記賬公司檔案室管理制度總則目的為了加強記賬公司檔案室的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本記賬公司檔案室的所有檔案管理工作，包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計檔案，以及客戶資料、業(yè)務(wù)合同、內(nèi)部文件等其他相關(guān)檔案。管理原則1.集中管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的集中收集、整理、保管和提供利用，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案的損毀、丟失和泄露。3.規(guī)范操作原則：檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進行操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。4.有效利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的經(jīng)營管理、決策和客戶服務(wù)提供有效的信息支持。檔案管理機構(gòu)與職責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2.研究決定公司檔案管理工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門之間的檔案管理工作關(guān)系。3.監(jiān)督、檢查公司檔案管理制度的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進行考核和評價。檔案室檔案室是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。檔案室設(shè)檔案管理員若干名，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。檔案室的主要職責(zé)是：1.宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和安全保護工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的提供利用工作，根據(jù)公司各部門和客戶的需求，及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記和統(tǒng)計工作。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對過期、無保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作的效率和水平。7.負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。各部門職責(zé)公司各部門是檔案形成的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。各部門的主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，加強本部門檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理工作的責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案及時移交檔案室保管。4.積極配合檔案室做好檔案的提供利用工作，根據(jù)工作需要，及時向檔案室查詢和借閱檔案資料。檔案收集與整理檔案收集范圍1.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料，以及銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等其他會計資料。2.客戶資料檔案：包括客戶基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證照，以及客戶委托記賬協(xié)議、業(yè)務(wù)約定書等業(yè)務(wù)合同。3.業(yè)務(wù)合同檔案：包括公司與客戶簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，以及與供應(yīng)商、合作伙伴簽訂的采購合同、合作協(xié)議等。4.內(nèi)部文件檔案：包括公司制定的規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、會議紀(jì)要、通知公告等內(nèi)部文件。5.其他檔案：包括公司的榮譽證書、資質(zhì)證書、審計報告、評估報告等其他相關(guān)檔案。檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案收集范圍的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰、簽署完備，符合檔案管理的要求。3.對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要文件材料，應(yīng)采取必要的保密措施，確保文件材料的安全。檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為會計檔案、客戶資料檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、內(nèi)部文件檔案和其他檔案等幾大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和利用。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，排列整齊，便于管理和查找。檔案保管與安全檔案保管條件1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件，確保檔案的安全和完整。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、除濕機、滅火器等，以滿足檔案保管的需要。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房和閱覽室，實行庫房與閱覽室分開管理，確保檔案的安全和保密。檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。檔案安全保護措施1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查，確保檔案庫房的安全。2.對檔案進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損毀、霉變、蟲蛀等問題，確保檔案的完整和安全。3.加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全意識和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件時，能夠及時、有效地采取措施，保護檔案的安全。檔案保密管理1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高檔案管理人員的保密意識和責(zé)任感。2.對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密級別、限制查閱范圍、簽訂保密協(xié)議等，確保檔案的安全和保密。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和復(fù)制權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱和復(fù)制檔案資料。4.對查閱和復(fù)制檔案資料的人員，應(yīng)進行登記和備案，記錄查閱和復(fù)制的時間、內(nèi)容和用途等信息。檔案利用與服務(wù)檔案利用范圍公司各部門和客戶可以根據(jù)工作需要，查閱和利用公司檔案。查閱和利用檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。檔案利用程序1.申請：查閱和利用檔案的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱和利用的檔案名稱、編號、形成時間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：檔案管理員收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)進行審核，對符合查閱和利用條件的，予以批準(zhǔn)；對不符合查閱和利用條件的，應(yīng)說明理由，并退回申請。3.查閱：查閱檔案的人員應(yīng)在檔案閱覽室查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并辦理復(fù)制手續(xù)。4.歸還：查閱和利用檔案完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理員，并辦理歸還手續(xù)。檔案利用服務(wù)1.檔案管理員應(yīng)熱情、周到地為查閱和利用檔案的人員提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并解答查閱人員的疑問。2.檔案管理員應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解公司各部門和客戶對檔案的需求情況，為公司的經(jīng)營管理和決策提供參考依據(jù)。3.檔案管理員應(yīng)積極開展檔案編研工作，對檔案資料進行加工整理和分析研究，編寫檔案參考資料和專題報告，為公司的經(jīng)營管理和決策提供信息支持。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理員和相關(guān)部門人員參加。2.檔案鑒定的內(nèi)容包括檔案的保存價值、保管期限、完整性和準(zhǔn)確性等方面。3.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)延長保管期限。檔案銷毀1.對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，注明銷毀檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理員和相關(guān)部門人