分公司商務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司分公司的商務(wù)管理，規(guī)范商務(wù)活動(dòng)流程，提高商務(wù)運(yùn)營(yíng)效率，防范商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保分公司各項(xiàng)商務(wù)工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司所有分公司的商務(wù)活動(dòng)管理，包括但不限于商務(wù)談判、合同簽訂與執(zhí)行、客戶關(guān)系管理、商務(wù)信息收集與分析等相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則分公司的商務(wù)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保所有商務(wù)行為合法有效。2.誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)原則秉持誠(chéng)實(shí)守信的經(jīng)營(yíng)理念，在商務(wù)活動(dòng)中如實(shí)提供信息，履行承諾，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。3.效益優(yōu)先原則以提高分公司經(jīng)濟(jì)效益為核心目標(biāo)，優(yōu)化商務(wù)活動(dòng)流程，合理配置資源，實(shí)現(xiàn)商務(wù)活動(dòng)的效益最大化。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則對(duì)商務(wù)活動(dòng)中可能面臨的各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別、評(píng)估和控制，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保商務(wù)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)在可承受范圍內(nèi)。二、商務(wù)談判管理（一）談判準(zhǔn)備1.組建談判團(tuán)隊(duì)根據(jù)談判項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜程度，由分公司負(fù)責(zé)人牽頭，選拔具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)、商務(wù)經(jīng)驗(yàn)和談判技巧的人員組成談判團(tuán)隊(duì)。談判團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)明確分工，包括主談人、商務(wù)人員、技術(shù)人員、法務(wù)人員等，確保談判工作的全面性和專業(yè)性。2.收集談判信息談判團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)通過多種渠道收集與談判項(xiàng)目相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理、分析和研究，形成詳細(xì)的談判資料，為談判決策提供依據(jù)。3.制定談判策略根據(jù)談判目標(biāo)和收集到的信息，談判團(tuán)隊(duì)制定具體的談判策略。談判策略應(yīng)包括談判目標(biāo)、談判底線、談判方式、談判步驟等內(nèi)容。在制定談判策略時(shí)，要充分考慮對(duì)方的利益訴求和可能采取的談判手段，確保策略的靈活性和有效性。（二）談判過程管理1.開場(chǎng)階段談判雙方互相介紹談判團(tuán)隊(duì)成員，營(yíng)造良好的談判氛圍。主談人簡(jiǎn)要闡述本次談判的目的、議程和主要議題，明確雙方的談判立場(chǎng)和期望。2.實(shí)質(zhì)性談判階段按照談判策略，雙方就各項(xiàng)議題展開深入討論。在談判過程中，談判團(tuán)隊(duì)成員要密切配合，主談人要掌控談判節(jié)奏，引導(dǎo)談判方向。對(duì)于關(guān)鍵問題和爭(zhēng)議點(diǎn)，要進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案。同時(shí)，要注意觀察對(duì)方的談判態(tài)度和情緒變化，及時(shí)調(diào)整談判策略。3.妥協(xié)與讓步在談判過程中，雙方可能需要做出一定的妥協(xié)和讓步。妥協(xié)與讓步應(yīng)遵循以下原則：一是讓步要適度，不能損害公司的核心利益；二是讓步要對(duì)等，避免單方面過度讓步；三是讓步要有所回報(bào)，對(duì)方在接受我方讓步的同時(shí)，應(yīng)給予相應(yīng)的回報(bào)。4.談判記錄安排專人負(fù)責(zé)談判記錄，詳細(xì)記錄談判過程中的重要觀點(diǎn)、討論內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)以及未解決的問題等。談判記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成書面文件，經(jīng)雙方談判團(tuán)隊(duì)成員簽字確認(rèn)后存檔，作為后續(xù)合同簽訂和執(zhí)行的重要依據(jù)。（三）談判結(jié)束1.達(dá)成協(xié)議經(jīng)過充分的談判協(xié)商，雙方就所有議題達(dá)成一致意見，形成談判協(xié)議草案。談判協(xié)議草案應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作內(nèi)容、交易價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等主要條款。2.協(xié)議審核談判協(xié)議草案形成后，提交分公司法務(wù)人員進(jìn)行法律審核。