發(fā)票上備注管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票備注行為，確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類發(fā)票備注事項的管理。定義本辦法所稱發(fā)票備注，是指在發(fā)票的備注欄內(nèi)填寫的與交易相關(guān)的補(bǔ)充信息，包括但不限于項目名稱、地址、合同編號、運輸信息等。發(fā)票備注的重要性及法律法規(guī)依據(jù)重要性發(fā)票備注是發(fā)票的重要組成部分，它能夠補(bǔ)充和完善發(fā)票所載的交易信息，有助于交易雙方準(zhǔn)確記錄和核算經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時也為稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行稅收征管和監(jiān)督提供了重要依據(jù)。準(zhǔn)確、規(guī)范的發(fā)票備注可以避免因信息不完整或錯誤而導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險和財務(wù)糾紛。法律法規(guī)依據(jù)1.《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》規(guī)定，開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。任何單位和個人不得有虛開發(fā)票行為，其中包括開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.國家稅務(wù)總局發(fā)布的相關(guān)規(guī)范性文件，對特定行業(yè)和業(yè)務(wù)的發(fā)票備注作出了明確要求。例如，提供建筑服務(wù)，納稅人自行開具或者稅務(wù)機(jī)關(guān)代開增值稅發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票的備注欄注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項目名稱；銷售不動產(chǎn)，納稅人自行開具或者稅務(wù)機(jī)關(guān)代開增值稅發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄填寫不動產(chǎn)名稱及房屋產(chǎn)權(quán)證書號碼（無房屋產(chǎn)權(quán)證書的可不填寫），“單位”欄填寫面積單位，備注欄注明不動產(chǎn)的詳細(xì)地址等。發(fā)票備注的內(nèi)容規(guī)范不同業(yè)務(wù)類型的備注要求1.建筑服務(wù)納稅人提供建筑服務(wù)，無論是自行開具增值稅發(fā)票還是申請稅務(wù)機(jī)關(guān)代開增值稅發(fā)票，均應(yīng)在發(fā)票備注欄注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項目名稱。例如，某建筑公司在北京市朝陽區(qū)承接了一個名為“XX商業(yè)大廈建設(shè)項目”的工程，其開具的增值稅發(fā)票備注欄應(yīng)注明“北京市朝陽區(qū)XX商業(yè)大廈建設(shè)項目”。對于分包工程，分包方開具給總包方的發(fā)票也應(yīng)按照上述要求進(jìn)行備注，以便總包方進(jìn)行差額納稅申報。2.銷售不動產(chǎn)銷售不動產(chǎn)時，發(fā)票“貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱”欄應(yīng)填寫不動產(chǎn)名稱及房屋產(chǎn)權(quán)證書號碼（無房屋產(chǎn)權(quán)證書的可不填寫），“單位”欄填寫面積單位，備注欄注明不動產(chǎn)的詳細(xì)地址。例如，銷售一套位于上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX室的住宅，發(fā)票備注欄應(yīng)注明“上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX室”。若銷售的是房地產(chǎn)開發(fā)項目中的房屋，還應(yīng)在備注欄注明“房地產(chǎn)項目名稱、預(yù)收款性質(zhì)（如定金、誠意金等）、預(yù)收款金額”等信息。3.出租不動產(chǎn)納稅人出租不動產(chǎn)，應(yīng)在備注欄注明不動產(chǎn)的詳細(xì)地址。例如，出租位于廣州市天河區(qū)XX寫字樓的一間辦公室，發(fā)票備注欄應(yīng)注明“廣州市天河區(qū)XX寫字樓XX室”。4.貨物運輸服務(wù)增值稅一般納稅人提供貨物運輸服務(wù)，使用增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票時，應(yīng)將起運地、到達(dá)地、車種車號以及運輸貨物信息等內(nèi)容填寫在發(fā)票備注欄中，如內(nèi)容較多可另附清單。例如，某運輸公司為客戶運輸一批貨物從深圳市福田區(qū)運往北京市海淀區(qū)，使用的車輛為車牌號為粵BXXXX的貨車，發(fā)票備注欄應(yīng)注明“起運地：深圳市福田區(qū)，到達(dá)地：北京市海淀區(qū)，車種車號：粵BXXXX，貨物信息：XX電子產(chǎn)品”。鐵路運輸企業(yè)受托代征的印花稅款信息，可填寫在發(fā)票備注欄中。5.保險服務(wù)保險機(jī)構(gòu)作為車船稅扣繳義務(wù)人，在代收車船稅并開具增值稅發(fā)票時，應(yīng)在增值稅發(fā)票備注欄中注明代收車船稅稅款信息。具體包括：保險單號、稅款所屬期（詳細(xì)至月）、代收車船稅金額、滯納金金額、金額合計等。例如，某保險公司為客戶代收2024年112月的車船稅，保險單號為123456，代收車船稅金額為360元，滯納金金額為10元，發(fā)票備注欄應(yīng)注明“保險單號：123456，稅款所屬期：2024年1月12月，代收車船稅金額：360元，滯納金金額：10元，金額合計：370元”。為個人保險代理人匯總代開增值稅發(fā)票時，應(yīng)在備注欄內(nèi)注明“個人保險代理人匯總代開”字樣。6.單用途商業(yè)預(yù)付卡業(yè)務(wù)售卡方銷售單用途卡，或者接受單用途卡持卡人充值取得的預(yù)收資金，不繳納增值稅，向購卡人、充值人開具增值稅普通發(fā)票，不得開具增值稅專用發(fā)票。在發(fā)票備注欄應(yīng)注明“收到預(yù)付卡結(jié)算款”。銷售方與售卡方不是同一個納稅人的，銷售方在收到售卡方結(jié)算的銷售款時，應(yīng)向售卡方開具增值稅普通發(fā)票，并在備注欄注明“收到預(yù)付卡結(jié)算款”。7.多用途商業(yè)預(yù)付卡業(yè)務(wù)支付機(jī)構(gòu)銷售多用途卡取得的等值人民幣資金，或者接受多用途卡持卡人充值取得的充值資金，不繳納增值稅，向購卡人、充值人開具增值稅普通發(fā)票，不得開具增值稅專用發(fā)票。在發(fā)票備注欄應(yīng)注明“收到預(yù)付卡結(jié)算款”。特約商戶收到支付機(jī)構(gòu)結(jié)算的銷售款時，應(yīng)向支付機(jī)構(gòu)開具增值稅普通發(fā)票，并在備注欄注明“收到預(yù)付卡結(jié)算款”。