飾品采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司飾品采購行為，加強采購管理，確保所采購飾品符合公司需求，保證質(zhì)量，控制成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有飾品采購活動，包括但不限于用于銷售的飾品、員工福利飾品、活動裝飾飾品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、款式新穎、符合市場需求的飾品，以滿足公司業(yè)務(wù)及客戶需求。3.成本效益原則：在保證飾品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，追求采購效益最大化。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定飾品采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、庫存情況等，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估飾品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的合作關(guān)系。3.執(zhí)行采購任務(wù)，與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購活動順利進行。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。5.負責采購成本的控制與分析，定期對采購價格、費用等進行統(tǒng)計和分析，提出降低成本的建議和措施。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、活動策劃等實際需求，及時向采購部門提出飾品采購申請，明確采購飾品的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息。2.參與對供應(yīng)商提供的飾品樣品進行評估，提供專業(yè)意見，確保所采購飾品符合實際使用需求。3.在采購過程中，與采購部門保持密切溝通，及時反饋需求變化，協(xié)助采購部門完成采購任務(wù)。（三）質(zhì)量控制部門1.制定飾品質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，對采購到貨的飾品進行質(zhì)量檢驗，確保所采購飾品符合質(zhì)量要求。2.對不合格飾品提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題，如退貨、換貨、補貨等。3.定期對采購飾品的質(zhì)量情況進行統(tǒng)計和分析，為采購部門選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商提供參考依據(jù)。（四）財務(wù)部門1.負責審核采購合同，確保合同條款符合公司財務(wù)規(guī)定和利益。2.按照采購合同約定，及時辦理付款手續(xù)，對采購資金進行管理和監(jiān)督。3.參與采購成本的核算與分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助控制采購成本。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《飾品采購申請表》，詳細說明采購飾品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.將《飾品采購申請表》提交至采購部門。采購部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，確認需求的合理性和必要性。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定飾品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購飾品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等。2.將采購計劃提交至部門負責人審批。審批通過后，采購計劃正式生效，作為后續(xù)采購活動的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門通過多種渠道尋找潛在的飾品供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、價格信息、質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)等資料。3.根據(jù)篩選結(jié)果，選擇若干家符合要求的供應(yīng)商進行實地考察或樣品評估。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、信譽等方面。4.組織相關(guān)部門（如需求部門、質(zhì)量控制部門等）對供應(yīng)商提供的飾品樣品進行評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行綜合打分。5.根據(jù)綜合評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、合作記錄、評估報告等內(nèi)容。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購飾品的價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款進行商務(wù)談判，達成一致意見后，起草采購合同。2.將采購合同提交至財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、準確性，以及對公司利益的保障等方面。3.根據(jù)審核意見對采購合同進行修改和完善，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。修改后的合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購飾品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求，并確保訂單信息與合同一致。2.將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認收到訂單。同時，采購部門應(yīng)留存采購訂單副本，作為跟蹤采購進度的依據(jù)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解飾品生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨時間、督促供應(yīng)商加快生產(chǎn)進度、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證等。3.在預(yù)計交貨日期前，提醒供應(yīng)商按時交貨，并確認貨物運輸方式和預(yù)計到達時間。（七）到貨驗收1.飾品到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.貨物到貨后，由質(zhì)量控制部門按照制定的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括飾品的外觀、材質(zhì)、尺寸、質(zhì)量等方面。