會計電算化管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織會計電算化工作，保證會計電算化工作的順利開展，提高會計工作效率和質量，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計電算化管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內所有使用會計電算化系統(tǒng)進行會計核算和財務管理的部門及人員。（三）定義1.會計電算化：指以電子計算機為主、將當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。2.會計電算化系統(tǒng)：指利用電子計算機技術對會計數(shù)據(jù)進行采集、存儲、處理和輸出，并完成會計核算任務，提供會計管理、分析與決策相關會計信息的系統(tǒng)。（四）管理原則1.合法性原則：會計電算化工作應嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計信息的合法性、真實性、準確性和完整性。2.安全性原則：建立健全會計電算化系統(tǒng)的安全防護機制，保障會計數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：規(guī)范會計電算化系統(tǒng)的操作流程、數(shù)據(jù)處理方法和文檔管理，保證會計工作的標準化和規(guī)范化。4.效益性原則：通過實施會計電算化，提高會計工作效率，降低會計成本，為公司/組織的經營管理提供有力支持，實現(xiàn)經濟效益和社會效益的最大化。二、會計電算化系統(tǒng)建設（一）系統(tǒng)規(guī)劃1.根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，制定會計電算化系統(tǒng)建設規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設的目標、任務、步驟和時間安排。2.系統(tǒng)規(guī)劃應充分考慮公司/組織的規(guī)模、業(yè)務特點、管理要求以及信息技術發(fā)展趨勢，確保系統(tǒng)具有前瞻性、實用性和可擴展性。（二）系統(tǒng)選型1.按照系統(tǒng)規(guī)劃要求，組織相關部門和人員進行會計電算化系統(tǒng)的選型工作。2.選型過程中，應綜合考慮軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、售后服務以及價格等因素，進行多方面比較和評估，選擇適合本公司/組織的會計電算化系統(tǒng)軟件。3.對選定的軟件供應商進行實地考察，了解其公司實力、技術水平、產品質量和信譽等情況，確保軟件供應商能夠提供可靠的產品和優(yōu)質的服務。（三）系統(tǒng)實施1.成立由公司/組織內部相關人員和軟件供應商技術人員組成的項目實施小組，負責會計電算化系統(tǒng)的具體實施工作。2.項目實施小組應制定詳細的項目實施計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節(jié)點和質量要求，確保項目實施工作按計劃順利進行。3.在系統(tǒng)實施過程中，要做好系統(tǒng)安裝調試、數(shù)據(jù)初始化、人員培訓、系統(tǒng)測試等工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行，滿足公司/組織的會計核算和財務管理需求。4.系統(tǒng)實施完成后，應組織相關部門和人員對系統(tǒng)進行驗收，驗收合格后方可正式投入使用。（四）系統(tǒng)升級1.關注會計電算化系統(tǒng)軟件供應商發(fā)布的軟件升級信息，根據(jù)公司/組織的業(yè)務發(fā)展和管理要求，及時評估軟件升級的必要性和可行性。2.如需進行軟件升級，應制定詳細的升級計劃，明確升級的內容、步驟、時間安排和風險防范措施，確保升級工作順利進行，不影響公司/組織的正常會計核算和財務管理工作。3.升級完成后，要對系統(tǒng)進行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準確無誤，并對相關人員進行培訓，使其熟悉升級后的系統(tǒng)操作。三、會計電算化崗位設置與職責（一）崗位設置1.根據(jù)會計電算化工作的需要，設置以下崗位：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)分析員、檔案管理員等。2.各崗位應保持相對獨立，相互制約，確保會計電算化工作的正常開展和會計數(shù)據(jù)的安全。（二）崗位職責1.系統(tǒng)管理員負責會計電算化系統(tǒng)的日常管理和維護工作，包括系統(tǒng)安裝、調試、升級、數(shù)據(jù)備份與恢復等。制定和修改系統(tǒng)操作管理制度，設置用戶權限，保證系統(tǒng)的安全運行。協(xié)調解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，對重大問題及時向上級匯報。定期對系統(tǒng)運行情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。2.系統(tǒng)操作員按照規(guī)定的操作流程和權限，負責會計電算化系統(tǒng)的日常操作，錄入記賬憑證、登記賬簿、生成報表等。及時核對和處理系統(tǒng)提示的異常情況，確保會計數(shù)據(jù)的準確性和完整性。定期對自己操作的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。協(xié)助系統(tǒng)管理員進行系統(tǒng)維護和升級工作，配合完成系統(tǒng)測試任務。3.數(shù)據(jù)審核員對系統(tǒng)操作員錄入的記賬憑證及其他會計數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的合法性、準確性和完整性。審核通過的憑證方可記賬，對審核不通過的憑證應及時通知系統(tǒng)操作員進行修改。定期對審核工作進行總結和分析，提出改進審核方法和提高審核效率的建議。4.數(shù)據(jù)分析員運用會計電算化系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對公司/組織的財務數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，為管理層提供決策支持。定期編制財務分析報告，對公司/組織的財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量等進行分析評價，預測未來發(fā)展趨勢。根據(jù)管理層的需求，開展專項數(shù)據(jù)分析工作，提供針對性的決策建議。5.檔案管理員負責會計電算化系統(tǒng)相關檔案的管理工作，包括會計憑證、賬簿、報表、存儲介質等。按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類、整理、裝訂、編號和存放，確保檔案的安全和完整。建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱和使用，確保檔案不被篡改、丟失或損壞。定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。四、會計電算化操作管理（一）操作流程1.系統(tǒng)操作員應按照以下操作流程進行會計電算化系統(tǒng)的操作：登錄系統(tǒng)：輸入用戶名和密碼，經系統(tǒng)驗證通過后進入會計電算化系統(tǒng)。