法務(wù)人員要對(duì)協(xié)議條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保協(xié)議符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，將協(xié)議草案提交分公司相關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，各部門從自身業(yè)務(wù)角度對(duì)協(xié)議條款進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。3.簽訂協(xié)議根據(jù)法務(wù)人員和相關(guān)部門的審核意見，對(duì)談判協(xié)議草案進(jìn)行修改完善，形成正式的談判協(xié)議。談判協(xié)議經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。簽訂協(xié)議時(shí)，要確保簽字蓋章手續(xù)齊全，協(xié)議文本清晰、完整。三、合同管理（一）合同簽訂1.合同起草合同簽訂前，由分公司商務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款的規(guī)范性和完整性。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合作事項(xiàng)、交易價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等主要條款，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.合同審核合同起草完成后，按照公司合同審核流程進(jìn)行審核。首先由分公司商務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同文本進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查合同條款是否符合談判協(xié)議精神，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。初審?fù)ㄟ^后，將合同文本提交分公司法務(wù)人員進(jìn)行法律審核，法務(wù)人員要對(duì)合同條款的合法性、有效性進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。最后，將合同文本提交分公司相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，各部門從自身業(yè)務(wù)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由分公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋分公司公章。在簽訂合同前，要確保合同雙方主體資格合法有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。合同簽訂后，商務(wù)部門要及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容，做好合同執(zhí)行的準(zhǔn)備工作。（二）合同執(zhí)行1.任務(wù)分解合同簽訂后，商務(wù)部門要根據(jù)合同條款，將合同執(zhí)行任務(wù)進(jìn)行分解，明確各部門的工作職責(zé)和工作進(jìn)度要求。各部門要按照任務(wù)分解表，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，確保合同執(zhí)行工作有序進(jìn)行。2.進(jìn)度跟蹤商務(wù)部門要建立合同執(zhí)行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。及時(shí)掌握合同執(zhí)行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和重要事項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。對(duì)于合同執(zhí)行進(jìn)度滯后的情況，要分析原因，采取有效措施加以督促和推進(jìn)。3.變更管理在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款，必須按照公司合同變更管理流程進(jìn)行操作。首先由合同執(zhí)行部門提出合同變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容和對(duì)合同執(zhí)行的影響。商務(wù)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核后，提交分公司法務(wù)人員進(jìn)行法律審核。經(jīng)審核通過后，雙方簽訂合同變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。（三）合同結(jié)算1.結(jié)算申請(qǐng)合同執(zhí)行完畢后，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)向商務(wù)部門提交合同結(jié)算申請(qǐng)。結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)包括合同執(zhí)行情況說明、結(jié)算金額明細(xì)、相關(guān)票據(jù)等資料。商務(wù)部門對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)合同執(zhí)行情況和結(jié)算金額的準(zhǔn)確性。2.結(jié)算審核商務(wù)部門審核通過后，將結(jié)算申請(qǐng)?zhí)峤环止矩?cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算審核。財(cái)務(wù)部門要對(duì)結(jié)算金額、付款方式、票據(jù)合規(guī)性等進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保結(jié)算工作符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.款項(xiàng)支付經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。在款項(xiàng)支付過程中，要確保支付憑證齊全、手續(xù)完備，避免出現(xiàn)支付風(fēng)險(xiǎn)。