公務接待涵管理辦法一、總則（一）目的為進一步規(guī)范公司公務接待行為，加強公務接待管理，厲行勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及所屬單位的公務接待活動。（三）基本原則1.有利公務原則：公務接待應圍繞公司業(yè)務開展，確保接待活動有助于促進工作交流與合作。2.務實節(jié)儉原則：嚴格控制接待費用支出，杜絕不必要的浪費，做到務實、節(jié)儉、高效。3.嚴格標準原則：明確公務接待的各項標準，確保接待活動規(guī)范、統(tǒng)一。4.尊重習俗原則：尊重當?shù)仫L俗習慣，體現(xiàn)公司良好形象。（四）管理職責1.公司辦公室負責統(tǒng)籌協(xié)調公司公務接待工作，制定接待計劃，審核接待費用，監(jiān)督接待活動執(zhí)行情況。2.各部門負責本部門公務接待的具體組織實施，按照規(guī)定填寫公務接待涵，明確接待事項、標準等。3.財務部門負責對接待費用進行審核報銷，嚴格執(zhí)行財務制度。二、公務接待涵的使用（一）涵的定義與用途公務接待涵是公司內部各部門之間及與外部單位進行公務往來時，用于明確接待事項、標準等的書面憑證。（二）涵的開具1.接待部門在接到公務來訪通知后，應及時填寫公務接待涵。2.公務接待涵應包括來訪單位、來訪人員名單、來訪目的、接待時間、接待地點、接待標準等內容。3.接待部門負責人應審核公務接待涵內容，確保信息準確、完整，并簽字確認。（三）涵的審批1.公務接待涵應按照公司審批流程進行審批。2.一般公務接待由接待部門分管領導審批；重要公務接待需報公司主要領導審批。3.審批通過后的公務接待涵作為接待活動的依據(jù)，接待部門應嚴格按照涵中規(guī)定的內容組織實施。（四）涵的傳遞與存檔1.接待部門應將審批后的公務接待涵及時傳遞給相關部門，包括辦公室、財務部門等。2.辦公室負責對公務接待涵進行統(tǒng)一存檔管理，保存期限為[X]年。3.財務部門根據(jù)公務接待涵審核接待費用報銷，確保費用支出符合規(guī)定。三、接待標準（一）住宿標準1.根據(jù)來訪人員的職務、級別等因素，確定住宿標準。2.一般情況下，省部級及以上領導可安排套間；廳局級領導可安排標準間；其他人員根據(jù)實際情況安排普通標間或單間。3.住宿費用應嚴格控制在標準范圍內，不得超標準安排住宿。（二）餐飲標準1.早餐標準根據(jù)當?shù)貙嶋H情況確定，一般不超過[X]元/人。2.午餐和晚餐標準根據(jù)來訪人員的重要程度、接待規(guī)格等因素確定，一般不超過[X]元/人。3.接待用餐應注重地方特色，以家常菜為主，不得提供高檔菜肴和酒水。4.嚴格控制陪餐人數(shù)，接待對象在[X]人以內的，陪餐人數(shù)不得超過[X]人；超過[X]人的，不得超過接待對象人數(shù)的三分之一。（三）交通標準1.接送來訪人員應根據(jù)實際情況安排車輛，不得使用豪華車輛。2.市內交通應盡量選擇公共交通工具，如需安排車輛，應嚴格控制車輛使用數(shù)量和費用。3.長途交通應根據(jù)實際情況選擇合適的交通工具，如飛機、火車、汽車等，不得超標準乘坐交通工具。（四）其他標準1.公務接待中如需安排會議、參觀、考察等活動，應嚴格控制活動規(guī)模和費用，不得鋪張浪費。2.不得在公務接待中贈送禮品、紀念品等，如有特殊情況需要贈送，應按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。四、接待程序（一）接待準備1.接待部門接到公務接待涵后，應及時與來訪單位溝通，了解來訪人員的行程安排、食宿要求等信息。2.根據(jù)來訪人員的情況，制定詳細的接待方案，包括接待流程、活動安排、人員分工等。3.按照接待方案，做好食宿安排、車輛調度、會議室布置等準備工作。（二）迎接與引導1.接待部門應安排專人在指定地點迎接來訪人員，引導來訪人員前往住宿地點或活動場所。2.迎接人員應主動與來訪人員打招呼，介紹公司基本情況和接待安排，體現(xiàn)公司熱情友好的態(tài)度。（三）活動安排1.根據(jù)接待方案，組織來訪人員開展各項活動，如工作交流、會議、參觀考察等。2.在活動過程中，應安排專人負責記錄，及時整理活動資料，為后續(xù)工作提供參考。3.注意活動的時間安排，確保各項活動有序進行，不影響來訪人員的工作和休息。（四）用餐安排1.按照餐飲標準，合理安排用餐地點和菜品。2.在用餐過程中，應注意禮儀規(guī)范，營造良好的用餐氛圍。3.嚴格控制陪餐人數(shù)，不得隨意增加陪餐人員。（五）送行1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前做好送行準備工作。2.安排專人將來訪人員送至離開地點，如機場、車站等。3.送行人員應與來訪人員握手道別，感謝來訪人員的光臨，并歡迎再次來訪。五、費用管理（一）費用預算1.接待部門應根據(jù)公務接待涵和接待方案，編制接待費用預算。2.接待費用預算應包括住宿、餐飲、交通、會議、參觀考察等各項費用，確保預算準確、合理。3.接待費用預算經審批后，作為接待活動費用控制的依據(jù)。（二）費用報銷1.接待活動結束后，接待部門應及時整理接待費用報銷憑證，按照公司財務制度進行報銷。2.報銷憑證應包括公務接待涵、發(fā)票、費用清單等，確保憑證真實、合法、有效。3.財務部門應嚴格審核接待費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）費用核算與分析1.財務部門應定期對公務接待費用進行核算，統(tǒng)計各項費用支出情況。2.分析接待費用的合理性和變動趨勢，為公司制定接待政策和控制費用提供參考依據(jù)。3.如發(fā)現(xiàn)接待費用超預算或存在不合理支出情況，應及時查明原因，采取措施進行整改。六、監(jiān)督檢查（一）內部監(jiān)督1.公司辦公室負責對各部門公務接待活動進行定期檢查，檢查內容包括接待涵使用情況、接待標準執(zhí)行情況、費用報銷情況等。2.各部門應積極配合辦公室的檢查工作，如實提供相關資料和信息。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，辦公室應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）審計監(jiān)督1.公司審計部門負責對公務接待費用進行審計監(jiān)督，檢查接待費用的真實性、合法性和合規(guī)性。2.審計部門應定期對公務接待費用進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。3.對于違反規(guī)定的行為，審計部門應依法依規(guī)進行處理，并追究相關人員的責任。（三）社會監(jiān)督1.公司應建立健全社會監(jiān)督機制，接受員工和社會公眾的監(jiān)督。2.員工發(fā)現(xiàn)公務接待活動中存在違規(guī)行為，可向公司辦公室或審計部門舉報。3.對于舉報屬實的，公司應給予舉報人適當獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定填寫公務接待涵或未履行審批手續(xù)的。2.超標準接待或擅自提高接待標準的。3.虛報、冒領、騙取接待費用的。4.其他違反公務接待管理規(guī)定的行為。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、責令整改等處理。2.對于違規(guī)行為較重的，給予警告、記過、記大過等處分，并追回違規(guī)支出的費用。3.對于違規(guī)行為嚴重的，給予降級、撤職、開除等處分，并依法追究法律責任。（三）責任追究程序