工程信息及檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司工程信息及檔案的管理，確保工程信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工程管理效率，為公司的決策提供有力支持，同時(shí)滿足相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類工程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程信息及檔案應(yīng)如實(shí)反映工程實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類信息及文件資料，保證無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理，確保管理工作的規(guī)范化。4.安全性原則：采取有效措施保障工程信息及檔案的安全，防止信息泄露和損壞。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔工程信息，確保信息的時(shí)效性。二、工程信息管理（一）信息收集1.項(xiàng)目前期收集項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件。整理項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)方案、初步設(shè)計(jì)、施工圖等。記錄項(xiàng)目招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程實(shí)施階段施工過(guò)程中的各類技術(shù)資料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。工程進(jìn)度報(bào)告，包括周進(jìn)度、月進(jìn)度、季進(jìn)度報(bào)告等。質(zhì)量控制資料，如原材料檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。安全管理資料，如安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告等。工程變更資料，包括變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的圖紙等。工程計(jì)量與支付資料，如工程量清單、工程款支付申請(qǐng)、支付憑證等。3.竣工驗(yàn)收階段工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工備案文件等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。工程質(zhì)量保修書等相關(guān)文件。（二）信息整理1.分類按照工程階段分為項(xiàng)目前期文件、工程實(shí)施文件、竣工驗(yàn)收文件等。按照專業(yè)分為建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)文件。按照文件性質(zhì)分為技術(shù)文件、管理文件、經(jīng)濟(jì)文件等。2.編號(hào)為每份文件賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.審核對(duì)收集到的工程信息進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等是否符合要求。（三）信息存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子文件存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類文件夾進(jìn)行存放，并建立索引目錄。紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜中。2.備份定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)印件備份，以防原件丟失或損壞。（四）信息共享與利用1.共享范圍根據(jù)工作需要，確定工程信息的共享范圍。一般情況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)等有權(quán)限訪問(wèn)和使用工程信息。2.共享方式通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、文件共享服務(wù)器等方式實(shí)現(xiàn)工程信息的共享。對(duì)于涉及機(jī)密的信息，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。3.利用流程需要利用工程信息的人員應(yīng)填寫信息利用申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可獲取所需信息。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還或妥善保管，不得擅自復(fù)制或傳播。三、工程檔案管理（一）檔案分類1.前期文件檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等文件。2.施工文件檔案：涵蓋施工過(guò)程中的各類技術(shù)、質(zhì)量、安全、進(jìn)度等文件。3.竣工驗(yàn)收文件檔案：如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、質(zhì)量保修書等。4.設(shè)備文件檔案：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備說(shuō)明書等。5.聲像檔案：工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等資料。（二）檔案歸檔1.歸檔時(shí)間工程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，確保文件的時(shí)效性。在工程竣工驗(yàn)收后，應(yīng)及時(shí)完成全部檔案的歸檔工作。2.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案管理的要求。紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.歸檔流程文件形成部門或個(gè)人負(fù)責(zé)收集、整理本部門的工程文件，經(jīng)初步審核后移交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)接收的文件進(jìn)行再次審核，符合要求的進(jìn)行編號(hào)、裝訂、上架等歸檔操作。（三）檔案保管1.保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.保管期限根據(jù)工程的重要性和相關(guān)法律法規(guī)的要求，確定工程檔案的保管期限。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管，具體期限按照規(guī)定執(zhí)行。3.檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，檢查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（四）檔案借閱與歸還1.借閱流程因工作需要借閱工程檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限根據(jù)檔案的重要性和使用需求，確定借閱期限。一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和保密性。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。四、工程信息及檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善工程信息及檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工程信息及檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、借閱等日常管理工作。3.定期對(duì)工程信息及檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)工程信息及檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高公司整體管理水平。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，確保公司檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目工程信息的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目信息的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.對(duì)項(xiàng)目工程信息及檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照制度要求做好相關(guān)工作。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各部門之間的工作，確保工程信息及檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步進(jìn)行。4.審核項(xiàng)目工程信息及檔案的借閱申請(qǐng)，根據(jù)工作需要合理安排借閱事宜。（三）文件形成部門或個(gè)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程文件的形成、收集、整理和初步審核工作，確保文件的質(zhì)量和完整性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的工程文件移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好工程信息及檔案的清查、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的協(xié)助和支持。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)公司各項(xiàng)目的工程信息及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、文件收集整理情況、檔案保管情況等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程信息及檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、文件形成部門或個(gè)人的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括制度執(zhí)行情況、信息及檔案質(zhì)量、工作效率、服務(wù)滿意度等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)