小公司招待費(fèi)用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司招待費(fèi)用的管理，規(guī)范招待行為，控制招待費(fèi)用支出，確保招待費(fèi)用的合理性、必要性和合規(guī)性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的招待費(fèi)用支出。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：招待費(fèi)用的支出必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.必要性原則：招待活動(dòng)應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要，有助于促進(jìn)業(yè)務(wù)合作、維護(hù)客戶關(guān)系等，避免不必要的招待支出。3.預(yù)算控制原則：實(shí)行招待費(fèi)用預(yù)算管理，嚴(yán)格控制招待費(fèi)用總額，確保費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。4.審批規(guī)范原則：所有招待費(fèi)用支出必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保支出的合理性和真實(shí)性。二、招待費(fèi)用的范圍（一）餐飲招待1.因業(yè)務(wù)往來，招待客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等在公司內(nèi)部食堂或外部餐廳就餐的費(fèi)用。2.因業(yè)務(wù)需要，宴請客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等的費(fèi)用。（二）住宿招待1.為外地來公司洽談業(yè)務(wù)的客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等提供住宿的費(fèi)用，包括酒店、賓館等住宿場所的費(fèi)用。2.因公司組織會議、培訓(xùn)等活動(dòng)，為參會人員提供住宿的費(fèi)用。（三）交通招待1.因業(yè)務(wù)需要，接送客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等產(chǎn)生的交通費(fèi)用，如租車費(fèi)、打車費(fèi)等。2.為客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等提供市內(nèi)交通便利，如地鐵卡、公交卡充值等費(fèi)用。（四）禮品招待1.在節(jié)日、慶典、業(yè)務(wù)合作成功等特殊情況下，贈送客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等具有紀(jì)念意義的禮品費(fèi)用。2.為感謝客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等長期以來的支持與合作，贈送的商務(wù)禮品費(fèi)用。（五）其他招待1.因業(yè)務(wù)需要，組織客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等進(jìn)行娛樂活動(dòng)的費(fèi)用，如觀看演出、參觀展覽、打高爾夫球等費(fèi)用。2.為客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等提供的其他招待性質(zhì)的費(fèi)用，如茶歇、水果、點(diǎn)心等費(fèi)用。三、招待費(fèi)用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門應(yīng)根據(jù)下一年度的業(yè)務(wù)計(jì)劃和預(yù)計(jì)招待需求，編制本部門的招待費(fèi)用預(yù)算草案，報(bào)公司財(cái)務(wù)部審核。2.財(cái)務(wù)部結(jié)合公司整體經(jīng)營目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，對各部門的預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和調(diào)整，形成公司年度招待費(fèi)用預(yù)算方案，提交公司管理層審批。3.公司年度招待費(fèi)用預(yù)算方案經(jīng)管理層審批通過后，分解至各部門執(zhí)行，并作為招待費(fèi)用控制和考核的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行招待費(fèi)用支出，不得超預(yù)算支出。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，確需增加預(yù)算的，應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部提出書面申請，經(jīng)公司管理層審批后，方可調(diào)整預(yù)算。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)建立招待費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行臺賬，定期對各部門的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：由費(fèi)用發(fā)生部門填寫《招待費(fèi)用預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。將申請表提交至財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并提出審核意見。申請表經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后方可調(diào)整預(yù)算。2.預(yù)算調(diào)整后，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更新預(yù)算執(zhí)行臺賬，并將調(diào)整后的預(yù)算情況通知各部門。四、招待費(fèi)用的審批流程（一）一般招待費(fèi)用審批1.招待費(fèi)用發(fā)生前，經(jīng)辦人應(yīng)填寫《招待費(fèi)用申請表》，詳細(xì)說明招待對象、招待事由、招待時(shí)間、預(yù)計(jì)金額等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)往來資料（如邀請函、會議通知等）。2.將《招待費(fèi)用申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，判斷招待活動(dòng)是否必要，并簽署審核意見。3.《招待費(fèi)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司政策和業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.《招待費(fèi)用申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行招待活動(dòng)。（二）重大招待費(fèi)用審批1.對于單次招待費(fèi)用超過[X]元（含）或年度累計(jì)招待費(fèi)用超過[X]元（含）的重大招待活動(dòng)，除按照一般招待費(fèi)用審批流程進(jìn)行審批外，還需提交公司總經(jīng)理審批。2.經(jīng)辦人應(yīng)在填寫《招待費(fèi)用申請表》時(shí)，在備注欄注明“重大招待費(fèi)用”字樣，并詳細(xì)說明招待活動(dòng)的重要性和必要性。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)在審核通過后，應(yīng)將申請表提交至公司總經(jīng)理審批。公司總經(jīng)理應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.《招待費(fèi)用申請表》經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過后，方可進(jìn)行招待活動(dòng)。