檔案電子化分類(lèi)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案電子化管理，規(guī)范檔案分類(lèi)，提高檔案利用效率，確保檔案信息的安全與完整，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案電子化管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類(lèi)檔案，保證電子檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、著錄信息準(zhǔn)確，便于檢索和利用。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：優(yōu)化檔案電子化分類(lèi)管理流程，提高工作效率，方便檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案電子化分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）行政類(lèi)檔案1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等正式文件。2.會(huì)議文件：公司各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等相關(guān)文件。3.行政事務(wù)：公司行政辦公過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、函件等。4.資質(zhì)證照：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等相關(guān)證照的電子副本。5.印章管理：公司印章使用記錄、印章刻制與銷(xiāo)毀文件等。（二）人事類(lèi)檔案1.員工基本信息：?jiǎn)T工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)等相關(guān)資料。2.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本及續(xù)簽記錄。3.薪酬福利：?jiǎn)T工工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配方案、福利政策文件等。4.績(jī)效考核：?jiǎn)T工績(jī)效考核方案、考核結(jié)果記錄等。5.培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參加各類(lèi)培訓(xùn)的計(jì)劃、總結(jié)、培訓(xùn)證書(shū)等相關(guān)資料。6.考勤管理：?jiǎn)T工考勤記錄、請(qǐng)假審批文件等。7.人事任免：公司人事任免文件、員工晉升與調(diào)動(dòng)記錄等。（三）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：各類(lèi)原始憑證、記賬憑證及相關(guān)附件的電子掃描件。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類(lèi)會(huì)計(jì)賬簿的電子數(shù)據(jù)。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)預(yù)算：公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等。5.審計(jì)報(bào)告：公司內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告及相關(guān)資料。6.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等相關(guān)稅務(wù)文件。（四）業(yè)務(wù)類(lèi)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶(hù)信息資料、銷(xiāo)售合同等。2.生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.研發(fā)創(chuàng)新：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。4.采購(gòu)供應(yīng)：采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.物流配送：物流發(fā)貨記錄、運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)管理文件等。（五）項(xiàng)目類(lèi)檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)等。2.項(xiàng)目實(shí)施：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目文檔、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)、項(xiàng)目成果文件等。（六）其他類(lèi)檔案1.聲像檔案：公司各類(lèi)活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。2.電子文檔：公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的各類(lèi)電子文檔，如工作計(jì)劃、報(bào)告、演示文稿等。3.特殊載體檔案：光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)有公司重要檔案信息的特殊載體。三、檔案電子化管理流程（一）檔案收集1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類(lèi)檔案及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，收集人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，并填寫(xiě)檔案移交清單。3.對(duì)于電子檔案，相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行掃描或拍照，形成電子圖像文件，并進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、可讀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，詳細(xì)記錄文件的題名、作者、日期、來(lái)源、格式等信息，便于檢索和利用。（三）檔案存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，按照檔案分類(lèi)進(jìn)行分層存儲(chǔ)，便于管理和查找。3.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，記錄設(shè)備的型號(hào)、容量、使用情況等信息。（四）檔案檢索1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類(lèi)號(hào)、題名等進(jìn)行檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，能夠滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)檔案信息的查詢(xún)需求。3.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（五）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途及借閱期限等信息。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。（六）檔案利用1.鼓勵(lì)公司員工充分利用檔案信息，為公司的決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供支持。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶(hù)需求，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息，并做好利用記錄。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（七）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷(xiāo)毀記錄。四、檔案電子化安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案電子化安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。（二）存儲(chǔ)安全1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)環(huán)境，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞、丟失或被盜。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的保密性。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）傳輸安全1.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.對(duì)傳輸網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.建立傳輸日志，記錄檔案?jìng)鬏數(shù)臅r(shí)間、來(lái)源、目的、內(nèi)容等信息，便于追溯和審計(jì)。（四）訪問(wèn)安全1.建立用戶(hù)權(quán)限管理制度，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的檔案訪問(wèn)權(quán)限。2.采用身份認(rèn)證、授權(quán)和審計(jì)等技術(shù)手段，確保只有授權(quán)用戶(hù)能夠訪問(wèn)檔案信息。3.定期對(duì)用戶(hù)賬號(hào)進(jìn)行清理和審查，及時(shí)刪除離職或不再需要訪問(wèn)檔案的用戶(hù)賬號(hào)。（五）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置。2.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄，記錄備份時(shí)間、備份內(nèi)容、恢復(fù)測(cè)試結(jié)果等信息。（六）安全審計(jì)1.建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案電子化管理過(guò)程中的操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。2.定期對(duì)安全審計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全違規(guī)行為。3.配合公司內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)管部門(mén)的檢查，提供相關(guān)安全審計(jì)資料。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案電子化分類(lèi)管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱等工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案的集中管理和維護(hù)，確保檔案信息的安全與完整。4.定期對(duì)檔案電子化管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、借閱等具體工作。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄和圖像處理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.維護(hù)檔案電子化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。4.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案信息的安全保密。5.積極為公司員工提供檔案利用服務(wù)，滿(mǎn)足工作需求。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的檔案電子化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案電子化管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況和檔案信息的安全狀況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案電子化管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)