面料樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司面料樣品的管理，規(guī)范樣品的采購、制作、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放及回收等流程，確保樣品管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，提高工作效率，保證產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及面料樣品管理的部門和人員，包括但不限于采購部門、設(shè)計(jì)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保面料樣品的信息準(zhǔn)確無誤，包括面料成分、規(guī)格、顏色、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，以滿足產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)及質(zhì)量控制的需求。2.完整性原則：保證面料樣品的采購、制作、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放及回收等環(huán)節(jié)的資料完整，便于追溯和查詢。3.安全性原則：加強(qiáng)面料樣品的安全管理，防止樣品丟失、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生，確保樣品的質(zhì)量和價(jià)值。4.節(jié)約性原則：在保證樣品管理工作正常開展的前提下，合理控制成本，避免資源浪費(fèi)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)設(shè)計(jì)部門或其他相關(guān)部門的需求，負(fù)責(zé)面料樣品的采購工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并確保面料樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.負(fù)責(zé)收集、整理面料樣品的采購資料，包括供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同、發(fā)票等，并及時(shí)歸檔。（二）設(shè)計(jì)部門1.根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)需求，提出面料樣品的采購申請(qǐng)，明確樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。2.對(duì)面料樣品進(jìn)行初步檢驗(yàn)和評(píng)估，確定是否符合產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求，并及時(shí)反饋給采購部門和質(zhì)量控制部門。3.負(fù)責(zé)面料樣品在設(shè)計(jì)過程中的使用和管理，確保樣品的安全和完整。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)品要求，提出面料樣品的制作需求，協(xié)助采購部門和設(shè)計(jì)部門選擇合適的面料樣品。2.在生產(chǎn)過程中，負(fù)責(zé)面料樣品的使用和管理，確保樣品的質(zhì)量和性能符合生產(chǎn)要求。3.配合質(zhì)量控制部門對(duì)生產(chǎn)過程中使用的面料樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（四）質(zhì)量控制部門1.制定面料樣品的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，負(fù)責(zé)對(duì)面料樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，確保樣品的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對(duì)采購的面料樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量等是否與采購合同一致，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。3.在生產(chǎn)過程中，對(duì)使用的面料樣品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。4.負(fù)責(zé)面料樣品質(zhì)量問題的追溯和處理，對(duì)不合格樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和處置。（五）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)面料樣品的存儲(chǔ)和保管工作，建立樣品庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保樣品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，對(duì)不同類型的面料樣品進(jìn)行分類存放，防止樣品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.根據(jù)相關(guān)部門的需求，及時(shí)辦理面料樣品的出入庫手續(xù)，確保樣品的發(fā)放和回收流程規(guī)范、準(zhǔn)確。三、面料樣品采購管理（一）采購申請(qǐng)1.設(shè)計(jì)部門或其他相關(guān)部門根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制等需求，填寫《面料樣品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.采購部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。如申請(qǐng)內(nèi)容不完整或不符合要求，采購部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)的要求，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找合適的面料供應(yīng)商。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期等方面。采購部門可以通過實(shí)地考察、查閱供應(yīng)商資料、與供應(yīng)商溝通等方式獲取相關(guān)信息，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《面料樣品采購詢價(jià)單》，要求供應(yīng)商提供樣品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。4.采購部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素，選擇最合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等內(nèi)容。（三）采購合同執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的要求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，跟蹤樣品的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，確保樣品能夠按時(shí)到貨。2.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等是否與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或與采購合同不符，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。3.采購部門在收到面料樣品后，應(yīng)及時(shí)將樣品交付給相關(guān)部門，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、交付部門等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（四）采購資料歸檔采購部門負(fù)責(zé)收集、整理面料樣品的采購資料，包括采購申請(qǐng)、供應(yīng)商評(píng)估表、采購詢價(jià)單、采購合同、發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，并及時(shí)歸檔。采購資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查詢和追溯。四、面料樣品制作管理（一）制作需求提出生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和產(chǎn)品要求，提出面料樣品的制作需求。制作需求應(yīng)明確樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門或設(shè)計(jì)部門。（二）制作過程控制1.采購部門或設(shè)計(jì)部門根據(jù)制作需求，選擇合適的面料樣品，并提供給制作部門。制作部門在收到面料樣品后，應(yīng)按照要求進(jìn)行制作。2.制作部門在制作過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保樣品的質(zhì)量和性能符合要求。如發(fā)現(xiàn)制作過程中存在問題或質(zhì)量隱患，制作部門應(yīng)及時(shí)與采購部門或設(shè)計(jì)部門溝通，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。3.制作部門在制作完成后，應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行自檢，檢查樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等是否與要求一致。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或與要求不符，制作部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，直至樣品符合要求為止。（三）制作記錄與標(biāo)識(shí)1.制作部門在制作過程中，應(yīng)做好制作記錄，記錄內(nèi)容包括樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、制作日期、制作人員等信息。制作記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。2.制作完成的面料樣品應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容包括樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、使用部門等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，便于識(shí)別和追溯。