預(yù)付憑證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)付憑證的管理，規(guī)范預(yù)付憑證的使用、保管和監(jiān)督，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及預(yù)付憑證的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于采購業(yè)務(wù)、服務(wù)合同預(yù)付款項(xiàng)、租賃業(yè)務(wù)預(yù)付款等。（三）定義1.預(yù)付憑證：指公司因購買商品、接受服務(wù)或從事其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，按照合同約定預(yù)先支付款項(xiàng)而取得的各種票據(jù)、證明或其他書面憑證，如支票、匯票、本票、電匯憑證、預(yù)付款收據(jù)等。2.預(yù)付賬款：公司按照合同約定預(yù)付給供應(yīng)商或服務(wù)提供商的款項(xiàng)，在財(cái)務(wù)報(bào)表中作為資產(chǎn)列示。（四）管理原則1.合法性原則：預(yù)付憑證的取得、使用和管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.規(guī)范性原則：預(yù)付憑證的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的要求，確保憑證的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.安全性原則：加強(qiáng)預(yù)付憑證的保管和風(fēng)險(xiǎn)控制，防止憑證丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生，保障公司資金安全。4.監(jiān)督性原則：建立健全預(yù)付憑證的監(jiān)督檢查機(jī)制，對(duì)預(yù)付憑證的使用情況進(jìn)行定期或不定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。二、預(yù)付憑證的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要支付預(yù)付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)填寫《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明預(yù)付款的用途、金額、支付對(duì)象、支付方式、預(yù)計(jì)支付時(shí)間等信息，并附上相關(guān)合同或協(xié)議復(fù)印件。2.《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。（二）審核1.財(cái)務(wù)部門收到《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》后，應(yīng)重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：預(yù)付款項(xiàng)是否符合公司業(yè)務(wù)范圍和預(yù)算安排；合同或協(xié)議條款是否明確、合法，是否約定了預(yù)付款的支付條件、金額、支付方式、結(jié)算方式等；支付對(duì)象的資質(zhì)和信用狀況是否良好；申請(qǐng)金額與合同約定金額是否一致，是否存在超付風(fēng)險(xiǎn)。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，在《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》上簽署審核意見，并提交至公司管理層審批。（三）審批1.公司管理層應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)預(yù)付款項(xiàng)進(jìn)行審批。審批時(shí)應(yīng)綜合考慮公司資金狀況、業(yè)務(wù)需求、風(fēng)險(xiǎn)控制等因素，確保預(yù)付款項(xiàng)的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的預(yù)付款項(xiàng)，公司管理層應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和論證，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家進(jìn)行評(píng)估。3.經(jīng)公司管理層審批通過的《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》，作為辦理預(yù)付憑證的依據(jù)。三、預(yù)付憑證的開具與取得（一）開具1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)審批的《預(yù)付憑證申請(qǐng)表》，按照合同約定的支付方式開具預(yù)付憑證。2.開具預(yù)付憑證時(shí)，應(yīng)確保憑證的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括付款人名稱、收款人名稱、金額、用途、支付日期等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。3.對(duì)于支票、匯票等票據(jù)類預(yù)付憑證，應(yīng)嚴(yán)格按照票據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行填寫和簽發(fā)，確保票據(jù)的有效性和安全性。（二）取得1.業(yè)務(wù)部門在取得供應(yīng)商或服務(wù)提供商提供的預(yù)付憑證時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)憑證的內(nèi)容是否與合同約定一致，包括付款人名稱、收款人名稱、金額、用途、支付日期等信息，并檢查憑證的真實(shí)性、完整性和有效性。2.對(duì)于不符合要求的預(yù)付憑證，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商或服務(wù)提供商溝通，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。3.業(yè)務(wù)部門取得預(yù)付憑證后，應(yīng)及時(shí)將憑證原件提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行登記和保管。四、預(yù)付憑證的登記與保管（一）登記1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立預(yù)付憑證登記臺(tái)賬，對(duì)每一筆預(yù)付憑證的基本信息、支付情況、結(jié)算情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.預(yù)付憑證登記臺(tái)賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：憑證編號(hào)、憑證類型、支付日期、付款人名稱、收款人名稱、金額、用途、支付方式、合同編號(hào)、結(jié)算日期、結(jié)算金額、備注等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)預(yù)付憑證登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和清理，確保臺(tái)賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管1.預(yù)付憑證的保管應(yīng)遵循安全、保密、方便查閱的原則，確保憑證的真實(shí)性、完整性和安全性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的預(yù)付憑證保管專柜或保險(xiǎn)柜，對(duì)預(yù)付憑證進(jìn)行分類存放，并指定專人負(fù)責(zé)保管。3.對(duì)于重要的預(yù)付憑證，如支票、匯票等票據(jù)類憑證，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、雙人保管等措施，防止憑證丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。4.預(yù)付憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，期滿后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔。五、預(yù)付憑證的使用與結(jié)算（一）使用1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的用途和金額使用預(yù)付憑證，不得擅自改變用途或超范圍使用。2.在使用預(yù)付憑證時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《預(yù)付憑證使用情況登記表》，詳細(xì)記錄憑證的使用日期、使用金額、使用用途、支付對(duì)象等信息，并附上相關(guān)發(fā)票或收據(jù)復(fù)印件。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將《預(yù)付憑證使用情況登記表》提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和登記。（二）結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)預(yù)付賬款進(jìn)行清理和核對(duì)，及時(shí)與供應(yīng)商或服務(wù)提供商進(jìn)行結(jié)算。2.在結(jié)算預(yù)付賬款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的結(jié)算方式和期限，審核相關(guān)發(fā)票或收據(jù)的真實(shí)性、合法性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)于已結(jié)算的預(yù)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在預(yù)付憑證登記臺(tái)賬上注明結(jié)算日期和結(jié)算金額，并將相關(guān)憑證原件加蓋“已結(jié)算”印章后存檔。4.如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)付賬款金額或結(jié)算方式的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《預(yù)付賬款調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整方式等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門審核。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見進(jìn)行賬務(wù)處理。六、預(yù)付憑證的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)預(yù)付憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查預(yù)付憑證的申請(qǐng)、審批、開具、取得、登記、保管、使用、結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過程中，如發(fā)現(xiàn)存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時(shí)解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合國(guó)家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供預(yù)付憑證的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于國(guó)家有關(guān)部門提出的整改要求，公司應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改存在的問題，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自支付預(yù)付款項(xiàng)；2.虛報(bào)、冒領(lǐng)預(yù)付款項(xiàng)；3.擅自改變預(yù)付憑證用途或超范圍使用；4.未按照規(guī)定開具、取得、登記、保管預(yù)付憑證；5.未及時(shí)與供應(yīng)商或服務(wù)提供商進(jìn)行結(jié)算，導(dǎo)致預(yù)付賬款長(zhǎng)期掛賬；6.其他違反本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處理。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)