biāo)函、資格證明文件、技術(shù)方案等投標(biāo)文件。4.開標(biāo)評標(biāo)文件類：如開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示資料等。5.定標(biāo)與合同簽訂文件類：定標(biāo)決策文件、中標(biāo)通知書、合同文本等。6.其他文件類：包括招投標(biāo)活動中的往來函件、會議紀(jì)要等其他相關(guān)文件。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“項目編號類別代碼順序號”的格式，具體如下：1.項目編號：按照公司工程項目編號規(guī)則編制，確保每個項目編號唯一。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位字母表示各類檔案，如“QK”表示前期文件類，“ZB”表示招標(biāo)文件類，“TB”表示投標(biāo)文件類，“KB”表示開標(biāo)評標(biāo)文件類，“DB”表示定標(biāo)與合同簽訂文件類，“QT”表示其他文件類。3.順序號：按照檔案形成時間順序，對同一類檔案依次編號，從001開始。例如，某項目的前期文件檔案編號為“XM202301QK001”，表示該項目編號為XM202301的前期文件類檔案中的第一份文件。（三）整理方法1.每份文件應(yīng)單獨裝訂，并在首頁左上角加蓋檔案編號章。2.對于紙張較大或較多的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.按照分類和編號順序，將文件資料依次排列，編寫頁碼，并填寫檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括文件編號、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。五、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按編號順序排列整齊；電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，同時建立電子檔案目錄索引，便于查找和利用。（二）保管期限工程招投標(biāo)檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。1.短期檔案：保管期限為5年，主要包括一般性的招投標(biāo)文件，如投標(biāo)報價表、資格證明文件等。2.中期檔案：保管期限為10年，如招標(biāo)文件、評標(biāo)報告等重要文件。3.長期檔案：保管期限為永久，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、合同文本等具有重要歷史價值和法律意義的文件。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理意見等。六、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.審批原則：嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂寫、拆卷、抽頁等，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺賬，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及編號、審批情況、歸還日期等。檔案利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理，既保證檔案的完整性，又避免不必要的檔案留存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對于涉及公司重大利益、具有重要歷史意義或仍有現(xiàn)實利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、