采購內(nèi)控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，確保公司采購活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門的采購活動(dòng)，包括物資采購、服務(wù)采購等各類采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)。4.不相容職務(wù)分離原則：采購業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，形成制衡機(jī)制。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)如下：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、預(yù)算和采購方式。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行。采購部門的職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃和預(yù)算。2.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購訂單的跟蹤和執(zhí)行，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購物資或服務(wù)。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購計(jì)劃的編制和評(píng)審，負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和賬務(wù)處理，監(jiān)督采購成本控制情況。3.審計(jì)部門：對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.《采購申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并提交采購決策委員會(huì)審議。（三）采購預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格情況，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目的資金來源、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交公司管理層審批。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商調(diào)查與評(píng)估采購部門組織對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和調(diào)查，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)狀況等情況。采購部門會(huì)同需求部門、質(zhì)量部門等對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購框架協(xié)議》或《采購合同》。《采購框架協(xié)議》或《采購合同》應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估結(jié)果，采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行協(xié)商。采購談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保雙方達(dá)成互利共贏的合作協(xié)議。2.合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草《采購合同》，經(jīng)法律部門審核后，提交公司管理層審批。公司管理層審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂《采購合同》?！恫少徍贤窇?yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。（六）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)《采購合同》，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購物資或服務(wù)。（七）采購驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)《采購合同》和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購物資或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《采購驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)?！恫少忩?yàn)收單》應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。3.如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按照合同約定處理。（八）采購付款1.采購部門根據(jù)《采購合同》和《采購驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核《付款申請(qǐng)單》無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。3.采購付款應(yīng)嚴(yán)格遵循公司資金管理制度，確保資金支付安全、合規(guī)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門會(huì)同相關(guān)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商選擇和管理，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購物資或服務(wù)的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。加強(qiáng)對(duì)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保質(zhì)量符合要求。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。在采購合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理調(diào)整采購價(jià)格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)。在采購合同簽訂前，由法律部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。建立法律糾紛處理機(jī)制，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的法律糾紛。五、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與評(píng)價(jià)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給公司管理層。