信息檔案員管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司信息檔案管理，規(guī)范信息檔案員的工作行為，提高信息檔案管理水平，保障公司信息檔案的安全與完整，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司全體信息檔案員以及涉及信息檔案管理工作的相關(guān)部門和人員?；驹瓌t1.真實(shí)性原則：信息檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中形成的各類信息檔案，保證檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的信息檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：信息檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。信息檔案員職責(zé)檔案收集與整理1.負(fù)責(zé)收集公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案來源的廣泛性和完整性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的信息檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立清晰的檔案檢索體系，便于查找和利用。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，包括文件的裝訂、編頁、剔除重復(fù)和無效材料等，保證檔案的整齊規(guī)范。檔案歸檔與保管1.定期將整理好的信息檔案移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)類別和年度。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的存儲(chǔ)保管工作，確保檔案存放安全，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份管理，保證電子檔案的安全性和可恢復(fù)性，定期檢查電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，及時(shí)更新備份。檔案利用與服務(wù)1.負(fù)責(zé)接待公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位對(duì)信息檔案的查閱、借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。2.根據(jù)查閱、借閱需求，迅速準(zhǔn)確地提供所需檔案資料，并做好登記和跟蹤服務(wù)，確保檔案及時(shí)歸還。3.積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有價(jià)值的檔案信息支持。檔案安全與保密1.嚴(yán)格遵守公司的檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全防范措施，確保檔案實(shí)體安全。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的信息檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍，防止信息泄露。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行安全自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患，對(duì)發(fā)生的檔案安全事故及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。檔案信息化建設(shè)1.積極參與公司檔案信息化建設(shè)工作，協(xié)助制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃和實(shí)施方案。2.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)錄入、更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。3.利用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用，提升檔案服務(wù)效率。信息檔案收集管理收集范圍1.公司各類行政管理文件，包括上級(jí)來文、公司發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目運(yùn)作、生產(chǎn)經(jīng)營、市場(chǎng)營銷等活動(dòng)中形成的文件資料，如合同協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。4.人事部門的員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.技術(shù)部門的技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。6.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.信息檔案應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案信息的多介質(zhì)存儲(chǔ)。收集流程1.各部門信息檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行清理和分類，填寫檔案收集清單。2.將整理好的檔案資料及收集清單一并移交至信息檔案員。3.信息檔案員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案資料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。信息檔案整理管理分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：按照文件的性質(zhì)、來源、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，可分為上級(jí)文件、公司文件、會(huì)議文件、行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如合同管理、項(xiàng)目管理、市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)管理等，每個(gè)大類下再細(xì)分若干小類。3.財(cái)務(wù)檔案類：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他會(huì)計(jì)資料等類別。4.人事檔案類：包括員工基本信息檔案、工資檔案、考核檔案、培訓(xùn)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。5.技術(shù)檔案類：依據(jù)技術(shù)領(lǐng)域和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類，如產(chǎn)品研發(fā)檔案、工藝技術(shù)檔案、技術(shù)改造檔案等。編號(hào)規(guī)則1.信息檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)類別設(shè)定特定的代碼，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)管理類用“YW”表示等。4.順序號(hào)：按照檔案整理的先后順序，為每一份檔案賦予一個(gè)唯一的順序號(hào)，從“001”開始依次編號(hào)。編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期填寫檔案形成的具體年月日，責(zé)任者填寫文件的制發(fā)部門或個(gè)人。3.保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，按照公司檔案保管期限表的規(guī)定確定，分為永久、長期、短期三種。整理流程1.信息檔案員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案資料上加蓋編號(hào)章。3.根據(jù)編號(hào)順序，依次編制檔案目錄，錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案資料按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、編號(hào)范圍等信息。信息檔案歸檔管理歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢并移交至信息檔案員。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，如合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔程序1.信息檔案員對(duì)各部門移交的檔案資料進(jìn)行再次核對(duì)和整理，確保檔案符合歸檔要求。2.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的歸檔信息，包括歸檔日期、檔案類別、數(shù)量等。3.將歸檔的檔案資料移交至公司檔案室，與檔案室管理人員辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單。檔案室管理1.檔案室應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案室應(yīng)建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。3.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。信息檔案利用管理查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到信息檔案員處辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由信息檔案員陪同查閱，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記和監(jiān)督。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到信息檔案員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位借閱公司檔案的，按照公司對(duì)外提供檔案資料的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，需簽訂保密協(xié)議，并支付一定的檔案查閱費(fèi)用。利用登記1.信息檔案員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。信息檔案安全與保密管理安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任和操作規(guī)程。2.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案室的安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的信息檔案，實(shí)行專人專管制度，嚴(yán)格限制知悉范圍。2.在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和訪問控制。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。3.一旦發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。信息檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化服務(wù)。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能模塊，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.信息檔案員應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案資料的不斷增加，及時(shí)更新檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。數(shù)字化處理1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用。2.數(shù)字化處理應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和可讀性。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案索引目錄，方便用戶查找和利用。培訓(xùn)與考核培訓(xùn)計(jì)劃1.制定信息檔案員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高信息檔案員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面。3.鼓勵(lì)信息檔案員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)?？己藱C(jī)制1.建立信息檔案員考核機(jī)制，對(duì)信息檔案員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作質(zhì)量等進(jìn)行定期考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集整理的完整性、準(zhǔn)確性，檔案歸檔的及時(shí)性，檔案利用服務(wù)