備注內(nèi)容的填寫要求1.備注內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，與實際交易情況相符，不得填寫虛假信息或與交易無關(guān)的內(nèi)容。2.備注內(nèi)容應(yīng)使用中文填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。若因填寫錯誤需要修改，應(yīng)按照發(fā)票作廢或紅沖的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.備注內(nèi)容的字?jǐn)?shù)較多時，應(yīng)合理安排格式，確保備注欄能夠清晰顯示所有信息。如內(nèi)容確實過多，可按照相關(guān)規(guī)定另附清單，并在備注欄注明“詳見清單”。發(fā)票備注的開具流程業(yè)務(wù)部門的職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時準(zhǔn)確地收集與發(fā)票備注相關(guān)的信息，如項目名稱、地址、合同編號等，并在填寫《發(fā)票開具申請單》時，將備注信息明確填寫在相應(yīng)欄目中。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對《發(fā)票開具申請單》中的備注信息進(jìn)行審核，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，簽字確認(rèn)并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門的職責(zé)1.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門提交的《發(fā)票開具申請單》后，應(yīng)再次對備注信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括備注信息是否符合本辦法的規(guī)定、是否與相關(guān)合同或業(yè)務(wù)資料一致等。2.對于審核通過的《發(fā)票開具申請單》，財務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定的發(fā)票開具系統(tǒng)操作流程，準(zhǔn)確填寫備注信息，并開具發(fā)票。開具發(fā)票后，應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票上的備注信息是否準(zhǔn)確無誤。3.對于審核不通過的《發(fā)票開具申請單》，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充或更正備注信息。稅務(wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票的情況1.若需要稅務(wù)機(jī)關(guān)代開發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在申請代開發(fā)票前，準(zhǔn)備好相關(guān)資料，并將準(zhǔn)確的備注信息告知財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，填寫《代開發(fā)票申請表》，并在申請表中注明備注內(nèi)容。同時，攜帶相關(guān)資料前往稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理代開發(fā)票手續(xù)。3.代開發(fā)票后，財務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對發(fā)票上的備注信息是否與申請內(nèi)容一致。如發(fā)現(xiàn)備注信息有誤，應(yīng)及時與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通，申請重新開具發(fā)票。發(fā)票備注的審核與監(jiān)督內(nèi)部審核1.財務(wù)部門應(yīng)定期對已開具的發(fā)票進(jìn)行內(nèi)部審核，重點檢查發(fā)票備注信息的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。審核內(nèi)容包括備注信息是否按照本辦法的規(guī)定填寫、是否與實際交易情況相符等。2.內(nèi)部審核可以采用抽樣檢查的方式進(jìn)行，對于金額較大、業(yè)務(wù)較為復(fù)雜的發(fā)票應(yīng)進(jìn)行重點審核。審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門的檢查，如實提供發(fā)票及相關(guān)資料。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的關(guān)于發(fā)票備注的問題和整改要求，應(yīng)及時進(jìn)行處理。2.若因發(fā)票備注問題導(dǎo)致公司受到稅務(wù)處罰或其他損失，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。發(fā)票備注的檔案管理檔案建立財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票備注檔案，將與發(fā)票備注相關(guān)的資料進(jìn)行整理和歸檔。檔案資料包括《發(fā)票開具申請單》、合同、業(yè)務(wù)資料、發(fā)票復(fù)印件等。檔案保管發(fā)票備注檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求執(zhí)行。在保管過程中，應(yīng)確保檔案資料的安全、完整，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。檔案查詢與利用公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢發(fā)票備注檔案時，應(yīng)按照檔案查閱的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)及時提供相關(guān)檔案資料，并做好查詢記錄。違規(guī)處理對內(nèi)部人員的處理1.對于違反本辦法規(guī)定，未按照要求填寫發(fā)票備注信息或填寫虛假備注信息的內(nèi)部人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處分。2.若因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或稅務(wù)風(fēng)險的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對供應(yīng)商和客戶的處理1.對于供應(yīng)商開具的發(fā)票備注信息不符合本辦法規(guī)定的，財務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其重新開具符合要求的發(fā)票。若供應(yīng)商拒絕配合，公司可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的措施，如暫停