代采購管理辦法試行總則目的為規(guī)范公司代采購行為，加強代采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要委托采購部門進行代采購的活動?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：代采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正公平原則：采購過程應(yīng)公正、公平，維護公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。3.效益優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.職責明確原則：明確采購部門及相關(guān)部門在代采購活動中的職責，確保工作有序開展。代采購申請與審批申請部門職責1.提出需求：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，詳細填寫《代采購申請表》，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.提供技術(shù)支持：對于有特殊技術(shù)要求的物資采購，申請部門應(yīng)提供必要的技術(shù)資料和技術(shù)支持，協(xié)助采購部門進行采購。申請表內(nèi)容《代采購申請表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.申請部門信息：部門名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話。2.采購物資信息：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等。3.交貨時間要求：明確物資到貨時間，如有分批交貨要求應(yīng)詳細注明。4.預(yù)算金額：預(yù)估采購物資所需的資金數(shù)額。5.申請理由：簡要說明申請代采購的原因及用途。審批流程1.部門負責人審核：申請部門負責人對《代采購申請表》進行審核簽字確認，確保申請內(nèi)容真實、合理、符合部門業(yè)務(wù)需求。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對采購預(yù)算金額進行審核，并根據(jù)公司資金狀況提出意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)部門申請及財務(wù)審核意見進行審批簽字批準。4.總經(jīng)理審批（如需）：對于金額較大或重要的代采購項目需報總經(jīng)理審批簽字批準。經(jīng)審批通過的《代采購申請表》作為采購部門開展代采購工作的依據(jù)，并由采購部門留存一份備案。采購實施采購部門職責1.選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購物資的要求，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標、詢價等方式，選擇合格的供應(yīng)商。2.簽訂采購合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.跟蹤采購進度：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.驗收物資：協(xié)助相關(guān)部門對采購物資進行驗收，確保物資符合合同要求。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商資質(zhì)審查：采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、信譽等資質(zhì)進行審查，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的信譽。2.供應(yīng)商評估：建立供應(yīng)商評估體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行定期評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。3.選擇方式：根據(jù)采購物資的特點和需求，采購部門可采用以下方式選擇供應(yīng)商：招標采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的采購項目，采用招標方式選擇供應(yīng)商。詢價采購：對于標準化程度較高、市場價格相對透明的采購物資，通過向多家供應(yīng)商詢價，選擇價格合理、信譽良好的供應(yīng)商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購合同簽訂1.合同條款審核：采購合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。采購部門應(yīng)將合同草本提交法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進行審核，確保合同條款無法律風(fēng)險。2.簽訂合同：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同簽訂后應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、申請部門等，以便各部門做好相關(guān)工作。采購進度跟蹤1.建立跟蹤機制：采購部門應(yīng)建立采購進度跟蹤臺賬，詳細記錄采購合同的執(zhí)行情況，包括訂單下達時間、供應(yīng)商確認時間、生產(chǎn)進度、發(fā)貨時間、預(yù)計到貨時間等信息。2.定期溝通協(xié)調(diào)：采購部門定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時了解采購物資的生產(chǎn)進度、運輸情況等，對于出現(xiàn)的問題及時協(xié)商解決，確保物資按時供應(yīng)。3.異常情況處理：如遇供應(yīng)商無法按時交貨、物資質(zhì)量問題等異常情況，采購部門應(yīng)及時采取措施，如催促供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度、更換供應(yīng)商、調(diào)整交貨時間等，并及時向相關(guān)部門匯報。物資驗收驗收部門職責1.制定驗收方案：根據(jù)采購物資的特點和合同要求，相關(guān)部門制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收人員等。