供應(yīng)商管理辦法合法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司供應(yīng)商管理工作，確保采購活動合法合規(guī)，保障公司利益，提高采購質(zhì)量，促進與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏。適用范圍本辦法適用于公司所有采購項目涉及的供應(yīng)商管理活動，包括原材料采購、服務(wù)采購、設(shè)備采購等?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定，確保供應(yīng)商管理活動合法有效。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，在選擇、評價、合作等環(huán)節(jié)遵循公平公正的標準，不得偏袒任何一方。3.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立誠實互信的合作關(guān)系，雙方應(yīng)如實履行合同約定，不得欺詐、隱瞞重要信息。4.優(yōu)勝劣汰原則：通過科學(xué)合理的評價體系，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊伍。供應(yīng)商的選擇與準入供應(yīng)商信息收集1.多種渠道收集通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶推薦等方式，廣泛收集潛在供應(yīng)商信息。關(guān)注行業(yè)動態(tài)、供應(yīng)商名錄、專業(yè)媒體報道等，獲取有價值的供應(yīng)商線索。2.信息內(nèi)容要求收集的供應(yīng)商信息應(yīng)包括企業(yè)基本情況，如名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等。詳細了解其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。記錄供應(yīng)商的資質(zhì)證書、榮譽獎項、行業(yè)口碑等相關(guān)信息。供應(yīng)商篩選1.初步篩選標準根據(jù)采購項目需求，制定初步篩選標準，如供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量認證、環(huán)保要求等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步審核，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。2.實地考察對于通過初步篩選的供應(yīng)商，安排實地考察。考察內(nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。與供應(yīng)商管理層、員工進行交流，了解其企業(yè)文化、管理理念、合作意愿等。實地考察后，形成考察報告，記錄考察情況及結(jié)論。供應(yīng)商準入審批1.提交準入申請經(jīng)實地考察合格的供應(yīng)商，需填寫《供應(yīng)商準入申請表》，提交相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、資質(zhì)證書等。2.審批流程采購部門對供應(yīng)商準入申請及相關(guān)材料進行初審，審核內(nèi)容包括申請信息完整性、證明材料真實性、是否符合初步篩選標準等。財務(wù)部門對供應(yīng)商的財務(wù)狀況進行評估，審查其信用等級、財務(wù)穩(wěn)定性等。質(zhì)量部門對供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行評估，審查其質(zhì)量管理體系、質(zhì)量控制措施等。法務(wù)部門對供應(yīng)商的合法性進行審查，確保其不存在法律糾紛、違法違規(guī)行為等。經(jīng)各部門會審?fù)ㄟ^后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略及采購需求，決定是否批準供應(yīng)商準入。供應(yīng)商名錄管理1.建立名錄對批準準入的供應(yīng)商，建立《供應(yīng)商名錄》，記錄供應(yīng)商基本信息、準入時間、合作項目、聯(lián)系方式等?！豆?yīng)商名錄》應(yīng)定期更新，確保信息準確有效。2.分類管理根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)類別、重要性等因素，對供應(yīng)商進行分類管理。例如，分為A類核心供應(yīng)商、B類重要供應(yīng)商、C類一般供應(yīng)商等。針對不同類別的供應(yīng)商，制定差異化的管理策略，如重點關(guān)注A類供應(yīng)商，定期進行溝通與評估；對C類供應(yīng)商，適當(dāng)減少管理資源投入，但仍需保持必要的監(jiān)控。供應(yīng)商的評價與考核評價指標體系1.質(zhì)量指標產(chǎn)品合格率：統(tǒng)計供應(yīng)商提供產(chǎn)品中合格產(chǎn)品的比例，反映其產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性。質(zhì)量投訴率：記錄公司及客戶對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的投訴次數(shù)，衡量其質(zhì)量問題的嚴重程度。質(zhì)量改進措施：考察供應(yīng)商針對質(zhì)量問題采取的改進措施及效果，評估其對質(zhì)量提升的重視程度和能力。2.交貨期指標按時交貨率：計算供應(yīng)商按時交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，體現(xiàn)其交貨的及時性。交貨周期：統(tǒng)計供應(yīng)商從接到訂單到交貨的平均時間，評估其生產(chǎn)與物流效率。緊急訂單響應(yīng)能力：考察供應(yīng)商對緊急訂單的處理能力和響應(yīng)速度。3.價格指標價格合理性：對比市場同類產(chǎn)品價格，評估供應(yīng)商報價的合理性。價格調(diào)整靈活性：了解供應(yīng)商在原材料價格波動、市場變化等情況下，調(diào)整價格的能力和靈活性。成本控制能力：分析供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)，評估其降低成本的潛力和措施。4.服務(wù)指標售后服務(wù)響應(yīng)時間：記錄供應(yīng)商對客戶售后服務(wù)需求的響應(yīng)時長，體現(xiàn)其服務(wù)效率。售后服務(wù)質(zhì)量：通過客戶反饋、投訴處理情況等，評價供應(yīng)商售后服務(wù)的質(zhì)量和效果。技術(shù)支持能力：考察供應(yīng)商提供技術(shù)咨詢、培訓(xùn)、解決方案等方面的能力。5.