新媒體公司文控管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文控管理，確保公司文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文件管理方面的工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文控工作由專門的文控部門或崗位進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件的管理工作負(fù)責(zé)，確保文件的及時(shí)收集、整理、歸檔和保管。3.確保安全原則：采取有效措施確保公司文件的安全，防止文件的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：文件的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如策劃方案、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.技術(shù)文件：涉及公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程等方面的文件，如技術(shù)規(guī)范、圖紙、測(cè)試報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)文件：公司財(cái)務(wù)方面的文件，如預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.人事文件：與公司人力資源管理相關(guān)的文件，如招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于文件的識(shí)別、查詢和管理。2.編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][順序號(hào)]公司簡(jiǎn)稱：取公司名稱的首字母縮寫。年份：文件形成的年份，取四位數(shù)字。文件類別代碼：根據(jù)文件分類，分別用不同的字母表示，如行政文件用“XZ”表示，業(yè)務(wù)文件用“YW”表示，技術(shù)文件用“JS”表示，財(cái)務(wù)文件用“CW”表示，人事文件用“RS”表示。順序號(hào)：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。3.示例：[SZ][2023][YW][005]，表示深圳公司2023年形成的第5份業(yè)務(wù)文件。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)。起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整，符合公司的實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定。如有特殊格式要求，應(yīng)在文件中注明。3.起草人應(yīng)在文件初稿上注明起草日期、起草部門、起草人等信息。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定的審核人員進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。2.審核內(nèi)容包括：文件的目的、范圍、職責(zé)、工作流程、要求等是否明確；文件與公司現(xiàn)有制度和其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致；文件的格式、語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范等。3.審核人應(yīng)在文件審核意見欄中注明審核意見、審核日期和審核人姓名，并簽字確認(rèn)。如審核通過，應(yīng)簽署“同意發(fā)布”；如審核不通過，應(yīng)詳細(xì)說明原因，并提出修改建議。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由文控部門或指定人員按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布渠道包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、公告欄等。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)注明文件的編號(hào)、名稱、發(fā)布日期、發(fā)布部門等信息。如有必要，還應(yīng)附上文件的解釋說明或相關(guān)附件。3.對(duì)于涉及公司重要事項(xiàng)或需要全體員工知曉的文件，應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行發(fā)布，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。（二）文件存檔1.文件發(fā)布后，文控部門應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，以便于查詢和管理。3.文控部門應(yīng)定期對(duì)存檔文件進(jìn)行檢查和清理，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于過期或不再使用的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。五、文件借閱與使用（一）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并提交給文控部門負(fù)責(zé)人審批。2.文控部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和借閱人的工作需要，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。如審批通過，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見，并安排專人辦理文件借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向文控部門提出申請(qǐng)，并說明原因。如未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未還，文控部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向文控部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）文件使用1.文件使用人應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求進(jìn)行操作，確保文件的正確使用。如需對(duì)文件進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)按照文件起草與審核的流程進(jìn)行，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑問，應(yīng)及時(shí)向文控部門或文件起草部門咨詢，不得擅自處理。3.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還文控部門，并辦理歸還手續(xù)。六、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，公司文件需要適時(shí)進(jìn)行修訂。文件修訂的提出可由文件起草部門、使用部門或其他相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況提出。2.文件修訂申請(qǐng)應(yīng)填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，說明修訂的原因、內(nèi)容、范圍等信息，并提交給文控部門。3.文控部門收到修訂申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，按照文件起草與審核的流程進(jìn)行修訂和發(fā)布，并及時(shí)更新存檔文件。（二）文件廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止處理。文件廢止的提出可由文件起草部門、使用部門或其他相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況提出。2.文件廢止申請(qǐng)應(yīng)填寫《文件廢止申請(qǐng)表》，說明廢止的原因、文件編號(hào)和名稱等信息，并提交給文控部門。3.文控部門收到廢止申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核確認(rèn)。審核通過后，在辦公系統(tǒng)中發(fā)布文件廢止通知，并在存檔文件中注明廢止情況。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將廢止文件單獨(dú)存放，定期進(jìn)行銷毀處理。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的文件，均屬于保密文件范疇。2.保密文件包括但不限于公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)方案、技術(shù)研發(fā)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶名單、合同協(xié)議等。（二）保密措施1.文控部門應(yīng)建立保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)保密文件的起草、審核、發(fā)布、存檔、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止文件泄露。2.保密文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，并設(shè)置密碼或權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.借閱保密文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)對(duì)保密文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。4.在文件處理過程中，如涉及保密文件的打印、復(fù)印、傳真等操作，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，并采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。5.對(duì)于不再使用或已過期的保密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件徹底銷毀，不留痕跡。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工都有保守公司文件秘密的義務(wù)，不得故意或過失泄露公司保密文件的內(nèi)容。2.如發(fā)現(xiàn)保密文件有泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向公司報(bào)告。公司將對(duì)泄露事件進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)于違反保密制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、文件信息化管理（一）信息化平臺(tái)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的文件信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能。2.信息化管理平臺(tái)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能齊全等特點(diǎn)，能夠滿足公司文件管理的實(shí)際需求。3.文控部門應(yīng)負(fù)責(zé)信息化管理平臺(tái)的日常維護(hù)和管理，確保平臺(tái)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（二）電子文件管理1.公司員工應(yīng)按照規(guī)定將文件及時(shí)上傳至信息化管理平臺(tái)，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和完整性。2.電子文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查詢和管理。同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的索引和目錄，提高文件檢索效率。3.在電子文件的處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的審批流程進(jìn)行操作，確保文件的流轉(zhuǎn)和使用符合規(guī)定。4.文控部門應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）信息化應(yīng)用培訓(xùn)1.為提高公司員工的文件信息化管理水平，文控部門應(yīng)定期組織信息化應(yīng)用培訓(xùn)，使員工熟悉信息化管理平臺(tái)的操作流程和功能使用。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文件上傳、下載、檢索、審批、借閱等操作方法，以及電子文件的格式轉(zhuǎn)換、加密解密等技術(shù)知識(shí)。3.通過培訓(xùn)，使員工能夠熟練運(yùn)用信息化管理平臺(tái)進(jìn)行文件管理工作，提高工作效率和文件管理的規(guī)范化水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文控部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、存檔、借閱、修訂、廢止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件的保密管理和信息化管理情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，文控部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，文控部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將文件管理工作納入部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括文件管理的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、安全性等方面，以及員工