會(huì)展全流程管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)展活動(dòng)的全流程管理，提高會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量和效果，確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行，提升公司品牌形象和市場競爭力，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的各類會(huì)展活動(dòng)，包括但不限于展覽會(huì)、研討會(huì)、論壇、發(fā)布會(huì)等。（三）基本原則1.合法性原則：會(huì)展活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?；顒?dòng)合法合規(guī)開展。2.規(guī)范性原則：建立健全會(huì)展活動(dòng)全流程規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確?；顒?dòng)有序進(jìn)行。3.效益性原則：注重會(huì)展活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高活動(dòng)的投入產(chǎn)出比，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。4.創(chuàng)新性原則：鼓勵(lì)在會(huì)展活動(dòng)策劃、組織、實(shí)施等方面進(jìn)行創(chuàng)新，提升活動(dòng)的吸引力和影響力。二、會(huì)展活動(dòng)策劃階段（一）市場調(diào)研1.收集市場信息：關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場趨勢、競爭對(duì)手會(huì)展活動(dòng)情況等，通過多種渠道收集相關(guān)信息，如行業(yè)報(bào)告、新聞資訊、專業(yè)展會(huì)網(wǎng)站等。2.分析目標(biāo)受眾：明確會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)受眾，包括潛在客戶、合作伙伴、行業(yè)專家等，了解其需求、興趣和行為習(xí)慣，為活動(dòng)策劃提供依據(jù)。3.評(píng)估市場需求：根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，評(píng)估市場對(duì)會(huì)展活動(dòng)的需求程度，判斷活動(dòng)的可行性和潛在價(jià)值。（二）活動(dòng)策劃1.確定活動(dòng)主題和目標(biāo)：結(jié)合市場調(diào)研結(jié)果，確定會(huì)展活動(dòng)的主題和目標(biāo)，確保主題具有吸引力和針對(duì)性，目標(biāo)明確、可衡量。2.制定活動(dòng)方案：包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、形式、預(yù)算等詳細(xì)內(nèi)容。活動(dòng)內(nèi)容應(yīng)豐富多樣，形式應(yīng)新穎獨(dú)特，能夠滿足目標(biāo)受眾的需求。3.明確活動(dòng)組織架構(gòu)：成立活動(dòng)籌備小組，明確各成員的職責(zé)和分工，確?；顒?dòng)籌備工作有序進(jìn)行。（三）活動(dòng)審批1.提交審批申請(qǐng)：活動(dòng)策劃方案完成后，由活動(dòng)籌備小組負(fù)責(zé)人向公司相關(guān)部門提交審批申請(qǐng)，附上詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案、預(yù)算等資料。2.部門審核：公司相關(guān)部門對(duì)活動(dòng)策劃方案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、可行性、安全性等方面。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、資源狀況等因素，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行最終審批。三、會(huì)展活動(dòng)籌備階段（一）場地租賃與布置1.場地選擇：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模、目標(biāo)受眾、活動(dòng)內(nèi)容等因素，選擇合適的會(huì)展場地。場地應(yīng)具備良好的交通便利性、設(shè)施設(shè)備齊全、周邊配套完善等條件。2.場地租賃：與場地供應(yīng)商簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金、付款方式、場地使用規(guī)定等條款。3.場地布置：根據(jù)活動(dòng)主題和風(fēng)格，進(jìn)行場地布置。包括展位搭建、舞臺(tái)搭建、音響設(shè)備安裝、燈光布置、宣傳物料擺放等。場地布置應(yīng)注重美觀、實(shí)用、安全，營造良好的活動(dòng)氛圍。（二）展品與資料準(zhǔn)備1.展品選擇：根據(jù)活動(dòng)主題和目標(biāo)受眾，選擇具有代表性、創(chuàng)新性、吸引力的展品。展品應(yīng)確保質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定，能夠展示公司的產(chǎn)品優(yōu)勢和技術(shù)實(shí)力。2.展品運(yùn)輸與保管：安排專人負(fù)責(zé)展品的運(yùn)輸和保管工作，確保展品在運(yùn)輸過程中不受損壞，在保管期間妥善存放，防止丟失、被盜等情況發(fā)生。