建立詢價庫管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價庫的建立與管理，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有采購項(xiàng)目涉及的詢價庫建立、維護(hù)及使用管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保詢價庫管理活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對所有參與詢價庫的供應(yīng)商一視同仁，營造公平競爭環(huán)境，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價庫的建立、維護(hù)、使用等信息應(yīng)及時公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)市場變化、供應(yīng)商表現(xiàn)等情況，對詢價庫進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化。二、詢價庫建立（一）供應(yīng)商征集1.征集渠道通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、專業(yè)平臺等發(fā)布供應(yīng)商征集公告，明確征集條件、范圍、流程等要求。從現(xiàn)有合作供應(yīng)商中篩選符合條件的，邀請其加入詢價庫。內(nèi)部員工推薦、行業(yè)協(xié)會推薦等其他渠道。2.征集條件具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財務(wù)會計制度，近[X]年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力，能提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務(wù)。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。符合特定采購項(xiàng)目的其他要求，如特定資質(zhì)證書、業(yè)績要求等。（二）供應(yīng)商篩選1.初步審核對征集到的供應(yīng)商資料進(jìn)行初步審核，檢查其是否滿足征集條件，資料是否齊全、真實(shí)有效。2.實(shí)地考察對于重要采購項(xiàng)目或通過初步審核但存在疑問的供應(yīng)商，安排實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員配備等，評估其實(shí)際能力與所提供資料的一致性。3.綜合評估成立評估小組，成員包括采購部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員。根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合打分評估，確定入圍詢價庫的供應(yīng)商名單。（三）詢價庫組建1.分類管理根據(jù)公司采購項(xiàng)目的類別，如原材料、設(shè)備、服務(wù)等，對入圍供應(yīng)商進(jìn)行分類，建立不同類別的詢價庫。2.信息錄入將入圍供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等詳細(xì)信息錄入公司詢價庫管理系統(tǒng)，確保信息準(zhǔn)確、完整。三、詢價庫維護(hù)（一）定期評估1.評估周期每年對詢價庫內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行一次定期評估。2.評估內(nèi)容供應(yīng)商的經(jīng)營狀況，包括是否正常經(jīng)營、有無重大經(jīng)營變動等。產(chǎn)品質(zhì)量情況，通過公司內(nèi)部使用反饋、第三方檢測報告等進(jìn)行評估。交貨期執(zhí)行情況，統(tǒng)計按時交貨率等指標(biāo)。售后服務(wù)質(zhì)量，收集客戶投訴及處理情況等。價格水平，與市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價格進(jìn)行比較。3.評估方式問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門發(fā)放問卷，了解對供應(yīng)商產(chǎn)品和服務(wù)的評價。數(shù)據(jù)分析：分析采購數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)、交貨期數(shù)據(jù)等。實(shí)地走訪：對部分供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地走訪，核實(shí)相關(guān)情況。（二）動態(tài)調(diào)整1.調(diào)整依據(jù)根據(jù)定期評估結(jié)果，對詢價庫進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。對于評估得分較高、表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作機(jī)會、增加合作份額等獎勵；對于評估得分較低、出現(xiàn)重大問題的供應(yīng)商，采取警告、限期整改、暫停合作、移出詢價庫等措施。2.調(diào)整流程采購部門根據(jù)評估結(jié)果提出調(diào)整建議。組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，必要時召開專題會議討論。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布調(diào)整通知，對詢價庫進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并更新管理系統(tǒng)信息。（三）供應(yīng)商淘汰與補(bǔ)充1.淘汰情形連續(xù)兩次評估得分低于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。提供虛假資料或在采購活動中存在嚴(yán)重違規(guī)行為。產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)嚴(yán)重問題，給公司造成重大損失。因經(jīng)營不善導(dǎo)致無法正常履行合同。其他不符合詢價庫管理要求的情形。2.補(bǔ)充機(jī)制當(dāng)詢價庫內(nèi)供應(yīng)商數(shù)量不足或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加新的供應(yīng)商類別時，及時啟動供應(yīng)商補(bǔ)充征集工作，按照建立詢價庫的流程進(jìn)行操作，確保詢價庫的完整性和有效性。四、詢價流程（一）詢價準(zhǔn)備1.采購需求確定采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等詳細(xì)需求。2.制定詢價文件根據(jù)采購需求編制詢價文件，包括詢價函、采購需求明細(xì)、報價要求、合同條款等。詢價文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，避免產(chǎn)生歧義。（二）詢價發(fā)布1.選擇詢價對象從詢價庫中按照采購項(xiàng)目類別、供應(yīng)商特點(diǎn)等因素，選擇合適的供應(yīng)商作為詢價對象。2.發(fā)布詢價通知通過詢價庫管理系統(tǒng)、郵件、電話等方式向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價通知，告知其詢價項(xiàng)目的詳細(xì)信息、報價截止時間等要求。（三）報價接收1.供應(yīng)商報價供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)按照詢價文件要求，以書面形式提交報價文件，包括報價明細(xì)、產(chǎn)品規(guī)格說明、售后服務(wù)承諾等。2.報價審核采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行審核，檢查報價是否完整、準(zhǔn)確，是否符合詢價文件要求，對明顯不合理的報價可要求供應(yīng)商作出解釋或重新報價。（四）評審與確定供應(yīng)商1.成立評審小組由采購部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成評審小組，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的報價及其他響應(yīng)情況進(jìn)行評審。2.評審內(nèi)容價格評審：比較各供應(yīng)商的報價，評估價格合理性。技術(shù)評審：審查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)是否滿足技術(shù)要求。商務(wù)評審：評估供應(yīng)商的商務(wù)條款響應(yīng)情況，如交貨期、售后服務(wù)等。3.確定供應(yīng)商評審小組根據(jù)評審結(jié)果，綜合考慮價格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，推薦成交供應(yīng)商。采購部門將推薦結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定最終的供應(yīng)商。（五）合同簽訂采購部門與確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同的順利履行。五、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對詢價庫管理及采購詢價活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容詢價庫建立與維護(hù)過程的合規(guī)性，包括供應(yīng)商征集、篩選、評估、調(diào)整等環(huán)節(jié)。詢價流程的執(zhí)行情況，如詢價文件編制、發(fā)布、報價接收、評審等是否符合規(guī)定。采購合同的簽訂與履行情況。3.監(jiān)督方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，查閱相關(guān)文件資料、訪談相關(guān)人員、實(shí)地查看等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）供應(yīng)商管理1.誠信檔案建立為詢價庫內(nèi)供應(yīng)商建立誠信檔案，記錄其在與公司合作過程中的表現(xiàn)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、違規(guī)行為等信息。誠信檔案作為供應(yīng)商后續(xù)合作及動態(tài)調(diào)整的重要依據(jù)。2.違規(guī)處理對于在采購活動中存在違規(guī)行為的供