采購樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購樣品的管理，規(guī)范采購樣品的申請、采購、驗收、保管、使用及處置等流程，確保采購樣品的質(zhì)量和使用效果，提高采購工作效率，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及采購樣品的部門和項目，包括但不限于原材料采購、零部件采購、設(shè)備采購、辦公用品采購等各類采購活動中所涉及的樣品管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購樣品的管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：采購樣品的信息記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等，確保與實際采購需求一致。3.規(guī)范性原則：采購樣品的申請、采購、驗收、保管、使用及處置等流程應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定執(zhí)行，確保管理工作規(guī)范有序。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足采購需求的前提下，盡量降低采購樣品的成本，提高資金使用效益。5.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在采購樣品管理過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保管理工作落實到位。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購樣品的具體采購工作，包括尋找供應(yīng)商、詢價、議價、簽訂采購合同等。2.按照采購合同要求，及時跟進(jìn)采購樣品的到貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。3.協(xié)助相關(guān)部門對采購樣品進(jìn)行驗收，并提供必要的采購信息和文件。（二）需求部門1.根據(jù)工作需要，提出采購樣品的申請，明確樣品的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求等詳細(xì)信息。2.參與采購樣品的驗收工作，對樣品的質(zhì)量和適用性進(jìn)行評估。3.負(fù)責(zé)采購樣品的使用和保管，確保樣品的安全和完整。（三）質(zhì)量部門1.制定采購樣品的驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，對采購樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收。2.對驗收不合格的采購樣品，提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。3.協(xié)助相關(guān)部門分析采購樣品質(zhì)量問題的原因，提出改進(jìn)措施和建議。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)采購樣品的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保樣品的安全和完好。2.建立采購樣品的庫存臺賬，定期盤點庫存，做到賬實相符。3.根據(jù)需求部門的領(lǐng)用申請，及時發(fā)放采購樣品，并做好發(fā)放記錄。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購樣品的費用預(yù)算，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)支出。2.對采購樣品的費用進(jìn)行核算和報銷，嚴(yán)格按照財務(wù)制度執(zhí)行。3.監(jiān)督采購樣品管理過程中的資金使用情況，確保資金安全。三、采購樣品申請（一）申請流程1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購樣品申請表》，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.《采購樣品申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。3.采購部門收到《采購樣品申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合采購需求和公司相關(guān)規(guī)定。如審核通過，將申請表轉(zhuǎn)交給相關(guān)采購人員進(jìn)行采購；如審核不通過，應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求其修改或補(bǔ)充申請內(nèi)容。（二）申請審批1.對于金額較小的采購樣品申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批。2.對于金額較大的采購樣品申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行采購。（三）申請變更1.在采購樣品申請?zhí)峤缓?，如因特殊原因需要變更申請?nèi)容，需求部門應(yīng)及時填寫《采購樣品申請變更表》，說明變更的原因、內(nèi)容及對采購工作的影響。2.《采購樣品申請變更表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)變更情況，重新評估采購風(fēng)險和成本，并按照原申請審批流程進(jìn)行審批。四、采購樣品采購（一）供應(yīng)商選擇1.采購人員根據(jù)采購樣品的需求信息，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等方面的審核。3.根據(jù)供應(yīng)商的綜合實力和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價。詢價內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.采購人員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇性價比最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商。如遇特殊情況，需選擇其他供應(yīng)商的，應(yīng)報采購部門負(fù)責(zé)人審批。（二）采購合同簽訂1.采購人員與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交至公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（三）采購進(jìn)度跟蹤1.采購人員應(yīng)按照采購合同要求，定期跟蹤采購樣品的生產(chǎn)進(jìn)度和運輸情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決或拒絕解決問題，采購人員應(yīng)及時向采購部門負(fù)責(zé)人匯報，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、解除合同等。五、采購樣品驗收（一）驗收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門根據(jù)采購樣品的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的驗收方案，明確驗收項目、驗收方法、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.倉庫管理部門根據(jù)采購合同和驗收方案，做好驗收場地、工具、人員等方面的準(zhǔn)備工作。3.需求部門應(yīng)安排熟悉樣品情況的人員參與驗收工作，協(xié)助質(zhì)量部門對樣品的質(zhì)量和適用性進(jìn)行評估。（二）驗收流程1.采購樣品到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門和需求部門進(jìn)行驗收。2.