3.資料準(zhǔn)備：準(zhǔn)備活動(dòng)相關(guān)的宣傳資料，如宣傳冊(cè)、產(chǎn)品手冊(cè)、名片、海報(bào)、視頻等。宣傳資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、設(shè)計(jì)精美，能夠突出公司品牌形象和產(chǎn)品特點(diǎn)。（三）人員邀請(qǐng)與培訓(xùn)1.人員邀請(qǐng)：根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)受眾，邀請(qǐng)潛在客戶、合作伙伴、行業(yè)專家等參加活動(dòng)。通過多種渠道發(fā)出邀請(qǐng)，如郵件、電話、短信、社交媒體等，并及時(shí)跟進(jìn)邀請(qǐng)情況。2.人員培訓(xùn)：對(duì)活動(dòng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括活動(dòng)流程、接待禮儀、產(chǎn)品知識(shí)、溝通技巧等方面的培訓(xùn)。確保工作人員熟悉活動(dòng)內(nèi)容和流程，具備良好的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)，能夠?yàn)閰?huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（四）宣傳推廣1.制定宣傳推廣方案：根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)受眾和活動(dòng)特點(diǎn)，制定宣傳推廣方案。宣傳推廣渠道包括線上渠道（如公司官網(wǎng)、社交媒體平臺(tái)、行業(yè)網(wǎng)站、電子郵件等）和線下渠道（如廣告投放、新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等）。2.宣傳物料制作：設(shè)計(jì)制作活動(dòng)宣傳物料，如海報(bào)、宣傳單頁、邀請(qǐng)函、廣告片等。宣傳物料應(yīng)突出活動(dòng)主題和亮點(diǎn)，吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注。3.宣傳推廣實(shí)施：按照宣傳推廣方案，組織實(shí)施宣傳推廣活動(dòng)。及時(shí)發(fā)布活動(dòng)信息，與媒體、合作伙伴等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，擴(kuò)大活動(dòng)的影響力和知名度。（五）活動(dòng)安全保障1.制定安全保障方案：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和特點(diǎn)，制定活動(dòng)安全保障方案。安全保障方案應(yīng)包括人員安全、消防安全、食品安全、設(shè)備安全等方面的內(nèi)容，明確安全責(zé)任人和安全措施。2.安全設(shè)施配備：在活動(dòng)現(xiàn)場配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、急救藥品、安全警示標(biāo)識(shí)等。確保安全設(shè)施完好有效，能夠滿足應(yīng)急處置的需要。3.安全培訓(xùn)與演練：對(duì)活動(dòng)工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。定期組織安全演練，檢驗(yàn)和完善安全保障方案，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。四、會(huì)展活動(dòng)實(shí)施階段（一）活動(dòng)現(xiàn)場管理1.簽到與接待：在活動(dòng)現(xiàn)場設(shè)置簽到臺(tái)，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作。熱情接待參會(huì)人員，引導(dǎo)其入場就座，并提供必要的服務(wù)。2.活動(dòng)流程執(zhí)行：按照活動(dòng)策劃方案，嚴(yán)格執(zhí)行活動(dòng)流程。確保各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，時(shí)間安排合理，活動(dòng)內(nèi)容豐富精彩。3.現(xiàn)場秩序維護(hù)：安排專人負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場秩序維護(hù)，及時(shí)處理現(xiàn)場突發(fā)情況。確?；顒?dòng)現(xiàn)場安全、有序，為參會(huì)人員提供良好的活動(dòng)環(huán)境。（二）展品展示與講解1.展品展示：按照展品布置方案，將展品擺放整齊、美觀，確保展品展示效果良好。2.講解服務(wù)：安排專業(yè)的講解人員，為參會(huì)人員提供展品講解服務(wù)。講解人員應(yīng)熟悉展品知識(shí)，具備良好的溝通能力和表達(dá)能力，能夠生動(dòng)、準(zhǔn)確地介紹展品特點(diǎn)和優(yōu)勢。（三）會(huì)議與論壇組織1.會(huì)議與論壇策劃：根據(jù)活動(dòng)主題和目標(biāo)，策劃會(huì)議與論壇的議程、內(nèi)容、形式等。會(huì)議與論壇應(yīng)邀請(qǐng)行業(yè)專家、企業(yè)代表等進(jìn)行演講和交流，確保內(nèi)容具有專業(yè)性、前瞻性和實(shí)用性。2.會(huì)議與論壇主持：安排經(jīng)驗(yàn)豐富的主持人，負(fù)責(zé)會(huì)議與論壇的主持工作。