項目文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司項目文件管理，確保項目文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高項目管理效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有項目文件的管理，包括項目前期策劃、項目實施、項目驗收等全過程產(chǎn)生的各類文件。（三）定義1.項目文件：指在項目策劃、實施、驗收等過程中形成的，具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.文件分類：根據(jù)項目文件的性質(zhì)、用途和來源，分為項目管理文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件、合同文件等。3.文件編號：為便于項目文件的識別、檢索和管理，對每一份項目文件賦予唯一的編號。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項目文件由專門的部門或人員進行集中統(tǒng)一管理，確保文件的完整性和規(guī)范性。2.全過程管理原則：項目文件管理貫穿于項目的全過程，從項目策劃開始，直至項目驗收結(jié)束，都要做好文件的收集、整理、歸檔和保管工作。3.真實性原則：項目文件應(yīng)如實反映項目的實際情況，不得偽造、篡改或隱瞞事實。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項目文件，要嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。二、管理職責(zé)（一）項目管理部門1.負(fù)責(zé)制定項目文件管理計劃，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督項目團隊做好項目文件的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)審核項目文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.定期對項目文件進行清理和盤點，確保文件的妥善保管。（二）項目團隊1.負(fù)責(zé)本項目文件的收集、整理、分類和初步審核工作。2.按照項目文件管理計劃，及時將整理好的文件提交給項目管理部門。3.配合項目管理部門做好項目文件的歸檔和保管工作。（三）文件管理部門1.負(fù)責(zé)公司項目文件的集中統(tǒng)一保管，建立項目文件檔案庫。2.制定項目文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)和流程，指導(dǎo)項目管理部門和項目團隊進行文件歸檔。3.負(fù)責(zé)項目文件的檢索、查閱和借閱管理，確保文件的安全和有效利用。4.定期對項目文件檔案庫進行維護和更新，保證文件的完整性和可讀性。（四）其他部門1.按照項目文件管理要求，做好本部門所涉及項目文件的管理工作。2.在項目實施過程中，配合項目管理部門和項目團隊做好文件的收集和整理工作。三、文件分類與編號（一）文件分類1.項目管理文件：包括項目立項批復(fù)、項目可行性研究報告、項目計劃書、項目進度報告、項目質(zhì)量報告、項目安全報告、項目變更記錄、項目驗收報告等。2.技術(shù)文件：包括項目設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)交底記錄、技術(shù)測試報告、技術(shù)總結(jié)等。3.商務(wù)文件：包括項目投標(biāo)文件、項目報價單、項目合同、項目發(fā)票、項目付款記錄、項目結(jié)算報告等。4.合同文件：包括項目主合同、分包合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等及其相關(guān)的補充協(xié)議、變更協(xié)議等。5.其他文件：包括項目會議紀(jì)要、項目往來函件、項目照片、項目視頻、項目音頻等。（二）文件編號1.編號規(guī)則項目文件編號采用“項目代碼+年份+流水號”的格式。項目代碼：由公司統(tǒng)一制定，用于標(biāo)識不同的項目。年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字。流水號：按照文件形成的先后順序依次編排，從001開始。2.示例某項目2023年形成的第一份項目管理文件編號為：XM00123001某項目2023年形成的第二份技術(shù)文件編號為：XM00123002四、文件的形成與收集（一）文件形成要求1.項目文件應(yīng)在項目實施過程中同步形成，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.文件的格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，盡量采用電子文檔形式，便于存儲、檢索和共享。3.文件的簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全，確保文件的有效性。（二）文件收集職責(zé)1.項目團隊成員負(fù)責(zé)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件，并及時提交給項目負(fù)責(zé)人。2.項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)匯總項目團隊成員提交的文件，并進行初步審核和整理。3.項目管理部門負(fù)責(zé)定期檢查項目文件的收集情況，督促項目團隊及時完成文件收集工作。（三）文件收集時間1.項目前期策劃階段形成的文件，應(yīng)在策劃工作完成后一周內(nèi)收集完畢。2.項目實施過程中產(chǎn)生的文件，應(yīng)在每個工作階段結(jié)束后三天內(nèi)收集完畢。3.項目驗收階段形成的文件，應(yīng)在驗收工作完成后兩天內(nèi)收集完畢。五、文件的整理與歸檔（一）文件整理要求1.項目團隊成員應(yīng)對收集到的文件進行分類整理，確保文件類別清晰、順序合理。2.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進行折疊或粘貼，使其大小一致。3.對于電子文件，應(yīng)按照文件類別和編號進行命名，并存儲在指定的文件夾中。（二）文件歸檔流程1.項目團隊將整理好的文件提交給項目管理部門。2.項目管理部門對文件進行審核，審核通過后填寫《項目文件歸檔清單》。3.文件管理部門根據(jù)《項目文件歸檔清單》接收項目文件，并進行歸檔。（三）歸檔時間1.項目前期策劃文件應(yīng)在策劃工作完成后兩周內(nèi)歸檔。2.項目實施過程文件應(yīng)在每個工作階段結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。3.項目驗收文件應(yīng)在驗收工作完成后三天內(nèi)歸檔。六、文件的保管與利用（一）文件保管要求1.文件管理部門應(yīng)建立項目文件檔案庫，對歸檔文件進行分類存放，確保文件存放有序、便于查找。2.檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保證文件的安全保管。3.定期對項目文件進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于超過保管期限的項目文件，應(yīng)按照公司規(guī)定進行鑒定和銷毀。（二）文件利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目文件，應(yīng)填寫《項目文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱項目文件，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《項目文件查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到文件管理部門查閱。3.文件查閱應(yīng)在文件管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將文件帶出檔案庫。4.文件借閱應(yīng)填寫《項目文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損或丟失。歸還時，文件管理部門應(yīng)進行認(rèn)真檢查，如有問題，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、文件的保密與銷毀（一）文件保密措施1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項目文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，明確保密責(zé)任人和保密期限。2.在文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。3.對接觸敏感文件的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止信息泄露。（二）文件銷毀規(guī)定1.項目文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由文件管理部門提出銷毀申請，填寫《項目文件銷毀申請表》。2.《項目文件銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)項目管理部門、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。4.文件銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀文件名稱和數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項目文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱文件、詢問相關(guān)人員等方式進行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.將項目文件管理工作納入公司績效考核體系，對項目管理部門、項目團隊和相關(guān)人員進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包