（四）合同歸檔合同執(zhí)行完畢并完成結(jié)算后，商務(wù)部門要及時(shí)將合同文本、談判協(xié)議、合同變更協(xié)議、結(jié)算申請(qǐng)及相關(guān)票據(jù)等資料進(jìn)行整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，確保檔案資料的完整性和可查閱性。合同檔案保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理要求。四、客戶關(guān)系管理（一）客戶信息管理1.客戶信息收集分公司商務(wù)人員要通過多種渠道收集客戶信息，包括客戶基本資料、業(yè)務(wù)需求、購(gòu)買歷史、信用狀況等?？蛻粜畔⑹占瘧?yīng)做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，并建立客戶信息檔案。2.客戶信息分析定期對(duì)客戶信息進(jìn)行分析，了解客戶需求變化、購(gòu)買行為特征、市場(chǎng)反饋等情況。通過客戶信息分析，為客戶提供個(gè)性化的服務(wù)和解決方案，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。3.客戶信息保密嚴(yán)格遵守公司客戶信息保密制度，對(duì)客戶信息進(jìn)行妥善保管，防止客戶信息泄露。未經(jīng)客戶同意，不得擅自將客戶信息提供給第三方。（二）客戶溝通與維護(hù)1.定期溝通建立定期客戶溝通機(jī)制，商務(wù)人員要定期與客戶進(jìn)行溝通，了解客戶使用公司產(chǎn)品或服務(wù)的情況，收集客戶意見和建議。溝通方式可以包括電話溝通、郵件溝通、面對(duì)面拜訪等。2.客戶關(guān)懷關(guān)注客戶需求和體驗(yàn)，為客戶提供必要的幫助和支持。在客戶生日、節(jié)假日等特殊時(shí)期，向客戶發(fā)送祝福信息，增進(jìn)與客戶的感情。對(duì)于重要客戶，可定期舉辦客戶答謝活動(dòng)，加強(qiáng)與客戶的互動(dòng)和合作。3.客戶投訴處理建立客戶投訴處理機(jī)制，及時(shí)受理客戶投訴。對(duì)于客戶投訴，要認(rèn)真傾聽客戶訴求，迅速采取措施進(jìn)行處理。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予客戶滿意的答復(fù)，確?？蛻敉对V得到妥善解決。通過客戶投訴處理，不斷改進(jìn)公司產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，提升客戶滿意度。（三）客戶關(guān)系評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)設(shè)定建立客戶關(guān)系評(píng)估指標(biāo)體系，包括客戶滿意度、客戶忠誠(chéng)度、客戶貢獻(xiàn)度等指標(biāo)。通過對(duì)客戶關(guān)系的定期評(píng)估，了解客戶關(guān)系的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)。2.評(píng)估方法采用問卷調(diào)查、客戶訪談、數(shù)據(jù)分析等方法對(duì)客戶關(guān)系進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，分析客戶關(guān)系管理中存在的問題和不足，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施。3.客戶關(guān)系維護(hù)策略調(diào)整根據(jù)客戶關(guān)系評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整客戶關(guān)系維護(hù)策略。對(duì)于滿意度高、忠誠(chéng)度高的客戶，要進(jìn)一步加強(qiáng)合作，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；對(duì)于滿意度低、忠誠(chéng)度低的客戶，要深入分析原因，采取有效措施加以改進(jìn)，努力挽回客戶。五、商務(wù)信息管理（一）信息收集1.市場(chǎng)信息收集關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)趨勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等，通過行業(yè)報(bào)告、新聞媒體、專業(yè)網(wǎng)站、市場(chǎng)調(diào)研等渠道收集市場(chǎng)信息。市場(chǎng)信息收集應(yīng)涵蓋市場(chǎng)規(guī)模、市場(chǎng)份額、產(chǎn)品價(jià)格、技術(shù)創(chuàng)新等方面的內(nèi)容。2.客戶信息收集按照客戶關(guān)系管理的要求，收集客戶基本資料、業(yè)務(wù)需求、購(gòu)買歷史、信用狀況等信息?？蛻粜畔⑹占瘧?yīng)做到全面、準(zhǔn)確、及時(shí)，并建立客戶信息檔案。3.內(nèi)部信息收集收集分公司內(nèi)部的商務(wù)活動(dòng)信息，包括商務(wù)談判記錄、合同簽訂與執(zhí)行情況、客戶反饋等。內(nèi)部信息收集應(yīng)確保信息的真實(shí)性和完整性，為商務(wù)決策提供有力支持。（二）信息整理與分析1.信息整理對(duì)收集到的商務(wù)信息進(jìn)行分類、匯總和整理，建立商務(wù)信息數(shù)據(jù)庫。信息整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。2.信息分析運(yùn)用數(shù)據(jù)分析方法和工具，對(duì)商務(wù)信息進(jìn)行深入分析。通過數(shù)據(jù)分析，挖掘信息背后的規(guī)律和趨勢(shì)，為商務(wù)決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。信息分析內(nèi)容包括市場(chǎng)需求分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、客戶行為分析、銷售數(shù)據(jù)分析等。（三）信息共享與利用1.信息共享建立商務(wù)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)分公司內(nèi)部各部門之間的信息共享。