合作態(tài)度指標溝通配合度：評估供應(yīng)商與公司在采購業(yè)務(wù)中的溝通頻率、溝通效果及配合程度。合同履行率：統(tǒng)計供應(yīng)商履行采購合同的情況，包括合同條款執(zhí)行、交付數(shù)量與質(zhì)量等方面。忠誠度：考察供應(yīng)商對公司的合作意愿、合作穩(wěn)定性及長期合作的可能性。評價周期1.定期評價對供應(yīng)商進行定期評價，原則上每[X]個月進行一次全面評價。定期評價應(yīng)涵蓋上述各項評價指標，確保對供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)有全面、及時的了解。2.不定期評價在采購項目執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價格異常等情況，應(yīng)及時進行不定期評價。不定期評價重點針對出現(xiàn)問題的方面進行深入調(diào)查和評估，以便及時采取措施解決問題，保障采購項目順利進行。評價方法1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析采購部門負責(zé)收集、整理與供應(yīng)商評價指標相關(guān)的數(shù)據(jù)，如采購訂單記錄、質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、售后服務(wù)反饋等。運用數(shù)據(jù)分析工具，對收集到的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，計算各項評價指標得分。2.問卷調(diào)查與客戶反饋向公司內(nèi)部相關(guān)部門、使用部門及客戶發(fā)放《供應(yīng)商評價調(diào)查問卷》，收集對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面的意見和建議。對客戶反饋的問題進行整理和分析，作為評價供應(yīng)商的重要依據(jù)。3.實地考察與面談根據(jù)評價需要，定期或不定期對供應(yīng)商進行實地考察，觀察其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運行情況等。與供應(yīng)商管理層、相關(guān)部門負責(zé)人進行面談，了解其經(jīng)營策略、發(fā)展規(guī)劃、對合作的看法及改進措施等，獲取第一手信息?？己私Y(jié)果應(yīng)用1.等級劃分根據(jù)評價得分，將供應(yīng)商考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。具體等級劃分標準如下：優(yōu)秀：評價得分[X]分及以上，各項指標表現(xiàn)出色，在質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面均能滿足公司要求，且具有較強的合作意愿和發(fā)展?jié)摿?。良好：評價得分[X][X]分，大部分指標表現(xiàn)良好，基本能夠滿足公司采購需求，但在某些方面可能存在一些小問題，需要加以改進。合格：評價得分[X][X]分，各項指標基本達到公司要求，但存在一些明顯的不足之處，需要引起關(guān)注并督促其改進。不合格：評價得分[X]分以下，在質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面存在嚴重問題，無法滿足公司采購需求，應(yīng)采取相應(yīng)措施，如警告、暫停合作、淘汰等。2.獎懲措施對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予以下獎勵：在后續(xù)采購項目中，給予一定比例的價格優(yōu)惠。優(yōu)先考慮增加合作項目和采購份額。頒發(fā)優(yōu)秀供應(yīng)商證書和獎牌，進行公開表彰。對于考核結(jié)果為良好的供應(yīng)商，提出改進建議，鼓勵其繼續(xù)保持和提升表現(xiàn)。對于考核結(jié)果為合格的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改，并提交整改報告。采購部門對整改情況進行跟蹤檢查。對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采取以下措施：暫停合作[X]個月，期間不再下達新的采購訂單。要求供應(yīng)商針對存在的問題進行全面整改，整改完成后提交整改報告，經(jīng)公司審核通過后，方可恢復(fù)合作。如連續(xù)兩次考核不合格，或在整改期內(nèi)仍未達到公司要求，予以淘汰，從《供應(yīng)商名錄》中刪除。供應(yīng)商的合作與合同管理采購合同簽訂1.合同起草與審核采購部門根據(jù)采購項目需求和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同起草完成后，提交法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險。根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對合同進行修改完善，確保合同雙方權(quán)益得到充分保障。2.合同簽訂與備案采購合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本一份交財務(wù)部門備案，作為付款依據(jù)；一份交質(zhì)量部門備案，作為質(zhì)量檢驗和驗收的參考；一份自己留存，作為采購業(yè)務(wù)執(zhí)行和管理的重要文件。采購訂單下達1.訂單內(nèi)容明確采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確訂單編號、采購項目名稱、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點、質(zhì)量要求、價格等詳細信息。確保采購訂單與采購合同條款一致，避免出現(xiàn)歧義或誤解。2.訂單審批與下達采購訂單下達前，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。審批內(nèi)容包括訂單金額、交貨期、質(zhì)量要求等是否符合公司規(guī)定和采購合同約定。經(jīng)審批通過后，采購部門將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認收到訂單。采購合同執(zhí)行跟蹤1.建立跟蹤機制采購部門負責(zé)建立采購合同執(zhí)行跟蹤機制，指定專人對采購合同執(zhí)行情況進行跟蹤。跟蹤人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制情況、交貨準備情況等。建立采購合同執(zhí)行臺賬，詳細記錄合同執(zhí)行過程中的各項信息，如訂單下達時間、供應(yīng)商反饋信息、生產(chǎn)進度節(jié)點、質(zhì)量檢驗情況、交貨時間等。2.進度監(jiān)控與協(xié)調(diào)根據(jù)采購合同約定的交貨期，對供應(yīng)商的生產(chǎn)進度進行監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其采取措施加快生產(chǎn)進度，確保按時交貨。