主持人應(yīng)具備良好的控場能力和溝通能力，能夠引導(dǎo)會(huì)議與論壇順利進(jìn)行。3.會(huì)議與論壇記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議與論壇的記錄工作，包括會(huì)議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、嘉賓觀點(diǎn)等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)總結(jié)和分析提供依據(jù)。（四）商務(wù)洽談與合作1.商務(wù)洽談區(qū)域設(shè)置：在活動(dòng)現(xiàn)場設(shè)置商務(wù)洽談區(qū)域，為參會(huì)人員提供商務(wù)洽談的場所。商務(wù)洽談區(qū)域應(yīng)環(huán)境舒適、設(shè)施齊全，便于雙方進(jìn)行溝通和交流。2.商務(wù)洽談服務(wù)：安排專人負(fù)責(zé)商務(wù)洽談服務(wù)，為雙方提供必要的協(xié)助和支持。及時(shí)了解商務(wù)洽談進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決洽談過程中出現(xiàn)的問題。3.合作意向達(dá)成：鼓勵(lì)參會(huì)人員在活動(dòng)現(xiàn)場達(dá)成合作意向，簽訂合作協(xié)議。對(duì)達(dá)成合作意向的項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤和服務(wù)，確保合作項(xiàng)目順利實(shí)施。（五）活動(dòng)效果評(píng)估1.制定評(píng)估指標(biāo)：根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)，制定活動(dòng)效果評(píng)估指標(biāo)。評(píng)估指標(biāo)應(yīng)包括參展人數(shù)、觀眾滿意度、媒體曝光度、合作意向達(dá)成情況等方面。2.數(shù)據(jù)收集與分析：在活動(dòng)期間，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，如簽到人數(shù)、調(diào)查問卷結(jié)果、媒體報(bào)道情況等?；顒?dòng)結(jié)束后，對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評(píng)估活動(dòng)效果。3.總結(jié)與反饋：根據(jù)活動(dòng)效果評(píng)估結(jié)果，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，提出改進(jìn)建議和措施。將活動(dòng)總結(jié)報(bào)告提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為今后的會(huì)展活動(dòng)提供參考。五、會(huì)展活動(dòng)后續(xù)階段（一）客戶跟進(jìn)1.整理客戶信息：對(duì)活動(dòng)期間收集到的客戶信息進(jìn)行整理，建立客戶檔案?？蛻魴n案應(yīng)包括客戶基本信息、參會(huì)記錄、合作意向等內(nèi)容。2.客戶回訪：活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)參會(huì)客戶進(jìn)行回訪?；卦L方式可以采用電話回訪、郵件回訪、問卷調(diào)查等方式。了解客戶對(duì)活動(dòng)的滿意度和意見建議，加強(qiáng)與客戶的溝通和聯(lián)系。3.合作項(xiàng)目推進(jìn)：對(duì)活動(dòng)期間達(dá)成合作意向的項(xiàng)目，安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)。協(xié)助雙方辦理合作手續(xù)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題，確保合作項(xiàng)目順利實(shí)施。（二）資料歸檔1.活動(dòng)資料收集：收集活動(dòng)期間產(chǎn)生的各類資料，如活動(dòng)策劃方案、宣傳資料、簽到表、調(diào)查問卷、會(huì)議記錄、合作協(xié)議等。2.資料整理與歸檔：對(duì)收集到的活動(dòng)資料進(jìn)行整理，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查閱和管理。3.資料保管期限：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定活動(dòng)資料的保管期限。對(duì)保管期限屆滿的資料，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理。（三）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享1.活動(dòng)總結(jié)會(huì)議：組織召開活動(dòng)總結(jié)會(huì)議，由活動(dòng)籌備小組負(fù)責(zé)人對(duì)活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)。總結(jié)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，提出改進(jìn)建議和措施。2.經(jīng)驗(yàn)分享與交流：在公司內(nèi)部進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享與交流，將活動(dòng)中的好做法、好經(jīng)驗(yàn)推廣到其他項(xiàng)目中。鼓勵(lì)員