代公司合同管理辦法一、總則（一）目的為加強代公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于代公司簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門職責1.負責制定和完善合同管理制度，規(guī)范合同管理流程。2.負責合同文本的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作的指導和監(jiān)督。3.負責合同檔案的管理，包括合同文本、相關文件、往來信函等資料的收集、整理、歸檔和保管。4.負責合同糾紛的處理，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，維護公司合法權益。5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。2.負責向合同管理部門提交合同文本及相關資料，配合合同管理部門進行合同審核。3.負責合同履行過程中的跟蹤和反饋，及時向合同管理部門報告合同履行情況。4.負責處理本部門合同履行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助合同管理部門進行合同糾紛的處理。（三）法務部門職責1.負責對合同文本進行法律審核，提出法律意見和建議。2.參與合同談判，從法律角度提供支持和保障。3.負責處理合同糾紛的法律事務，提供法律解決方案。4.定期對公司合同管理工作進行法律風險評估，提出防范措施和建議。（四）財務部門職責1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，提出財務意見和建議。2.負責合同款項的收付管理，確保合同款項的及時、準確收付。3.參與合同糾紛的處理，提供財務方面的支持和保障。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免歧義。3.合同文本應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得含有違法違規(guī)、損害公司利益或其他無效的條款。（二）合同審核1.業(yè)務部門起草的合同文本應提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并提出審核意見。2.合同管理部門審核的主要內容包括：合同條款是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求；合同條款是否公平合理，是否存在損害公司利益的條款；合同文本是否表述清晰、準確、完整，是否存在歧義；合同的簽訂、履行、變更、終止等程序是否符合公司規(guī)定等。3.合同管理部門審核通過后，應將合同文本提交法務部門進行法律審核。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并提出法律意見。4.法務部門審核的主要內容包括：合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定；合同是否存在法律風險；合同糾紛的解決方式是否合法有效等。5.合同管理部門和法務部門審核通過后，合同文本應提交財務部門進行財務審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并提出財務意見。6.財務部門審核的主要內容包括：合同涉及的財務條款是否符合公司財務管理制度的要求；合同款項的收付方式是否合理、安全；合同的財務風險是否可控等。（三）合同簽訂1.經(jīng)合同管理部門、法務部門和財務部門審核通過的合同文本，由業(yè)務部門與合同對方當事人進行簽訂。2.簽訂合同前，業(yè)務部門應確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。3.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或公章。合同專用章或公章的使用應按照公司印章管理制度的規(guī)定進行審批和登記。4.簽訂合同應采用書面形式，由雙方當事人簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應清晰、完整，不得模糊不清或加蓋無效印章。5.簽訂合同后，業(yè)務部門應及時將合同文本副本提交合同管理部門、法務部門和財務部門備案。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行1.合同簽訂后，業(yè)務部門應按照合同約定全面履行合同義務，確保合同的順利執(zhí)行。2.業(yè)務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同標的的交付、驗收、款項收付等信息。3.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的合同條款等事項，并由雙方當事人簽字（或蓋章）確認。3.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同變更協(xié)議副本提交合同管理部門、法務部門和財務部門備案。（三）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，業(yè)務部門應及時與合同對方當事人辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止手續(xù)應包括合同標的的交付、驗收、款項收付等事項的確認，并簽訂書面的合同終止協(xié)議。3.合同終止協(xié)議應明確合同終止的原因、合同終止后的權利義務等事項，并由雙方當事人簽字（或蓋章）確認。4.合同終止協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同終止協(xié)議副本提交合同管理部門、法務部門和財務部門備案。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交合同管理部門進行歸檔。2.合同管理部門應收集的合同相關資料包括：合同對方當事人的營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書、資質證書復印件、合同談判記錄、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、往來信函、交付憑證、驗收報告、款項收付憑證等。（二）檔案整理1.合同管理部門應按照合同類別、簽訂時間等順序對合同檔案進行整理。2.合同檔案應包括合同文本及相關資料的原件或復印件，并按照檔案管理的要求進行編號、裝訂。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案室應建立檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，規(guī)范檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領導批準，可按照檔案銷毀制度進行銷毀。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案應在合同檔案室進行，不得將合同檔案原件帶出檔案室。如需復印合同檔案的，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并按照檔案管理的要求進行登記。3.查閱合同檔案的人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.合同管理部門應定期對公司合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，預防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務部門應加強對合同對方當事人的信用管理，建立信用檔案，對合同對方當事人的履約能力和信用狀況進行評估和監(jiān)控。3.合同簽訂前，業(yè)務部門應充分了解合同對方當事人的經(jīng)營狀況、財務狀況、信用狀況等信息，確保合同對方當事人具有合法的主體資格和履約能力。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并積極與合同對方當事人協(xié)商解決。2.合同管理部門應組織相關部門對合同糾紛進行分析和研究，制定糾紛解決方案，并及時向公司領導匯報。3.如協(xié)商無法解決合同糾紛，公司可根據(jù)糾紛的性質和情況，選擇通過仲裁、訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過程中，公司應積極收集和整理相關證據(jù)，維護公司的合法權益。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應定期對公司合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案的管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查結束后，合同管理部門應撰寫監(jiān)督檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應建立合同管理工作考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價