集采中心管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司集采中心的管理，規(guī)范集采行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司集采中心負(fù)責(zé)的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：集采活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平、公正、公開(kāi)原則：確保所有參與集采的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)，采購(gòu)過(guò)程透明。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的降低和效益的最大化。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）集采中心組織架構(gòu)集采中心設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)采購(gòu)部、質(zhì)量控制部、合同管理部、綜合管理部等部門(mén)。（二）職責(zé)分工1.主任職責(zé)全面負(fù)責(zé)集采中心的管理工作，制定集采中心的發(fā)展戰(zhàn)略和工作計(jì)劃。組織和領(lǐng)導(dǎo)集采項(xiàng)目的實(shí)施，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。對(duì)集采中心的人員、財(cái)務(wù)、物資等進(jìn)行管理和監(jiān)督。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管部門(mén)的管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。參與集采項(xiàng)目的決策和實(shí)施，監(jiān)督采購(gòu)流程的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)與相關(guān)部門(mén)和供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作。3.采購(gòu)部職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)需求的收集、整理和分析，制定采購(gòu)計(jì)劃。組織供應(yīng)商的選擇、評(píng)審和采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。4.質(zhì)量控制部職責(zé)制定采購(gòu)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，確保供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)符合質(zhì)量要求。處理采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量投訴和糾紛。5.合同管理部職責(zé)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、歸檔和保管工作。跟蹤合同執(zhí)行情況，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和法律事務(wù)的協(xié)調(diào)工作。6.綜合管理部職責(zé)負(fù)責(zé)集采中心的行政管理工作，包括人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等。負(fù)責(zé)采購(gòu)信息的收集、整理、分析和發(fā)布，建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部其他部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)工作，以及對(duì)外宣傳和聯(lián)絡(luò)工作。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求申報(bào)1.公司內(nèi)部各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申報(bào)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.《采購(gòu)需求申報(bào)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至集采中心采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申報(bào)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、分析和評(píng)估。2.根據(jù)采購(gòu)需求的緊急程度、采購(gòu)金額等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)責(zé)任人等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)集采中心主任審批后實(shí)施。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)審1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，篩選出符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出《采購(gòu)邀請(qǐng)書(shū)》。3.組織供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，達(dá)成一致意見(jiàn)后，起草采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同經(jīng)質(zhì)量控制部審核、合同管理部法律審核、集采中心主任審批后，由雙方簽字蓋章生效。（五）采購(gòu)合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.質(zhì)量控制部按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（六）采購(gòu)付款1.采購(gòu)合同執(zhí)行完畢，且驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)發(fā)票等資料。2.采購(gòu)部對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，經(jīng)合同管理部、財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)集采中心主任審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。3.采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的，納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。3.對(duì)考核評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改；整改后仍不合格的，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將其淘汰出供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)：提供虛假資料，騙取供應(yīng)商資格的。產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，給公司造成重大損失的。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的。售后服務(wù)不到位，客戶(hù)投訴較多的。違反法律法規(guī)或公司規(guī)定，存在嚴(yán)重不良行為的。2.供應(yīng)商淘汰后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)，并對(duì)已簽訂的采購(gòu)合同進(jìn)行妥善處理。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量控制部根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的特點(diǎn)和要求，制定相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的技術(shù)要求、質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收流程等內(nèi)容。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收1.質(zhì)量控制部按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.檢驗(yàn)和驗(yàn)收方式包括抽檢、全檢、駐廠檢驗(yàn)等，根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度確定。3.對(duì)檢驗(yàn)和驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，質(zhì)量控制部應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取措施進(jìn)行整改，直至符合質(zhì)量要求。（三）質(zhì)量問(wèn)題處理1.對(duì)于采購(gòu)物資或服務(wù)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施進(jìn)行處理。2.如供應(yīng)商對(duì)質(zhì)量問(wèn)題存在異議，質(zhì)量控制部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家進(jìn)行調(diào)查和鑒定，根據(jù)調(diào)查和鑒定結(jié)果進(jìn)行處理。3.因質(zhì)量問(wèn)題給公司造成損失的，采購(gòu)部應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商賠償損失。六、合同管理（一）合同起草與審核1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同起草完成后，先由質(zhì)量控制部對(duì)合同中的質(zhì)量條款進(jìn)行審核，再由合同管理部對(duì)合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行法律審核。3.審核意見(jiàn)應(yīng)書(shū)面反饋給采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。（二）合同簽訂與履行1.采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由集采中心主任審批，審批通過(guò)后，采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂合同。2.合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)按照合同約定及時(shí)履行合同義務(wù)，跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。3.在合同履行過(guò)程中，如遇特殊情況需要變更合同條款的，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。（三）合同歸檔與保管1.采購(gòu)合同簽訂后，合同管理部應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管，建立合同檔案管理制度。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購(gòu)需求申報(bào)表、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)單等資料。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、損毀，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集與整理1.綜合管理部負(fù)責(zé)采購(gòu)信息的收集工作，通過(guò)多種渠道收集市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)政策法規(guī)信息等。2.對(duì)收集到的采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分析，形成采購(gòu)信息報(bào)告，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（二）采購(gòu)信息發(fā)布與共享1.建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，將采購(gòu)需求、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)結(jié)果等信息在系統(tǒng)中發(fā)布，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的共享。2.采購(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。3.定期對(duì)采購(gòu)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)集采中心的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)集采中心的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。3.集采中心應(yīng)定期向公司管理