（三）特殊招待費(fèi)用審批1.對于涉及到禮品贈送、娛樂活動(dòng)等特殊招待費(fèi)用，除按照一般招待費(fèi)用審批流程進(jìn)行審批外，還需符合以下規(guī)定：禮品贈送應(yīng)符合公司禮品管理規(guī)定，明確禮品的種類、價(jià)值和贈送對象，并在申請表中詳細(xì)說明。娛樂活動(dòng)應(yīng)提前評估其合規(guī)性和對公司形象的影響，并在申請表中注明活動(dòng)的具體內(nèi)容和目的。2.經(jīng)辦人應(yīng)在填寫《招待費(fèi)用申請表》時(shí)，在備注欄注明“特殊招待費(fèi)用”字樣，并按照上述規(guī)定提供相關(guān)信息。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)在審核通過后，應(yīng)將申請表提交至公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。公司財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)從財(cái)務(wù)合規(guī)性角度進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.《招待費(fèi)用申請表》經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批通過后，方可進(jìn)行招待活動(dòng)。五、招待費(fèi)用的報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證要求1.招待費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、消費(fèi)清單等。發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，內(nèi)容完整、清晰，加蓋發(fā)票專用章。2.對于無法取得發(fā)票的情況，如在公司內(nèi)部食堂招待、贈送小額禮品等，應(yīng)提供相關(guān)的證明材料，如內(nèi)部食堂用餐清單、禮品發(fā)放簽收表等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.報(bào)銷憑證上應(yīng)注明招待對象、招待事由、招待時(shí)間、招待金額等信息，確保與《招待費(fèi)用申請表》內(nèi)容一致。（二）報(bào)銷流程1.招待活動(dòng)結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)整理報(bào)銷憑證，并填寫《招待費(fèi)用報(bào)銷單》，將報(bào)銷憑證粘貼在報(bào)銷單后面。2.將《招待費(fèi)用報(bào)銷單》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)招待活動(dòng)的實(shí)際情況進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，并簽署審核意見。3.《招待費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至公司財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合規(guī)性、招待費(fèi)用的合理性以及是否超預(yù)算支出等，并簽署審核意見。4.《招待費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審批流程和實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署審批意見。5.《招待費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷支付。（三）報(bào)銷時(shí)間限制1.招待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在招待活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，逾期不予報(bào)銷（因特殊原因經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的除外）。2.對于跨年度的招待費(fèi)用，應(yīng)在次年[X]月[X]日前報(bào)銷完畢，否則將不予報(bào)銷。六、招待費(fèi)用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對招待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查招待費(fèi)用的審批流程是否合規(guī)、報(bào)銷憑證是否真實(shí)有效、費(fèi)用支出是否合理等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)每年至少開展一次招待費(fèi)用專項(xiàng)審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對招待費(fèi)用的日常財(cái)務(wù)管理，定期對招待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正費(fèi)用支出中存在的問題。2.財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷審核，對不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證予以退回，不予報(bào)銷。（三）公司管理層監(jiān)督1.公司管理層應(yīng)定期對招待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，了解招待費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)招待效果，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.公司管理層應(yīng)將招待費(fèi)用的管理情況納入對各部門的績效考核體系，對招待費(fèi)用控制較好的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，對招待費(fèi)用超支嚴(yán)重或管理不善的部門進(jìn)行處罰。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.對于違反本制度規(guī)定，未經(jīng)審批擅自發(fā)生招待費(fèi)用、超預(yù)算支出招待費(fèi)用、虛報(bào)招待費(fèi)用等行為，屬于違規(guī)行為。2.違規(guī)行為的責(zé)任界定如下：經(jīng)辦人是招待費(fèi)用支出的直接責(zé)任人，對違規(guī)行為承擔(dān)直接責(zé)任。部門負(fù)責(zé)人對本部門的招待費(fèi)用支出負(fù)有管理責(zé)任，對違規(guī)行為承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。審批人對招待費(fèi)用的審批負(fù)有把關(guān)責(zé)任，對違規(guī)行為承擔(dān)審批責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人以下責(zé)任追究方式：批評教育：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評教育，責(zé)令其改正。經(jīng)濟(jì)處罰：對違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失，并根據(jù)違規(guī)金額的大小，給予一定比例的罰款。行政處分：對情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予責(zé)任人警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。2.對于違規(guī)行為涉及違法犯罪的，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、附則（一）解