2.組織驗收：按照驗收方案組織相關(guān)人員對采購物資進行驗收，確保物資符合合同要求。3.出具驗收報告：驗收合格后，驗收部門應(yīng)出具《物資驗收報告》，詳細記錄物資的驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等信息。驗收標準1.合同標準：以采購合同約定的物資規(guī)格、質(zhì)量標準、數(shù)量等作為驗收的主要依據(jù)。2.行業(yè)標準：對于有國家或行業(yè)標準的物資，應(yīng)符合相應(yīng)的標準要求。3.樣品標準：如采購合同中有樣品約定的，應(yīng)以樣品作為驗收的參考標準。驗收方法1.外觀檢查：通過目視、觸摸等方式對物資的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、污漬等缺陷。2.數(shù)量核對：按照合同要求對物資的數(shù)量進行清點，確保數(shù)量準確無誤。3.質(zhì)量檢驗：根據(jù)物資的性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的檢驗方法對物資的質(zhì)量進行檢驗，如抽樣檢驗、理化性能檢測等。驗收結(jié)果處理1.驗收合格：驗收合格的物資，驗收部門在《物資驗收報告》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。2.驗收不合格：對于驗收不合格的物資，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)處理完畢，并重新組織驗收。付款管理付款申請1.申請部門提交：采購物資驗收合格后，申請部門應(yīng)根據(jù)合同約定填寫《付款申請表》，注明采購物資名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上《物資驗收報告》、采購發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)資料進行審核，核實采購物資的驗收情況、發(fā)票真實性、付款金額是否符合合同約定等。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財務(wù)審核意見進行審批簽字批準。4.總經(jīng)理審批（如需）：對于金額較大的付款項目需報總經(jīng)理審批簽字批準。付款方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：根據(jù)合同約定，采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付貨款，確保付款安全、準確、及時。2.支票支付：在符合規(guī)定的情況下，可采用支票支付方式，但應(yīng)嚴格控制支票的開具、使用和保管，確保支票安全。付款時間1.合同約定付款時間：按照采購合同約定的付款時間及時支付貨款，不得無故拖延付款。2.提前付款：如因公司資金狀況允許或與供應(yīng)商協(xié)商一致，需要提前付款的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。監(jiān)督與考核監(jiān)督部門職責1.內(nèi)部審計部門：負責對代采購活動進行定期或不定期的審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同執(zhí)行情況、物資驗收情況、付款情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.紀檢監(jiān)察部門：對代采購活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處違法違規(guī)行為，維護公司利益。考核指標1.采購成本控制：考核采購物資的實際采購價格與預(yù)算價格的差異率，確保采購成本得到有效控制。2.采購進度：考核采購物資是否按時到貨，計算按時到貨率，確保物資供應(yīng)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.物資質(zhì)量：考核采購物資的驗收合格率，確保采購物資質(zhì)量符合合同要求。4.供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的評價得分、合作滿意度等指標，確保供應(yīng)商管理工作有效開展?？己朔绞?.定期考核：每月或每季度對采購部門及相關(guān)部門的代采購工作進行定期考核，根據(jù)考核指標計算考核得分，并進行排名通報。2.不定期考核：根據(jù)公司管理需要，對代采購活動進行不定期的專項考核，重點檢查采購過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和突出問題。考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金掛鉤：將考核結(jié)果與采購部門及相關(guān)人員的績效獎金掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對考核不達標或出現(xiàn)嚴重問題的部門和個人進行相應(yīng)的處罰。2.改進工作依據(jù)：根據(jù)考核結(jié)果，分析代采購工作中存在的問題和不足，制定改進措施，不斷完善代采購管理工作。信息管理采購信息收集1.市場信息收集：采購部門應(yīng)定期收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等，為采購決策提供參考依據(jù)。2.內(nèi)部需求信息收集：加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解內(nèi)部業(yè)務(wù)需求變化情況，確保采購工作與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。采購信息整理與分析1.信息整理：對收集到的采購信息進行分類整理，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，便于查詢和使用。2.信息分析：定期對采購信息進行分析，如采購價格走勢分析、供應(yīng)商績效分析、采購成本分析等，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。采購信息共享1.內(nèi)部共享：采購部門應(yīng)將采購信息及時共享給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、