采購平臺管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購平臺的規(guī)范化管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部通過采購平臺進行的各類物資采購、服務采購等活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，對所有供應商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證公平競爭環(huán)境。3.公開透明原則：采購信息、采購流程等應向相關人員公開，接受監(jiān)督。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的降低和采購效益的最大化。二、采購平臺管理職責（一）采購部門職責1.負責采購平臺的日常運營管理，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購訂單下達與跟蹤等。2.收集、整理采購需求，進行市場調研，尋找合適的供應商和采購資源。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。4.定期對采購平臺的運行情況進行總結分析，提出改進建議。（二）質量部門職責1.參與采購物資的質量標準制定，對采購物資的質量進行檢驗和驗收。2.對供應商的質量管理體系進行評估，確保供應商能夠提供符合質量要求的產(chǎn)品或服務。3.處理采購過程中的質量問題，提出質量改進措施。（三）財務部門職責1.負責采購資金的預算管理和支付審核，確保采購資金的合理使用。2.對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和決策建議。3.監(jiān)督采購合同的付款執(zhí)行情況，防范財務風險。（四）審計部門職責1.對采購平臺的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購行為的合法性。2.對采購項目的經(jīng)濟效益進行審計評價，提出審計意見和建議。3.查處采購過程中的違規(guī)違紀行為。三、采購平臺供應商管理（一）供應商準入1.供應商應具備合法經(jīng)營資質，具有良好的商業(yè)信譽和財務狀況。2.提供的產(chǎn)品或服務應符合國家相關標準和公司要求，具有質量保證能力。3.填寫供應商準入申請表，提交營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關資質證明文件以及產(chǎn)品樣本、業(yè)績證明等資料。4.采購部門對供應商提交的資料進行初審，初審合格后組織實地考察或樣品測試，評估供應商的實際能力。5.經(jīng)考察或測試合格的供應商，納入公司采購平臺供應商名錄。（二）供應商評估1.定期對供應商進行評估，評估內容包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評估指標體系，采用定量與定性相結合的方式進行評估。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。4.對于優(yōu)秀供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰并停止合作。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰、獎勵或增加訂單份額等激勵措施。2.對于違反合同約定或出現(xiàn)質量問題等的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、取消供應商資格等約束措施。3.與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，以及違約責任。四、采購平臺采購流程管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)業(yè)務需求，提前制定采購計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購計劃應經(jīng)過部門負責人審核，確保計劃的合理性和必要性。3.采購部門匯總各部門采購計劃，結合庫存情況，制定公司整體采購計劃。（二）采購申請審批1.采購申請人填寫采購申請表，詳細說明采購項目的內容、預算金額、申請理由等。2.采購申請表按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后方可進行采購。3.對于金額較大或重要的采購項目，需經(jīng)過公司高層領導審批。（三）供應商選擇與采購談判1.根據(jù)采購項目的要求，從供應商名錄中選擇合適的供應商進行詢價或邀請報價。2.與供應商進行采購談判，就產(chǎn)品價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。3.談判過程中應做好記錄，形成談判紀要。（四）采購合同簽訂1.談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權利和義務、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、違約責任等條款。2.采購合同經(jīng)法律部門審核后，由雙方授權代表簽字蓋章生效。3.采購合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關部門，以便跟蹤執(zhí)行。（五）采購訂單下達1.根據(jù)采購合同，采購部門下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單應發(fā)送給供應商確認，確保雙方對訂單內容無異議。（六）采購跟蹤與催貨1.采購部門定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。2.對于可能影響交貨期的問題，及時與供應商溝通協(xié)調，采取相應的解決措施。3.在臨近交貨期時，對供應商進行催貨，確保按時交貨。（七）到貨驗收1.采購物資到貨前，通知質量部門等相關人員做好驗收準備。2.按照采購合同和質量標準對到貨物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、質量等是否符合要求。3.驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（八）付款結算1.采購物資驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關資料。2.付款申請單按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后由財務部門辦理付款手續(xù)。3.財務部門應嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款，確保資金支付的準確性和及時性。五、采購平臺風險管理（一）風險識別1.對采購平臺可能面臨的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商違約風險、法律風險、財務風險等。2.定期對采購業(yè)務進行風險排查，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，為風險應對提供依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可以通過市場調研、價格談判等方式降低風險；對于質量風險，加強質量檢驗和供應商管理；對于供應商違約風險，簽訂詳細的合同條款并加強監(jiān)督；對于法律風險，加強法律審核和合規(guī)培訓；對于財務風險，嚴格資金管理和預算控制。2.建立風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，調整風險應對措施。六、采購平臺信息管理（一）采購信息發(fā)布1.在采購平臺上及時發(fā)布采購需求、采購公告、中標信息等，確保信息的公開透明。2.采購信息應準確、完整，包括采購項目的基本情況、要求、報名方式、截止時間等內容。（二）供應商信息管理1.建立供應商信息數(shù)據(jù)庫，對供應商的基本信息、資質證明、評估結果、合作記錄等進行詳細記錄和管理。2.定期更新供應商信息，確保信息的時效性和準確性。（三）采購合同管理1.對采購合同進行電子化管理，建立合同檔案，包括合同文本、審批文件、執(zhí)行記錄等。2.方便查詢和統(tǒng)計采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.定期對采購平臺的采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，包括采購金額、采購數(shù)量、采購品類、供應商分布等。2.對采購數(shù)據(jù)進行分析，總結采購規(guī)律和存在的問題，為優(yōu)化采購流程、降低采購成本提供依據(jù)。七、采購平臺監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對采購平臺的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否合法、采購結果是否公正等。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金安全和合理使用。3.各部門對采購過程中涉及本部門的環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內部員工、供應商以及社會公眾的監(jiān)督，對舉報和投訴的問題及時進行調查處理。2.積極配合政府相關部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（三）考核評價1.建立采購平臺考核評價體系