各部門可以通過信息共享平臺(tái)及時(shí)獲取所需的商務(wù)信息，提高工作效率和協(xié)同效果。2.信息利用商務(wù)人員要充分利用商務(wù)信息，為商務(wù)談判、合同簽訂、客戶關(guān)系管理等商務(wù)活動(dòng)提供支持。根據(jù)信息分析結(jié)果，制定科學(xué)合理的商務(wù)策略，優(yōu)化商務(wù)活動(dòng)流程，提升分公司的商務(wù)運(yùn)營(yíng)水平。六、商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別關(guān)注市場(chǎng)需求變化、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇等因素，識(shí)別可能給分公司商務(wù)活動(dòng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。例如，市場(chǎng)需求下降可能導(dǎo)致產(chǎn)品銷售不暢，市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)可能影響公司利潤(rùn)，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出新產(chǎn)品或新服務(wù)可能搶占公司市場(chǎng)份額等。2.信用風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別客戶可能出現(xiàn)的信用風(fēng)險(xiǎn)。例如，客戶拖欠貨款、無力償還債務(wù)、破產(chǎn)倒閉等情況，可能給分公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。3.法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別關(guān)注國(guó)家法律法規(guī)和政策變化，識(shí)別商務(wù)活動(dòng)中可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)。例如，合同條款不符合法律法規(guī)要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、勞動(dòng)糾紛等情況，可能導(dǎo)致公司面臨法律訴訟和經(jīng)濟(jì)賠償。4.操作風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)商務(wù)活動(dòng)流程進(jìn)行梳理，識(shí)別可能因操作不當(dāng)而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。例如，合同簽訂過程中的失誤、付款流程不規(guī)范、客戶信息泄露等情況，可能給分公司帶來損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行可能性評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率大小。風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估可以采用定性評(píng)估方法，如高、中、低三個(gè)等級(jí)進(jìn)行評(píng)估。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行影響程度評(píng)估，判斷風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后可能給分公司帶來的損失大小。風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估可以采用定量評(píng)估方法，如計(jì)算風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后可能導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失金額、市場(chǎng)份額下降比例等。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)可能性評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)影響程度評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為重大風(fēng)險(xiǎn)、較大風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)四個(gè)等級(jí)。對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)和較大風(fēng)險(xiǎn)，要制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，重點(diǎn)加以防范和控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施。例如，對(duì)于存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)的商務(wù)項(xiàng)目，放棄合作機(jī)會(huì)；對(duì)于信用狀況不佳的客戶，拒絕與其開展業(yè)務(wù)往來等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施。例如，通過加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，優(yōu)化產(chǎn)品或服務(wù)，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)；通過加強(qiáng)客戶信用管理，要求客戶提供擔(dān)?；蛟黾痈犊顥l款的約束性，降低信用風(fēng)險(xiǎn)；通過完善合同條款和加強(qiáng)法律審核，降低法律風(fēng)險(xiǎn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低、影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施。例如，通過購(gòu)