公務采購與管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織公務采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內各部門及下屬單位的公務采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、服務類采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息公開、采購過程透明，接受內部監(jiān)督和社會監(jiān)督。3.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質供應商，確保采購性價比最優(yōu)。4.誠實信用原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自義務。二、采購機構與職責（一）采購管理部門1.負責制定和完善公司/組織公務采購管理制度、流程和標準。2.審核采購計劃，統(tǒng)籌協(xié)調采購活動。3.建立和管理供應商庫，組織供應商評估和選擇。4.監(jiān)督采購合同執(zhí)行情況，處理采購投訴和糾紛。（二）需求部門1.根據工作需要，提出采購需求，填寫采購申請表。2.參與采購項目的技術規(guī)格制定、供應商選擇等工作。3.負責采購項目的驗收工作。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同審核，辦理采購款項支付手續(xù)。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務建議。三、采購計劃與預算（一）采購計劃1.各需求部門應于每年末制定下一年度采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、時間等內容。2.采購計劃應經部門負責人審核后報采購管理部門匯總。3.采購管理部門根據公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求，對采購計劃進行審核和調整，形成年度采購計劃。（二）采購預算1.采購預算應根據采購計劃編制，明確采購項目的資金來源和金額。2.財務部門負責審核采購預算，確保預算的合理性和準確性。3.采購預算一經批準，應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如遇特殊情況需要調整，應按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目。2.邀請招標：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目。3.競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目；不能事先計算出價格總額的項目。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。5.詢價：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（二）采購程序1.采購申請：需求部門填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等內容，并經部門負責人簽字確認后提交采購管理部門。2.采購審批：采購管理部門對采購申請表進行審核，根據采購金額和采購方式，報公司/組織相關領導審批。3.采購實施公開招標：采購管理部門發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商投標；組織開標、評標、定標，確定中標供應商；與中標供應商簽訂采購合同。邀請招標：采購管理部門向符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書；組織開標、評標、定標，確定中標供應商；與中標供應商簽訂采購合同。競爭性談判：采購管理部門成立談判小組，與供應商進行談判；確定成交供應商；與成交供應商簽訂采購合同。單一來源采購：采購管理部門填寫單一來源采購申請表，說明采購理由；報公司/組織相關領導審批；與供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。詢價：采購管理部門向供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商報價；對供應商的報價進行比較，確定成交供應商；與成交供應商簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購管理部門根據采購結果，與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等內容。5.合同執(zhí)行與驗收合同執(zhí)行：供應商按照采購合同約定履行交貨義務，采購管理部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。驗收：需求部門負責采購項目的驗收工作。驗收應按照采購合同約定的質量標準進行，驗收合格后出具驗收報告。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。2.對供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產經營許可證、產品質量認證等。3.根據采購項目的需求，從供應商庫中選擇合適的供應商參與采購活動。對于新的采購項目，可通過公開征集、推薦等方式選擇供應商。（二）供應商評估1.采購管理部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格水平、企業(yè)信譽等。2.評估方式可采用問卷調查、實地考察、數(shù)據分析等。3.根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會；對于不合格供應商，應及時淘汰。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠、表彰等。2.建立供應商約束機制，對違反采購合同約定的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等措施。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購管理部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，確定重點風險領域。（二）風險應對措施1.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。如對于供應商違約風險，可在采購合同中明確違約責任，加強合同執(zhí)行監(jiān)督；對于質量問題風險，可加強驗收環(huán)節(jié)管理，要求供應商提供質量保證承諾等。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險信號，采取相應的措施進行防范和控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購制度執(zhí)行情況、采購程序合規(guī)性、采購合同履行情況等。2.采購管理部門應建立內部監(jiān)督機制，對采購活動進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，積