對于因不可抗力、原材料供應(yīng)短缺、生產(chǎn)設(shè)備故障等原因?qū)е陆回浹舆t的情況，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、增加應(yīng)急生產(chǎn)措施等，并及時向公司內(nèi)部相關(guān)部門通報情況。在采購合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)質(zhì)量問題、價格調(diào)整、合同變更等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保雙方權(quán)益得到保障。協(xié)商結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并作為采購合同執(zhí)行臺賬的補充信息。采購驗收管理1.驗收標準制定質(zhì)量部門根據(jù)采購合同要求和相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量標準，制定采購驗收標準。驗收標準應(yīng)明確產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、檢驗方法、驗收流程等內(nèi)容。采購驗收標準應(yīng)在采購合同簽訂前或采購訂單下達時告知供應(yīng)商，確保供應(yīng)商清楚了解公司的驗收要求。2.驗收流程執(zhí)行采購產(chǎn)品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗收準備工作。質(zhì)量部門安排檢驗人員按照驗收標準對采購產(chǎn)品進行檢驗。檢驗人員應(yīng)根據(jù)驗收標準，對產(chǎn)品的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一檢查。對于需要進行性能測試、功能驗證的產(chǎn)品，應(yīng)按照規(guī)定的測試方法和程序進行測試。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或不符合驗收標準的情況，檢驗人員應(yīng)及時記錄，并出具《采購驗收不合格報告》。采購部門應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取措施解決問題，如補貨、換貨、退貨等。供應(yīng)商對驗收結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時間內(nèi)提出復(fù)檢申請。公司應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行復(fù)檢，如復(fù)檢結(jié)果與原驗收結(jié)果一致，復(fù)檢費用由供應(yīng)商承擔(dān)；如復(fù)檢結(jié)果與原驗收結(jié)果不一致，以復(fù)檢結(jié)果為準，由此產(chǎn)生的費用及損失由責(zé)任方承擔(dān)。3.驗收報告出具驗收合格后，質(zhì)量部門應(yīng)出具《采購驗收合格報告》，明確產(chǎn)品或服務(wù)符合驗收標準?！恫少忩炇蘸细駡蟾妗窇?yīng)作為采購付款的重要依據(jù)之一。采購部門將驗收報告副本存檔，并將驗收結(jié)果及時反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門，如財務(wù)部門、使用部門等。供應(yīng)商的風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門、法務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行風(fēng)險識別。風(fēng)險識別的內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力、法律法規(guī)合規(guī)性等方面。通過收集供應(yīng)商信息、市場動態(tài)、行業(yè)報告、客戶反饋等資料，分析可能存在的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險評估采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估。評估指標可包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險等級等。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高風(fēng)險、中風(fēng)險、低風(fēng)險三個等級。對于高風(fēng)險供應(yīng)商，應(yīng)采取重點監(jiān)控和風(fēng)險應(yīng)對措施；對于中風(fēng)險供應(yīng)商，應(yīng)加強關(guān)注和適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險防控措施；對于低風(fēng)險供應(yīng)商，可保持常規(guī)監(jiān)控。風(fēng)險應(yīng)對措施1.高風(fēng)險應(yīng)對對于高風(fēng)險供應(yīng)商，如出現(xiàn)經(jīng)營困難、財務(wù)危機、重大質(zhì)量問題、頻繁交貨延遲等情況，采購部門應(yīng)立即暫停與其合作，并與供應(yīng)商協(xié)商解決方案。要求供應(yīng)商提供詳細的整改計劃和資金保障措施，確保其能夠改善經(jīng)營狀況，恢復(fù)正常生產(chǎn)經(jīng)營。同時，采購部門應(yīng)尋找替代供應(yīng)商，降低因該供應(yīng)商問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險。2.中風(fēng)險應(yīng)對對于中風(fēng)險供應(yīng)商，采購部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，定期了解其經(jīng)營情況和合作項目進展。要求供應(yīng)商針對存在的問題制定改進措施，并跟蹤改進效果。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險有上升趨勢，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。3.低風(fēng)險應(yīng)對對于低風(fēng)險供應(yīng)商，采購部門可按照常規(guī)管理流程進行監(jiān)控，定期收集供應(yīng)商信息，進行評價與考核。保持與供應(yīng)商的良好溝通，關(guān)注其經(jīng)營動態(tài)和市場變化，確保風(fēng)險處于可控范圍內(nèi)。應(yīng)急管理預(yù)案1.預(yù)案制定公司應(yīng)制定供應(yīng)商應(yīng)急管理