選擇功能模塊：根據(jù)業(yè)務需要，選擇相應的功能模塊，如賬務處理、報表管理、固定資產管理等。錄入數(shù)據(jù)：按照系統(tǒng)提示，準確錄入記賬憑證、原始憑證等相關數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，提交數(shù)據(jù)審核員進行審核。記賬處理：審核通過的憑證進行記賬處理，更新賬簿數(shù)據(jù)。報表生成：根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)生成各類會計報表。數(shù)據(jù)備份：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。退出系統(tǒng)：操作完成后，退出會計電算化系統(tǒng)。2.在操作過程中，系統(tǒng)操作員應嚴格按照規(guī)定的操作流程進行操作，不得擅自修改系統(tǒng)參數(shù)和程序，不得越權操作。（二）操作規(guī)范1.系統(tǒng)操作員應保持計算機設備及軟件的清潔和正常運行，定期對計算機進行殺毒和維護，防止病毒感染和系統(tǒng)故障。2.錄入數(shù)據(jù)時，應認真核對原始憑證，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入的憑證應字跡清晰、內容完整、科目準確、借貸平衡。3.數(shù)據(jù)審核員應認真履行審核職責，對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時與系統(tǒng)操作員溝通，要求其進行修改。審核通過的憑證應簽字確認。4.系統(tǒng)運行過程中，如出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)操作員應及時記錄異?，F(xiàn)象，并向系統(tǒng)管理員報告。系統(tǒng)管理員應及時進行處理，確保系統(tǒng)正常運行。5.禁止在會計電算化系統(tǒng)計算機上安裝與工作無關的軟件和游戲，禁止使用未經授權的移動存儲設備，防止計算機感染病毒和數(shù)據(jù)泄露。五、會計電算化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份與恢復1.系統(tǒng)管理員應定期對會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率應根據(jù)公司/組織的業(yè)務量和數(shù)據(jù)重要程度確定，一般每周至少備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在多種介質上，如磁帶、光盤、硬盤等，并異地存放，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復測試制度，定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復測試，確保在需要時能夠及時、準確地恢復數(shù)據(jù)。測試記錄應妥善保存。4.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，需要進行數(shù)據(jù)恢復時，應按照規(guī)定的程序進行操作，并經相關負責人批準?；謴偷臄?shù)據(jù)應進行嚴格審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)存儲與保管1.會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，服務器應具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施。2.對存儲數(shù)據(jù)的介質應進行定期檢查和維護，防止介質損壞導致數(shù)據(jù)丟失。如發(fā)現(xiàn)介質有損壞跡象，應及時進行更換，并對備份數(shù)據(jù)進行驗證。3.嚴格控制對數(shù)據(jù)存儲設備的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)的訪問應進行記錄，以便進行審計和追蹤。4.數(shù)據(jù)存儲設備應存放在安全的環(huán)境中，防止被盜、火災、水災等意外事件的發(fā)生。（三）數(shù)據(jù)保密與安全1.加強對會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密工作，對涉及公司/組織商業(yè)秘密和財務機密的數(shù)據(jù)，應嚴格保密，防止數(shù)據(jù)泄露。2.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責任，采取有效的安全技術措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術等，防范網絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露風險。3.對系統(tǒng)用戶的密碼應定期進行更換，密碼應具有一定的強度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。嚴禁使用簡單易猜的密碼。4.加強對員工的安全教育，提高員工的數(shù)據(jù)安全意識，防止因人為疏忽導致數(shù)據(jù)安全事故的發(fā)生。六、會計電算化檔案管理（一）檔案內容會計電算化檔案包括以下內容：1.會計憑證、賬簿、報表等紙質檔案的電子副本。2.存儲會計數(shù)據(jù)的硬盤、磁帶、光盤等存儲介質。3.會計電算化系統(tǒng)的操作手冊、維護手冊、用戶手冊等文檔資料。4.會計電算化系統(tǒng)的軟件安裝程序、升級程序、備份數(shù)據(jù)恢復程序等。（二）檔案保管1.會計電算化檔案應由檔案管理員負責保管，檔案應存放在專門的檔案柜中，分類存放，便于查找和管理。2.檔案保管期限應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，一般會計憑證、賬簿等保管期限為30年，會計報表等保管期限為10年。3.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。（三）檔案查閱與借閱1.內部人員查閱會計電算化檔案，應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，在檔案管理員的陪同下進行查閱。查閱人員不得擅自復制、修改或銷毀檔案。2.外部單位查閱會計電算化檔案，應持有單位介紹信，并經公司/組織負責人批準。查閱過程中，應安排專人陪同，查閱人員不得將檔案帶離公司/組織指定地點。3.因工作需要借閱會計電算化檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限和歸還時間等信息，經部門負責人和檔案管理員批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、會計電算化監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織應建立健全會計電算化內部監(jiān)督制度，定期對會計電算化工作進行檢查和評估，確保會計電算化系統(tǒng)的正常運行和會計數(shù)據(jù)的安全。2.內部審計部門應定期對會計電算化系統(tǒng)進行審計，檢查系統(tǒng)的內部控制制度是否健全有效，數(shù)據(jù)處理是否合規(guī)，會計信息是否真實準確等。3.各部