黨辦收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)黨辦收發(fā)文管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確、及時、安全，提高工作效率，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織黨辦收發(fā)文的管理工作，包括上級黨組織文件、公司/組織內(nèi)部文件、平行單位來文等的接收、登記、傳閱、保管、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和黨的紀(jì)律要求，確保文件處理的合法性、規(guī)范性。2.及時、準(zhǔn)確、安全地處理文件，提高文件運轉(zhuǎn)效率，避免延誤和丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保文件內(nèi)容不泄露。4.實行專人負(fù)責(zé)、分級管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)。二、收文管理（一）收文渠道1.機(jī)要交換：通過機(jī)要交換站接收上級黨組織和有關(guān)部門的文件。2.郵政快遞：接收掛號信、特快專遞等方式送達(dá)的文件。3.電子公文系統(tǒng)：接收通過電子公文系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?.其他渠道：如專人送達(dá)、傳真等。（二）簽收與登記1.黨辦指定專人負(fù)責(zé)文件簽收工作。收到文件后，應(yīng)立即核對文件數(shù)量、名稱、文號等信息，確認(rèn)無誤后在送文登記簿上簽字。2.對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、日期、附件等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和管理。（三）文件分類與初審1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，將收文分為上級文件、內(nèi)部文件、平行文件等類別。2.對收文進(jìn)行初審，重點審查文件的合法性、規(guī)范性、時效性等。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，說明情況并退回。（四）呈批與傳閱1.初審后的文件，按照公司/組織領(lǐng)導(dǎo)分工和文件內(nèi)容，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。呈批時應(yīng)附上文件摘要和擬辦意見，供領(lǐng)導(dǎo)參考。2.領(lǐng)導(dǎo)批示后，根據(jù)批示意見進(jìn)行傳閱。傳閱應(yīng)遵循先急后緩、先主要領(lǐng)導(dǎo)后其他領(lǐng)導(dǎo)的原則，確保文件及時傳達(dá)到相關(guān)人員。傳閱過程中，應(yīng)做好登記，記錄傳閱時間、傳閱人等信息。（五）承辦與催辦1.文件傳閱后，由承辦部門或承辦人負(fù)責(zé)辦理。承辦人應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求，認(rèn)真落實各項工作任務(wù)，并及時反饋辦理結(jié)果。2.黨辦負(fù)責(zé)對文件承辦情況進(jìn)行催辦，定期檢查文件辦理進(jìn)度，對延誤辦理的情況及時進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要，擬寫文件初稿。擬稿應(yīng)符合法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范。2.審核：擬稿完成后，交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、必要性、可行性等，提出修改意見。3.會簽：涉及多個部門的文件，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見并簽字確認(rèn)。4.核稿：黨辦對擬發(fā)文件進(jìn)行核稿，重點審核文件格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合要求。核稿無誤后，在發(fā)文稿紙上簽字。5.簽發(fā)：文件經(jīng)核稿后，按照公司/組織領(lǐng)導(dǎo)分工，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確意見。6.編號與印制：文件簽發(fā)后，黨辦進(jìn)行編號，并交文印部門印制。印制應(yīng)確保文件質(zhì)量，格式規(guī)范、字跡清晰。7.蓋章與分發(fā)：文件印制完成后，加蓋公司/組織印章，并按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)做好登記，記錄發(fā)文日期、發(fā)文對象、份數(shù)等信息。（二）發(fā)文格式1.文件格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織規(guī)定，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素。2.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，簡潔明了。主送單位應(yīng)明確、規(guī)范，正文應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密。附件應(yīng)注明名稱和順序號，落款應(yīng)加蓋公司/組織印章，日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（三）發(fā)文范圍1.發(fā)文范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。避免不必要的發(fā)文，提高工作效率。2.涉及公司/組織重大決策、重要事項的文件，應(yīng)確保傳達(dá)到相關(guān)部門和人員。一般性工作文件，應(yīng)根據(jù)工作實際，發(fā)送至必要的部門和人員。四、文件傳閱與借閱管理（一）傳閱管理1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行，確保文件及時傳達(dá)到相關(guān)人員。傳閱過程中，傳閱人不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時間。2.傳閱文件應(yīng)使用專用的傳閱夾，不得隨意折疊、涂抹文件。傳閱完畢后，應(yīng)及時將文件交回黨辦。3.黨辦應(yīng)定期清理傳閱文件，對傳閱時間較長的文件進(jìn)行催辦，確保文件辦理的時效性。（二）借閱管理1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、文號、借閱原因、借閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到黨辦辦理借閱手續(xù)。2.借閱文件應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄文件內(nèi)容。如需復(fù)制、摘抄文件，應(yīng)按照保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，如需延長借閱時間，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。黨辦應(yīng)定期對借閱文件進(jìn)行清查，確保文件安全。五、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對文件處理各環(huán)節(jié)的保密管理。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、重要信息等文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保文件內(nèi)容不泄露。（二）保密措施1.對文件處理場所進(jìn)行保密管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。文件存放應(yīng)使用專用的文件柜，確保文件安全。2.在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人送達(dá)等方式，防止文件丟失和泄露。3.對文件銷毀應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保文件信息徹底消除。六、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.凡是反映公司/組織工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。包括上級文件、內(nèi)部文件、會議文件、重要業(yè)務(wù)文件等。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。（二）歸檔時間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時歸檔。（三）保管期限1.根據(jù)文件的重要程度和查考利用價值，確定文件保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司/組織重要的決議、決定、規(guī)章制度、合同協(xié)議等；長期保管的文件主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、會議記錄等；短期保管的文件主要包括臨時性工作文件、一般性通知等。（四）檔案管理1.黨辦應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全檔案管理制度。檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.按照檔案管理要求，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.檔案保管應(yīng)做到安全、整潔、防潮、防蟲、防火等，確保檔案的完整性和安全性。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.黨辦負(fù)責(zé)對收發(fā)文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，重點檢查文件處理的及時性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，對違反規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核評價1.將收發(fā)文管理工作納入公司/組