3.需求部門對飾品的規(guī)格、數(shù)量、款式等進行核對，確保所收到的飾品符合采購申請要求。4.如驗收合格，質(zhì)量控制部門和需求部門在《飾品驗收單》上簽字確認；如發(fā)現(xiàn)不合格飾品，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具《不合格品報告》，詳細說明不合格情況，并提出處理意見。（八）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，確認無誤后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定辦理付款手續(xù)。3.采購部門對采購付款情況進行記錄和跟蹤，確保供應(yīng)商按時收到貨款，并維護良好的合作關(guān)系。四、采購風險管理（一）市場風險1.密切關(guān)注飾品市場動態(tài)，包括市場價格波動、流行趨勢變化等，及時調(diào)整采購策略，降低市場風險對公司采購成本和業(yè)務(wù)的影響。2.建立市場信息收集和分析機制，定期收集市場信息，進行分析和預(yù)測，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商風險1.對供應(yīng)商進行定期評估和動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，如質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨延遲、信譽不佳等。2.與供應(yīng)商簽訂明確的質(zhì)量保證協(xié)議、違約責任條款等，約束供應(yīng)商行為，降低供應(yīng)商風險。3.建立供應(yīng)商備份機制，對于關(guān)鍵飾品供應(yīng)商，選擇至少兩家以上的供應(yīng)商進行合作，以防止因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響公司正常采購和業(yè)務(wù)運營。（三）質(zhì)量風險1.嚴格執(zhí)行飾品質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，加強對采購飾品的質(zhì)量控制，確保所采購飾品符合質(zhì)量要求。2.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量責任和售后服務(wù)條款，以便在出現(xiàn)質(zhì)量問題時能夠及時解決。3.定期對采購飾品的質(zhì)量情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)質(zhì)量問題規(guī)律，采取針對性措施加以改進，不斷提高采購飾品的質(zhì)量水平。（四）合同風險1.在采購合同簽訂前，認真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、完整、準確，避免因合同漏洞或條款歧義而引發(fā)的法律風險和經(jīng)濟損失。2.加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，確保雙方嚴格履行合同約定，及時處理合同變更、違約等情況，維護公司合法權(quán)益。3.定期對采購合同進行梳理和總結(jié)，分析合同執(zhí)行過程中存在的問題，提出改進建議，完善合同管理流程。五、采購成本控制（一）價格談判1.在與供應(yīng)商進行商務(wù)談判時，采購部門應(yīng)充分了解市場價格行情，掌握供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)，運用談判技巧爭取有利的采購價格。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式，爭取更優(yōu)惠的價格政策。3.定期對采購價格進行比較和分析，評估供應(yīng)商價格合理性，對于價格過高的供應(yīng)商，及時與其協(xié)商降價或?qū)ふ姨娲?yīng)商。（二）成本分析1.采購部門定期對采購成本進行統(tǒng)計和分析，包括采購價格、運輸費用、倉儲費用、檢驗費用等各項成本要素。2.通過成本分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和潛力點，制定針對性的成本控制措施，如優(yōu)化采購批量、選擇合適的運輸方式、降低庫存成本等。3.與財務(wù)部門、需求部門等密切合作，共同進行成本分析和控制，確保采購成本在合理范圍內(nèi)，并滿足公司業(yè)務(wù)需求。（三）費用控制1.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如差旅費、通訊費、業(yè)務(wù)招待費等。在保證采購工作順利進行的前提下，盡量降低費用水平。2.規(guī)范采購費用報銷流程，加強對費用報銷憑證的審核，確保費用支出真實、合理、合規(guī)。3.定期對采購費用進行統(tǒng)計和分析，評估費用支出的合理性和效益性，及時發(fā)現(xiàn)和糾正不合理的費用支出行為。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對飾品采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，確保采購活動合法合規(guī)、規(guī)范有序。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作進展情況、存在問題及改進措施等，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各相關(guān)部門應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，應(yīng)及時向采購部門或公司管理層反饋，共同維護公司采購秩序。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行評價，評價結(jié)果作為供應(yīng)商合作與管理的重要依據(jù)。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈捅碚茫缭黾硬少彿蓊~、延長合作期限等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行警告、整改或淘汰處理。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，定期向供應(yīng)商反饋公司需求和意見，要求供應(yīng)商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，共同提高合作效益。（三）考核機制1.制定采購部門及相關(guān)人員的績效考核指標，包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量控制、采購成本控制、供應(yīng)商管理、內(nèi)部協(xié)作等方面。2.定期對采購部門及相關(guān)人員進行績效考核，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等；對于未完成考核指標或出現(xiàn)嚴重問題的部門和個人