五、面料樣品存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)面料樣品的特性和要求，提供合適的存儲(chǔ)環(huán)境。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免樣品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.對(duì)于一些特殊面料樣品，如易褪色、易變形、易受污染等樣品，倉庫管理部門應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如單獨(dú)存放、密封包裝、使用防潮劑等，確保樣品的質(zhì)量和性能不受影響。（二）存儲(chǔ)方式與布局1.倉庫管理部門應(yīng)按照面料樣品的類別、規(guī)格、顏色、用途等進(jìn)行分類存放，建立樣品庫存臺(tái)賬，記錄樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息。2.樣品應(yīng)存放在貨架或貨柜上，避免直接接觸地面或墻壁。對(duì)于一些較重或較大的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的支撐和固定措施，防止樣品倒塌或損壞。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保樣品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存安全管理，采取必要的安全措施，如安裝防盜報(bào)警裝置、消防設(shè)施等，確保樣品的安全。2.倉庫管理部門應(yīng)制定庫存管理制度，明確庫存管理人員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范庫存管理流程，防止樣品被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.庫存管理人員應(yīng)定期對(duì)倉庫進(jìn)行巡查，檢查庫存環(huán)境、樣品狀態(tài)等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。如發(fā)生安全事故，庫存管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、面料樣品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.各部門因工作需要使用面料樣品時(shí)，應(yīng)填寫《面料樣品使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、用途、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門收到使用申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。如申請(qǐng)內(nèi)容不完整或不符合要求，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）樣品發(fā)放1.倉庫管理部門根據(jù)審核通過的使用申請(qǐng)，按照規(guī)定的程序發(fā)放面料樣品。發(fā)放時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)核對(duì)樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等信息，確保與使用申請(qǐng)一致，并辦理發(fā)放手續(xù)。2.發(fā)放手續(xù)應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。倉庫管理人員應(yīng)在樣品庫存臺(tái)賬上記錄樣品的發(fā)放情況，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。（三）使用過程監(jiān)督1.使用部門在使用面料樣品過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和要求進(jìn)行使用，不得擅自更改樣品的用途或損壞樣品。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或其他異常情況，使用部門應(yīng)及時(shí)與倉庫管理部門或質(zhì)量控制部門溝通，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)使用過程中面料樣品的質(zhì)量監(jiān)控，定期或不定期對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，確保樣品的質(zhì)量和性能符合要求。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門停止使用，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）樣品回收1.使用部門在使用完面料樣品后，應(yīng)及時(shí)將樣品歸還倉庫管理部門，并辦理回收手續(xù)?；厥帐掷m(xù)應(yīng)包括樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、回收時(shí)間、回收部門、歸還人等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.倉庫管理人員應(yīng)在樣品庫存臺(tái)賬上記錄樣品的回收情況，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)樣品未按時(shí)回收或回收數(shù)量不符，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、面料樣品質(zhì)量控制管理（一）質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)面料樣品的特性和要求，制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程。質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)設(shè)備等內(nèi)容，確保檢驗(yàn)工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，并根據(jù)市場(chǎng)需求和產(chǎn)品發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)進(jìn)行修訂和完善。（二）檢驗(yàn)流程1.采購的面料樣品到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括樣品的規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等是否與采購合同一致。2.驗(yàn)收合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并在樣品上加蓋合格標(biāo)識(shí)。驗(yàn)收不合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。3.在生產(chǎn)過程中使用的面料樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)定期或不定期進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，確保樣品的質(zhì)量和性能符合生產(chǎn)要求。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門停止使用，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）不合格樣品處理1.對(duì)于驗(yàn)收不合格或在使用過程中發(fā)現(xiàn)的不合格面料樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和處置。標(biāo)識(shí)應(yīng)明確樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、不合格原因等信息，便于識(shí)別和追溯。2.不合格樣品的處置方式包括退貨、換貨、返工、報(bào)廢等。質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)不合格樣品的具體情況，提出合理的處置建議，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.對(duì)于不合格樣品的處置過程，質(zhì)量控制部門應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括樣品的名稱、規(guī)格、顏色、成分、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、不合格原因、處置方式、處置時(shí)間、處置人員等信息。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存。八、面料樣品檔案管理（一）檔案建立1.采購部門、設(shè)計(jì)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等應(yīng)按照各自的職責(zé)，負(fù)責(zé)收集、整理與面料樣品相關(guān)的資料，并及時(shí)歸檔。2.面料樣品檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)、供應(yīng)商評(píng)估表、采購詢價(jià)單、采購合同、發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告、制作記錄、標(biāo)識(shí)信息、使用申請(qǐng)、發(fā)放記錄、回收記錄、不合格樣品處理記錄等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立檔案目錄，便于查詢和檢索。（二）檔案保管1.面料樣品檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。檔案存放環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免檔案受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于一些重要的面料樣品檔案，檔案管理人員應(yīng)采取備份措施，如電子備份、紙質(zhì)備份等，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱面料樣品檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。如申請(qǐng)