質(zhì)量部門按照驗收方案對采購樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試等項目。3.需求部門對采購樣品的適用性進(jìn)行評估，檢查樣品是否符合工作需要和技術(shù)要求。4.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購樣品存在質(zhì)量問題或不符合要求的情況，質(zhì)量部門應(yīng)及時填寫《采購樣品驗收不合格報告》，詳細(xì)說明問題的性質(zhì)、數(shù)量、原因等，并提出處理意見。5.《采購樣品驗收不合格報告》經(jīng)質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)報告內(nèi)容，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商拒絕解決或無法解決問題，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任，如要求其退換貨、賠償損失等。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的采購樣品，由質(zhì)量部門在樣品上加蓋“驗收合格”章，并出具《采購樣品驗收合格報告》。倉庫管理部門根據(jù)驗收合格報告辦理入庫手續(xù)。2.驗收不合格的采購樣品，如供應(yīng)商同意退換貨，采購部門應(yīng)及時安排退換貨事宜；如供應(yīng)商不同意退換貨或無法退換貨，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜。賠償金額應(yīng)根據(jù)采購樣品的實際損失和合同約定確定。3.對于因驗收不合格而產(chǎn)生的相關(guān)費用，如運輸費、檢驗費等，由責(zé)任方承擔(dān)。六、采購樣品保管（一）入庫管理1.采購樣品驗收合格后，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《采購樣品入庫單》，詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.《采購樣品入庫單》經(jīng)倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門作為庫存臺賬的記賬依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為核算采購成本的憑證，一聯(lián)交采購部門作為采購業(yè)務(wù)的結(jié)算依據(jù)。3.倉庫管理部門應(yīng)按照采購樣品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，確保樣品存放整齊、有序，便于查找和管理。（二）庫存保管1.倉庫管理部門應(yīng)建立健全采購樣品的庫存管理制度，定期對庫存樣品進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.在庫存保管過程中，倉庫管理部門應(yīng)注意樣品的防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保樣品的質(zhì)量不受影響。3.對于有保質(zhì)期要求的采購樣品，倉庫管理部門應(yīng)定期檢查樣品的保質(zhì)期情況，對臨近保質(zhì)期的樣品及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理，避免過期使用。（三）出庫管理1.需求部門因工作需要領(lǐng)用采購樣品時，應(yīng)填寫《采購樣品領(lǐng)用單》，注明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據(jù)《采購樣品領(lǐng)用單》的內(nèi)容，對庫存樣品進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理出庫手續(xù)，填寫《采購樣品出庫單》，并將樣品發(fā)放給需求部門。3.《采購樣品出庫單》經(jīng)倉庫管理人員和領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫管理部門作為庫存臺賬的記賬依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為核算成本的憑證，一聯(lián)交需求部門作為領(lǐng)用樣品的證明。七、采購樣品使用（一）使用規(guī)范1.需求部門在使用采購樣品時，應(yīng)嚴(yán)格按照樣品的使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品的安全和正常使用。2.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或出現(xiàn)異常情況，需求部門應(yīng)及時停止使用，并通知質(zhì)量部門和采購部門進(jìn)行處理。3.需求部門應(yīng)妥善保管采購樣品，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或挪作他用。如需將樣品用于其他項目或部門，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。（二）使用記錄1.需求部門應(yīng)建立采購樣品使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄樣品的使用時間、使用人員、使用情況、維修保養(yǎng)情況等信息。2.使用記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。八、采購樣品處置（一）處置申請1.當(dāng)采購樣品不再使用或已失去使用價值時，需求部門應(yīng)填寫《采購樣品處置申請表》，說明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處置原因等信息，并提交至倉庫管理部門。2.《采購樣品處置申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，倉庫管理部門對樣品進(jìn)行核實，確認(rèn)無誤后提交至采購部門。（二）處置審批1.采購部門收到《采購樣品處置申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，根據(jù)樣品的實際情況提出處置意見，如報廢、變賣、捐贈等。2.對于價值較高或涉及重要資產(chǎn)的采購樣品處置申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可進(jìn)行處置。（三）處置方式1.報廢：對于已損壞、過期或無法修復(fù)的采購樣品，經(jīng)審批后進(jìn)行報廢處理。報廢樣品應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或妥善處理，確保不造成環(huán)境污染和安全隱患。2.變賣：對于仍有一定使用價值或市場需求的采購樣品，經(jīng)審批后可進(jìn)行變賣處理。變賣所得款項應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，納入公司財務(wù)管理。3.捐贈：對于符合公司捐贈政策或社會公益需求的采購樣品，經(jīng)審批后可進(jìn)行捐贈處理。捐贈樣品應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保捐贈行為合法合規(guī)，并做好捐贈記錄。（四）處置記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立采購樣品處置記錄臺賬，詳細(xì)記錄樣品的處置時間、處置方式、處置價格、處置去向等信息。2.處置記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購樣品的管理情況進(jìn)行審計，檢查采購樣品的申請、采購、驗收、保管、使用及處置等流程是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和管理漏洞。（二）定期檢查采購部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對采購樣品的管理情況進(jìn)行檢查，包括樣品的庫存數(shù)